Stok

Cara stok opname seluruh toko dalam satu malam

Rencana untuk menghitung semua barang di toko kecil dalam satu malam dengan dua sampai empat orang: menyiapkan rak, membagi tugas, menghitung tanpa dobel, dan menangani selisihnya setelah itu.

13 Oktober 2026 · 7 menit baca · Oleh Muhammad Ahmad

Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية

Stok opname penuh adalah pekerjaan yang selalu ditunda pemilik toko. Kedengarannya butuh toko tutup, satu akhir pekan, dan pertengkaran keluarga. Jadi ditunda setahun, dan saat itu angka di buku sudah begitu jauh dari kenyataan sehingga tidak ada yang percaya lagi.

Padahal tidak harus makan satu akhir pekan. Toko kecil dengan beberapa ratus sampai sekitar dua ribu produk bisa dihitung tuntas dalam satu malam setelah tutup, dengan dua sampai empat orang dan sebuah rencana. Rencana itulah yang membuat perbedaan.

Hitungan kecil yang rutin, seperti dibahas di artikel mengelola stok, adalah kebiasaan harian. Hitungan penuh sekali atau dua kali setahun adalah penyetelan ulang. Inilah cara melakukan penyetelan ulang itu.

Pilih malam yang tepat

Pilih hari yang sepi. Jangan akhir bulan ketika gajian mendatangkan pembeli, dan jangan menjelang hari raya ketika stok sedang paling banyak.

• Hindari hari kiriman barang. Barang yang datang saat menghitung adalah cara tercepat merusak hitungan.
• Beri tahu pemasok agar tidak mengirim sore itu.
• Tutup kasir lebih awal dari biasanya, atau pada jam yang ditentukan, dan jangan dibuka lagi. Satu penjualan di tengah hitungan mengubah angka yang sudah Anda catat.
• Siapkan tiga sampai empat jam untuk toko kelontong biasa dengan tiga orang. Yang pertama akan lebih lama, yang kedua lebih cepat.

Persiapan sehari sebelumnya

Sebagian besar waktu yang dihemat pada malam itu sebenarnya dihemat sehari sebelumnya. Satu jam persiapan bisa memangkas waktu hitung menjadi setengahnya.

1. Rapikan rak. Kumpulkan produk yang sama di satu tempat. Satu merek sabun yang tersebar di tiga rak akan terhitung tiga kali atau terlewat sekali.
2. Hadapkan semua ke depan. Produk yang labelnya terlihat lebih cepat dikenali.
3. Keluarkan stok dari ruang belakang, atau beri label yang jelas. Kardus di gudang adalah stok yang paling sering terlupa dalam hitungan apa pun.
4. Bereskan barang rusak dan kedaluwarsa sekarang. Pindahkan ke satu kardus bertuliskan "tidak dijual" supaya dihitung terpisah dan tidak tercampur.
5. Catat semua kiriman yang belum dicatat ke pembukuan Anda. Kiriman yang sudah diterima tetapi belum dicatat akan muncul sebagai selisih yang tidak nyata.
6. Cetak atau siapkan lembar hitung per zona (lihat di bawah), atau siapkan layar hitung di aplikasi Anda.

Bagi toko menjadi zona

Kunci menghitung bersama tim adalah setiap rak dipegang tepat satu orang, dan semua tahu rak itu milik siapa.

Kelilingi toko dan gambar denah kasar di kertas. Beri nomor setiap bagian:

Tempelkan nomor kertas kecil di setiap zona. Saat satu zona selesai, penghitungnya membalik kertas itu atau menulis "selesai". Sekilas, siapa pun bisa melihat apa yang tersisa.

Berikan zona tersulit kepada orang yang paling teliti, bukan yang paling cepat. Barang curah yang ditimbang dan gudang adalah sumber sebagian besar salah hitung.

Aturan hitung yang diikuti semua orang

Sepakati sebelum mulai, karena mengubah aturan di tengah jalan berarti menghitung ulang.

• Hitung dari kiri ke kanan, atas ke bawah, satu rak setiap kali.
• Hitung satuan, bukan kardus, kecuali kardusnya masih tersegel dan jumlahnya tercetak. Kardus yang sudah dibuka dihitung satu per satu.
• Satu produk, satu baris. Ukuran dan rasa yang berbeda adalah produk yang berbeda. "Sampo 180 ml" dan "Sampo 360 ml" adalah dua baris.
• Timbang barang curah. Jangan mengira-ngira karung yang setengah penuh. Timbang, tulis beratnya, dan kurangi berat karung atau wadah kosongnya.
• Jangan memindahkan stok saat menghitung. Kalau ada barang di zona yang salah, hitung di tempatnya dan tulis catatan.
• Tulis sambil jalan. Bukan di akhir rak, bukan dari ingatan.
• Tandai rak dengan kertas tempel kecil atau centang kapur setelah dihitung, supaya tidak terhitung dua kali.

Kalau Anda memakai ponsel untuk memindai barcode, aturannya sama. Pemindaian beruntun jauh lebih cepat daripada mengetik nama, seperti dijelaskan di pemindaian barcode untuk toko kecil, tetapi hanya jika setiap orang tetap di zonanya sendiri.

Hitungan kedua: periksa barang yang berisiko

Anda tidak perlu menghitung semuanya dua kali. Yang perlu dihitung ulang adalah barang yang paling mahal akibatnya kalau salah.

Setelah putaran pertama, minta orang lain menghitung ulang:

• Barang bernilai tinggi: ponsel, pengisi daya, kosmetik, parfum, minyak bermerek, buah kering, obat.
• Barang laris: 20 sampai 30 produk teratas Anda menurut penjualan.
• Apa pun yang selisihnya besar antara hitungan dan catatan (lihat di bawah).

Kalau hitungan kedua sama dengan yang pertama, terima. Kalau tidak, hitung untuk ketiga kalinya bersama-sama.

Bandingkan hitungan dengan catatan

Sekarang Anda punya dua angka untuk setiap produk: jumlah menurut catatan, dan jumlah yang benar-benar terhitung. Selisihnya adalah penyesuaian stok.

Selisih positif (di rak lebih banyak daripada di catatan) itu umum, dan biasanya berarti kiriman diterima tetapi belum dicatat, atau penjualan diinput ke produk yang salah. Selisih negatif berarti stok keluar tanpa dicatat.

Lihat nilai terbesar, bukan jumlah terbesar. Sebelas bungkus biskuit berlebih adalah masalah pencatatan. Enam botol sampo yang hilang senilai Rs 3.840 layak diselidiki.

Selidiki sebelum menyesuaikan

Sebelum mengoreksi selisih yang besar, luangkan lima menit untuk mencari sebabnya. Penjelasan yang biasa:

1. Varian yang salah ditagihkan. Seseorang membeli yang 180 ml tetapi yang diinput 360 ml, atau sebaliknya. Yang satu tampak berlebih, yang lain tampak kurang. Kalau dua produk yang mirip punya selisih berlawanan, hampir selalu inilah sebabnya.
2. Kiriman tidak dicatat atau dicatat dengan jumlah yang salah.
3. Retur tidak dicatat, baik dari pelanggan maupun ke pemasok.
4. Barang rusak atau kedaluwarsa dibuang tanpa catatan.
5. Barang dipakai di toko (alat kebersihan, teh untuk karyawan) tanpa catatan.
6. Pencurian. Mungkin, tetapi periksa lima hal di atas dulu.

Tulis apa yang Anda temukan. "Tidak yakin" pun berguna, karena kalau produk yang sama hilang lagi lain kali, Anda tahu itu bukan kejadian sekali saja. Tinjauan kerugian bulanan, yang dibahas di mengurangi kehilangan stok, dibangun dari catatan seperti ini.

Lalu sesuaikan catatan Anda dengan apa yang benar-benar ada di rak. Rak adalah kenyataannya, dan catatan harus mengikutinya.

Setelah hitungan

• Jumlahkan nilai semua selisih. Kerugian dikurangi kelebihan, dengan harga pokok. Inilah kehilangan stok Anda sejak hitungan penuh terakhir.
• Bandingkan dengan penjualan pada periode yang sama, dan dengan hitungan terakhir Anda. Sedikit kehilangan itu wajar dalam kehidupan toko. Angka yang besar dibanding laba bulanan, atau yang naik dari satu hitungan ke hitungan berikutnya, berarti salah satu sebab di atas terjadi secara rutin.
• Perbaiki sebabnya, bukan hanya angkanya. Kalau kiriman tidak dicatat, jadikan pencatatan sebagai bagian dari penerimaan barang. Kalau varian tertukar, tulis ukuran di nama produk.
• Tetapkan tanggal hitungan berikutnya. Enam bulan wajar untuk kebanyakan toko. Toko yang ramai atau dengan stok bernilai tinggi mungkin perlu tiap tiga bulan.

Daftar periksa satu malam

Sehari sebelumnya

• Beri tahu pemasok agar tidak mengirim.
• Rapikan dan kelompokkan rak, hadapkan produk ke depan.
• Pindahkan barang rusak dan kedaluwarsa ke kardus bertanda.
• Catat semua kiriman yang belum dicatat.
• Gambar denah zona, siapkan lembar hitung atau aplikasi.

Pada malamnya

• Tutup kasir pada jam yang ditentukan, tidak ada penjualan selama menghitung.
• Bagi zona, sepakati aturan hitung.
• Hitungan pertama, zona demi zona.
• Hitungan kedua untuk barang bernilai tinggi, laris, dan berselisih besar.

Sesudahnya

• Bandingkan hitungan dengan catatan, diurutkan menurut nilai selisih.
• Selidiki selisih besar, tulis sebabnya.
• Sesuaikan catatan dengan angka hasil hitung.
• Catat total kehilangan dan tetapkan tanggal hitungan berikutnya.

Kalau Anda memakai aplikasi kasir, cari fitur stok opname yang mencatat jumlah terhitung dan menyimpan selisihnya sebagai penyesuaian yang terlihat, bukan menimpa angka lama. Layar Inventaris di Saleva bekerja seperti itu, jadi setelah malam itu Anda masih bisa melihat apa yang berubah dan seberapa banyak. Panduan produk dan stok menunjukkan letaknya.

Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko

Berapa orang yang saya butuhkan?

Minimal dua, supaya satu orang bisa memeriksa hitungan barang bernilai tinggi milik yang lain. Tiga atau empat orang membuat satu malam itu realistis untuk toko dengan seribu jenis barang atau lebih. Lebih dari itu, orang mulai saling menghalangi.

Bolehkah toko tetap buka selama menghitung?

Tidak untuk hitungan penuh. Satu penjualan di zona yang sudah dihitung membuat hitungan itu salah. Kalau benar-benar tidak bisa tutup, hitung satu zona setiap kali pada pagi yang sepi selama seminggu, dan catat dengan teliti penjualan dari zona yang sudah dihitung.

Stok dihitung dengan harga pokok atau harga jual?

Hitung dalam jumlah. Nilai hasilnya dengan harga pokok, karena itulah uang yang benar-benar Anda keluarkan. Harga jual membuat kerugian tampak lebih besar dan stok tampak lebih berharga daripada sebenarnya.

Catatan saya sangat kacau sampai saya tidak percaya satu pun. Mulai dari mana?

Tetap lakukan hitungan penuh dan anggap sebagai awal baru. Setel setiap produk ke angka hasil hitung. Mulai hari berikutnya, catat setiap kiriman dan setiap penjualan, dan lakukan hitungan mingguan kecil untuk barang laris agar tetap benar.

Bagaimana dengan barang yang sangat murah seperti permen satuan?

Hitung menurut berat atau per toples kalau memang begitu cara Anda membelinya. Sepuluh menit untuk menghitung permen satu per satu lebih baik dipakai untuk menghitung ulang barang mahal.

Baca juga

StokScan barcode di toko kecil: apa yang perlu di-scan, apa yang dilewatiKaryawanMencegah kesalahan dan pencurian di kasir: lima pemeriksaan kecil yang hanya makan sepuluh menit sehariStokStok mati: cara menghabiskan barang yang berbulan-bulan tidak laku