Stok

Catatan toko ponsel: nomor IMEI, garansi dan servis tanpa tumpukan nota

Cara praktis mencatat untuk toko ponsel dan elektronik kecil: menulis nomor IMEI dan nomor seri saat barang datang dan saat terjual, memeriksa klaim garansi dalam satu menit, dan melacak servis dari meja kasir sampai diambil.

31 Oktober 2026 · 8 menit baca · Oleh Muhammad Ahmad

Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية

Seorang pelanggan menaruh ponsel di meja Anda dan berkata, "Ponsel ini Anda jual ke saya empat bulan lalu. Port pengisian dayanya rusak. Masih bergaransi." Wajahnya mungkin Anda ingat. Ponselnya tidak. Pegawai Anda mulai membongkar kardus sepatu berisi salinan nota, suara pelanggan makin keras, dan dua orang lain menunggu.

Mungkin notanya ketemu, mungkin Anda mengalah supaya ribut selesai, atau Anda menolak dan kehilangan pelanggan yang sebenarnya jujur. Ketiganya berasal dari celah yang sama: tidak ada yang mencatat ponsel mana pergi ke siapa.

Toko ponsel berbeda dari toko kelontong. Dua kotak model yang sama terlihat identik, tetapi bukan barang yang sama. Masing-masing punya nomor IMEI atau nomor seri sendiri, tanggal garansi sendiri, dan kadang riwayat servis sendiri. Begitu Anda mencatat nomor itu pada dua saat, ketika barang datang dan ketika terjual, sebagian besar perselisihan garansi selesai dalam satu menit.

Artikel ini menyusun kebiasaan itu, di kertas maupun di aplikasi ponsel.

Mengapa satu nomor per ponsel itu penting

Di kebanyakan toko, stok dihitung per produk: dua belas bungkus biskuit yang sama ya dua belas saja. Di toko ponsel itu tidak cukup, karena tiga alasan.

• Garansi melekat pada satu unit. Pelanggan tidak mengklaim "sebuah ponsel model itu". Ia mengklaim ponsel ini, yang terjual pada tanggal tertentu.
• Nilai per unit tinggi. Satu handset yang hilang bisa menghapus untung dari banyak penjualan aksesori. Anda harus tahu persis unit mana yang hilang, bukan hanya bahwa jumlahnya kurang satu.
• Ponsel kembali. Untuk ditukar, diservis, diklaim garansi, kadang dijual lagi. Setiap kali, Anda perlu tahu apakah ini benar unit yang Anda jual.

IMEI adalah nomor yang tercetak di kotak, di stiker di dalam ponsel atau di bawah baterai pada beberapa model, dan biasanya muncul saat Anda menekan *#06#. Ponsel dua SIM sering punya dua IMEI. Laptop, tablet, speaker, power bank yang mahal dan sebagian besar elektronik lain memakai nomor seri. Untuk pencatatan, perlakukan keduanya sama: satu unit, satu nomor.

Aturan registrasi ponsel dan pengecekan IMEI berbeda di tiap negara, jadi periksa apa yang berlaku di tempat Anda berdagang. Artikel ini hanya membahas cara menjaga catatan toko Anda sendiri tetap rapi.

Catat nomornya saat barang datang

Saat terbaik mencatat nomor seri adalah sebelum kotak naik ke rak. Di meja kasir, dengan pelanggan menunggu, Anda pasti melewatkannya.

Saat barang datang:

1. Cocokkan setiap kotak dengan nota pemasok. Model, warna, kapasitas memori dan jumlah.
2. Tulis setiap nomor IMEI atau nomor seri di samping baris pembelian itu. Untuk ponsel dengan dua IMEI, yang pertama sudah cukup untuk mengenalinya, tetapi menulis keduanya mencegah bingung nanti.
3. Catat nama pemasok dan tanggal di baris yang sama. Jika ada unit yang ternyata rusak, pemasok akan ingin tahu bahwa unit itu dari mereka, dan kapan datangnya.
4. Tempel stiker kecil di kotak berisi kode singkat Anda sendiri atau empat digit terakhir IMEI. Rak jadi lebih mudah diperiksa tanpa membuka apa pun.

Jika nota pemasok sudah mencantumkan IMEI, simpan nota itu bersama data pembelian. Itu bukti dari mana ponsel tersebut berasal. Sisa kebiasaan membeli dibahas di membeli dengan baik dan mencatat pembelian.

Barcode pada kotak biasanya menunjukkan model, bukan unit satuan. Jika Anda ingin label yang bisa dipindai untuk tiap unit, pembuat label barcode gratis bisa mencetaknya dengan kode Anda sendiri.

Catat lagi saat terjual

Catatan inilah yang menyelesaikan klaim garansi. Saat penjualan, tiga hal wajib ditulis bersama nota:

• Nomor IMEI atau nomor seri unit yang keluar dari toko.
• Nama dan nomor telepon pelanggan. Nama saja tidak cukup empat bulan kemudian.
• Masa garansi yang Anda berikan, dalam bulan, dan apa saja yang ditanggung.

Lalu tulis juga IMEI di nota pelanggan. Nota yang hanya berbunyi "ponsel, Rs 30,000" hampir tidak membuktikan apa-apa. Nota yang menyebut model dan IMEI membuktikan persis apa yang dijual. Apa yang harus ada di struk yang baik menjelaskan isi nota selebihnya.

Sebelum pelanggan pergi, cocokkan nomor di nota dengan kotak yang ada di tangannya. Kotak yang tertukar adalah salah satu penyebab kebingungan paling umum di kemudian hari: pelanggan mengambil kotak dari rak, sedangkan Anda menulis nomor dari kotak lain di meja.

Jelaskan syarat garansi sebelum menjual

Perselisihan garansi sering bukan soal ponselnya. Soalnya adalah apa yang dikira dijanjikan oleh masing-masing pihak. Selesaikan itu di meja kasir.

Tentukan syarat toko Anda sekali, lalu tulis di sebuah kartu dan di nota:

Jika garansinya dari merek dan bukan dari Anda, katakan dengan jelas, dan beri tahu pelanggan apakah klaim diajukan ke Anda atau ke pusat servis.

Ponsel bekas perlu aturannya sendiri. Jika Anda menjual unit bekas, putuskan apakah ada garansi toko sama sekali, berapa hari, dan tulis "bekas" di nota. Masa singkat untuk mengecek dan mengembalikan ponsel bekas itu adil. Diam soal itulah yang memicu perselisihan.

Memeriksa klaim garansi dalam satu menit

Saat pelanggan kembali, ikuti langkah yang sama setiap kali, bahkan untuk orang yang Anda kenal baik.

1. Baca IMEI dari ponselnya sendiri, dengan menekan *#06# atau dari stikernya. Jangan bergantung pada kotak yang dibawa pelanggan.
2. Cari penjualannya dengan nomor itu, dengan nomor telepon atau nama pelanggan, atau dengan nota yang ia bawa.
3. Periksa tanggalnya terhadap masa garansi pada penjualan itu.
4. Periksa ponsel untuk hal-hal yang dikecualikan syarat: bekas air, layar retak, sekrup hilang.
5. Catat klaimnya pada penjualan itu: tanggal masuk, kerusakan menurut kata-kata pelanggan, dan keputusan Anda.

Jika nomornya tidak cocok dengan penjualan mana pun, berarti ponsel itu tidak dijual oleh toko Anda, atau dijual tanpa dicatat. Katakan dengan sopan bahwa Anda tidak menemukan penjualannya. Jika pelanggan membawa nota dari Anda dengan nomor berbeda, periksa dengan teliti sebelum menjawab. Begitulah kotak yang tertukar ketahuan.

Retur dan penukaran membahas sisi uangnya setelah Anda sepakat ponsel akan diganti atau diterima kembali.

Melacak servis dari meja kasir sampai diambil

Banyak toko ponsel juga menerima servis, atau menerima ponsel lalu mengirimnya ke teknisi. Di servislah ponsel paling sering hilang, karena ponsel itu bukan stok Anda dan tidak ada yang menghitungnya.

Beri setiap servis nota bernomor yang terdiri dari dua bagian. Pelanggan menyimpan satu bagian. Bagian lain ikut bersama ponsel, dalam kantong kecil atau diikat karet. Di kedua bagian tulis:

• Nomor servis dan tanggal masuk.
• Nama dan nomor telepon pelanggan.
• Model, IMEI dan warna.
• Kerusakannya, menurut kata-kata pelanggan.
• Apa saja yang ikut bersama ponsel: casing, SIM, kartu memori, charger. Tulis "tidak ada" jika tidak ada yang ikut.
• Kondisinya: goresan, tutup belakang retak, apa pun yang sudah rusak sebelumnya.
• Harga yang Anda sebutkan, dan uang muka yang sudah dibayar.

Lalu simpan satu halaman servis, satu baris per servis, dengan kolom untuk setiap tahap: diterima, dikirim ke teknisi, kembali, pelanggan diberi tahu, diambil. Sekali lihat, Anda tahu ponsel mana yang sudah terlalu lama menunggu. Ponsel yang sudah beberapa hari "kembali" tetapi kolom "pelanggan diberi tahu" masih kosong berarti ada telepon yang harus Anda lakukan hari ini.

Saat pelanggan mengambil, ia menunjukkan bagian notanya. Cocokkan IMEI di ponsel dengan nota, terima pembayarannya, dan tandai barisnya sudah diambil. Ponsel yang diserahkan tanpa nota hanya boleh keluar setelah Anda memeriksa identitas pelanggan dan mencatat bahwa Anda sudah memeriksanya.

Buat aksesori tetap sederhana

Charger, kabel, casing, pelindung layar dan earphone tidak perlu nomor seri. Hitung seperti stok lainnya. Yang penting harga dan jumlahnya tetap benar, karena dari situlah sering datang sebagian besar untung harian.

Dua kebiasaan membantu:

• Jual paket sebagai baris terpisah. Jika ponsel datang dengan casing gratis, masukkan casing di barisnya sendiri dengan harga nol atau diskon, supaya stok casing tetap berkurang.
• Jauhkan aksesori lepas dari ponsel dalam kotak. Charger yang dikeluarkan dari kotak ponsel "untuk dicoba" lalu tidak dikembalikan membuat ponsel yang siap jual menjadi tidak lengkap.

Pemeriksaan mingguan sepuluh menit

Seminggu sekali, sebelum buka, cocokkan rak dengan catatan.

1. Hitung ponsel dan perangkat dalam kotak dan baca empat digit terakhir masing-masing.
2. Cocokkan dengan daftar unit yang ada di stok, yaitu nomor yang sudah masuk dan belum terjual.
3. Nomor yang ada di daftar tetapi tidak ada di rak berarti terjual tanpa dicatat, dikeluarkan untuk pajangan, atau hilang. Cari tahu yang mana hari ini juga.
4. Lihat halaman servis untuk ponsel yang menunggu terlalu lama.
5. Lihat klaim garansi minggu itu. Model yang sama kembali dengan kerusakan yang sama adalah hal yang perlu dibicarakan dengan pemasok.

Untuk penghitungan seluruh toko yang lebih lengkap, stok opname dalam satu malam menjelaskan cara merencanakannya.

Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko

Apakah saya benar-benar perlu mencatat IMEI ponsel murah juga?

Ya, jika Anda memberi garansi apa pun atau menerima pengembalian. Ponsel murah sama mungkinnya diklaim, dan klaimnya sama sulitnya diperiksa tanpa nomor. Menulis lima belas digit hanya butuh beberapa detik dan menghemat perdebatan panjang pada hari Anda membutuhkannya.

Bagaimana jika pelanggan kehilangan notanya?

Jika Anda mencatat IMEI dan nomor telepon pelanggan saat penjualan, Anda bisa menemukannya tanpa nota. Baca nomornya dari ponsel dan cari. Inilah alasan utama mencatat penjualan berdasarkan nomor dan pelanggan, daripada bergantung pada kertas yang harus disimpan pelanggan.

Perlukah saya memberi garansi toko di samping garansi merek?

Itu pilihan Anda, dan bisa menambah penjualan. Tetapi buat singkat dan jelas, misalnya beberapa hari untuk penggantian jika kerusakan langsung muncul, dan tulis di nota. Garansi toko yang tidak sanggup Anda penuhi lebih merugikan daripada tidak ada garansi sama sekali.

Bagaimana jika pelanggan ingin menjual ponselnya kepada saya?

Perlakukan seperti pembelian dari pemasok. Tulis IMEI, nama dan nomor telepon penjual, tanggal dan harga yang Anda bayar, dan simpan salinan dokumen identitasnya jika itu kebiasaan di tempat Anda berdagang. Periksa apakah ponsel itu dilaporkan hilang atau dicuri, di tempat yang menyediakan pengecekan seperti itu. Jangan membeli ponsel yang IMEI-nya sudah diutak-atik.

Bagaimana dengan servis yang tidak diambil berbulan-bulan?

Tulis aturan Anda di nota servis saat ponsel masuk, misalnya bahwa ponsel yang tidak diambil dalam waktu tertentu setelah pelanggan diberi tahu dapat ditangani sesuai kebiasaan setempat. Telepon pelanggan paling sedikit dua kali dan catat tanggalnya. Aturan tentang barang yang ditinggalkan di tempat usaha berbeda-beda, jadi periksa apa yang berlaku di tempat Anda berdagang sebelum menjual atau membuang apa pun.

Saleva bisa menangani sisi penjualannya untuk Anda. Dengan modul toko ponsel dan elektronik diaktifkan di Settings, formulir produk meminta nomor seri dan bulan garansi, dan keduanya tercatat pada penjualan, sehingga klaim garansi bisa diperiksa dari nota di Sales history, yang dapat Anda cari berdasarkan nomor faktur atau nama pelanggan. Panduan produk dan stok menunjukkan tempat mengaktifkan modulnya.

Baca juga

StokScan barcode di toko kecil: apa yang perlu di-scan, apa yang dilewatiKaryawanMencegah kesalahan dan pencurian di kasir: lima pemeriksaan kecil yang hanya makan sepuluh menit sehariStokStok mati: cara menghabiskan barang yang berbulan-bulan tidak laku