SalevaNota
Struk untuk toko kecil: apa yang harus ada di nota yang baik, dicetak, lewat WhatsApp atau ditulis tangan
Apa saja yang harus ada di setiap struk dari toko kecil, baris demi baris, dan cara membuatnya benar entah Anda mencetaknya, mengirimnya lewat WhatsApp atau menulisnya di buku nota. Nomor nota, nama barang, diskon, penjualan utang dan menyimpan salinan Anda sendiri.
Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية
Seorang pelanggan kembali hari Sabtu membawa kertas yang sudah lecek. "Saya bayar untuk dua, Anda kasih satu." Anda melihat kertasnya. Tertulis "Barang 3, Rs 1,450" dan sebuah tanggal. Tidak tertulis barang apa, atau berapa masing-masing. Anda agak ingat pelanggannya. Anda tidak ingat notanya. Sekarang kata Anda melawan katanya, di meja kasir, sementara orang lain menunggu.
Struk yang menunjukkan hal yang tepat akan mengakhiri percakapan itu dalam sepuluh detik. Artikel ini membahas apa yang harus ada di nota yang baik dari toko kecil, baris demi baris, dan cara membuatnya benar entah Anda mencetaknya, mengirimnya lewat WhatsApp atau menulisnya dengan tangan.
Untuk apa struk
Struk melakukan tiga tugas sekaligus, dan struk yang baik dirancang untuk ketiganya.
- Bukti untuk pelanggan. Apa yang dibeli, berapa banyak, dengan harga berapa, dan berapa yang dibayar. Inilah yang mengakhiri perdebatan.
- Catatan untuk Anda. Nomor nota dan tanggal membuat Anda bisa menemukan penjualan itu lagi untuk retur, penukaran atau pertanyaan berminggu-minggu kemudian.
- Kartu nama toko Anda. Struk ikut pulang bersama pelanggan. Jika memuat nama, nomor telepon dan cara memesan, itulah iklan termurah yang pernah Anda cetak.
Kebanyakan struk yang buruk gagal di tugas pertama. Isinya hanya total dan sedikit lainnya, jadi hampir tidak membuktikan apa pun. Artikel kesalahan kasir menjelaskan mengapa tidak memberi struk sama sekali merugikan. Artikel ini tentang membuat struk yang Anda berikan layak disimpan.
Apa yang harus ada di setiap struk
Ini daftar lengkap untuk toko kecil. Struk cetak atau WhatsApp bisa memuat semuanya dengan mudah. Nota tulisan tangan bisa memuat sebagian besarnya dengan sedikit latihan.
| Baris | Mengapa penting |
|---|---|
| Nama toko | Agar pelanggan tahu asal struknya |
| Nomor telepon dan alamat | Agar mereka bisa menelepon, memesan lagi atau menemukan Anda |
| Tanggal dan jam | Menjawab "kapan saya beli ini?" dan batas waktu retur Anda |
| Nomor nota | Untuk menemukan penjualan yang persis sama lagi |
| Setiap barang, dengan jumlah dan harga | Bukti apa yang dijual |
| Subtotal setiap barang | Agar pelanggan bisa memeriksa jumlahnya |
| Diskon, di baris tersendiri | Menunjukkan apa yang diberikan, dan menjaga harga tetap jujur |
| Total akhir | Jumlah yang harus dibayar |
| Cara pembayaran | Tunai, kartu, dompet digital, atau utang |
| Uang yang diterima dan kembalian | Menyelesaikan sengketa kembalian saat itu juga |
| Catatan kaki singkat | Aturan retur Anda dan ucapan terima kasih |
Dua baris dalam daftar itu paling sering dilewatkan, dan keduanya menimbulkan masalah.
Nomor nota. Tanpanya, mencari penjualan berarti menelusuri satu hari penuh atau satu buku dan menebak. Dengannya, Anda langsung ke nota itu.
Baris diskon. Ketika diskon diketik sebagai harga yang lebih rendah, struk menyembunyikannya. Ketika ditampilkan di baris tersendiri, pelanggan melihat berapa yang dihemat dan Anda bisa menghitung nanti berapa yang diberikan oleh promo Anda. Menjalankan diskon dan promo menjelaskan mengapa hitungan itu penting.
Jika toko Anda terdaftar untuk pajak penjualan atau skema resmi lain, nota mungkin perlu rincian lebih dari ini, seperti nomor pajak. Itu tergantung di mana Anda berdagang, jadi periksa apa yang berlaku bagi Anda atau tanyakan kepada akuntan Anda.
Nama barang yang bisa dibaca pelanggan
Baris barang adalah inti struk, dan kualitasnya hanya sebaik nama produk di belakangnya.
Nama yang masuk akal bagi Anda di meja kasir bisa tidak berarti apa-apa di kertas di rumah. "SHMP BL 200" adalah kode. "Sampo biru, 200 ml" adalah barang. Nama struk yang baik mengikuti beberapa aturan sederhana:
- Merek atau jenis dulu, lalu ukuran atau berat. "Minyak goreng 1 liter", "Beras basmati 5 kg".
- Varian ditulis jelas. Warna, rasa atau ukuran, agar pelanggan yang membeli yang besar tidak diberi yang kecil saat penukaran.
- Satuan yang sama dengan saat barang dijual. Jika beras dijual per berat, barisnya harus menyebut "2.5 kg", bukan "1".
- Tanpa kode pribadi. Singkatan internal Anda tempatnya di catatan stok, bukan di nota pelanggan.
Pekerjaan ini dilakukan sekali, saat Anda menamai produk. Menyusun daftar produk membahas penamaan lebih rinci. Setelah itu, setiap struk jelas tanpa usaha tambahan di meja kasir.
Nomor nota yang tidak pernah berulang
Nomor nota hanya berguna jika bisa diandalkan. Tiga aturan menjaganya.
- Nomor naik satu per satu dan tidak pernah mulai ulang. Tidak setiap hari, tidak setiap bulan. Nota 4,817 adalah satu penjualan, selamanya.
- Nota yang dibatalkan tetap memegang nomornya. Tandai dibatalkan dan simpan. Nomor yang hilang dalam urutan adalah celah persis tempat bersembunyinya penjualan yang dibayar tetapi tidak pernah dicatat.
- Satu urutan per meja kasir atau buku nota. Jika dua orang menulis nota di buku terpisah, beri setiap buku serinya sendiri agar dua nota tidak pernah berbagi nomor.
Aplikasi POS menomori nota untuk Anda. Untuk buku nota kertas, belilah buku dengan nomor halaman tercetak dan jangan pernah merobek halaman. Nota yang rusak dicoret, ditandai "batal" dan dibiarkan di buku.
Struk cetak
Printer termal Bluetooth kecil adalah pilihan paling umum untuk meja kasir kecil. Tidak butuh tinta, cepat, dan mencetak di gulungan kertas yang sempit. Beberapa kebiasaan menjaganya tetap berfungsi baik.
- Simpan gulungan cadangan di samping printer. Gulungan selalu habis di jam paling ramai. Gulungan yang dibeli per dus biasanya juga lebih murah per gulungan.
- Cetak struk uji saat membuka toko. Tiga puluh detik di pagi hari menemukan baterai habis atau sambungan putus sebelum pelanggan pertama menemukannya.
- Simpan gulungan jauh dari panas dan sinar matahari. Kertas termal menghitam atau pudar saat panas, dan struk yang pudar bukan bukti sama sekali. Laci di bawah meja kasir lebih baik daripada rak di jendela.
- Jaga tata letak tetap rapi. Kepala singkat, satu baris per barang, total dalam huruf lebih besar jika printer Anda bisa, dan catatan kaki dua atau tiga baris. Struk sepanjang lengan dibuang tanpa dibaca.
Pastikan printer Anda mencetak bahasa Anda dengan benar sebelum mengandalkannya. Jika struk Anda dalam bahasa Urdu, Hindi atau Arab, cetak nota uji dengan nama produk sungguhan dan baca dengan teliti.
Struk lewat WhatsApp
Banyak pelanggan kini lebih suka nota di ponsel mereka, karena kertas mudah hilang dan pesan tidak. Ini juga menghemat gulungan Anda. Mengirimnya dengan baik butuh sedikit kehati-hatian.
- Tanya dulu. "Notanya saya kirim lewat WhatsApp?" Sebagian pelanggan tidak ingin toko menyimpan nomor mereka, dan itu pilihan mereka.
- Periksa nomornya sebelum mengirim. Bacakan kembali kepada pelanggan. Nota yang terkirim ke orang yang salah membagikan belanjaan seseorang kepada orang asing.
- Kirim notanya, bukan foto layar. Nota teks atau PDF yang rapi mudah dibaca dan bisa diteruskan ke anggota keluarga yang membayar.
- Jangan gunakan nomor itu untuk hal yang tidak disetujui pelanggan. Nota ya nota. Jika ingin juga mengirim promo, tanyakan terpisah, seperti yang dijelaskan artikel pesanan WhatsApp.
Nota WhatsApp juga salinan Anda. Jika nanti pelanggan bilang notanya salah, pesannya ada di sana untuk dibaca berdua.
Nota tulisan tangan
Banyak toko yang baik masih menulis nota dengan tangan, dan nota tulisan tangan bisa sama jelasnya dengan yang dicetak. Bedanya, setiap baris harus ditulis dengan sengaja.
- Gunakan buku nota karbon atau rangkap, agar Anda menyimpan salinan persis dari setiap nota yang Anda serahkan.
- Bubuhkan nama dan telepon toko dengan stempel, jika Anda bisa membuatnya. Menghemat waktu dan terlihat rapi.
- Tulis setiap barang di barisnya sendiri dengan jumlah, harga dan subtotal, lalu totalnya. "Sembako, Rs 1,450" bukan nota.
- Tulis total dengan angka, dan dengan huruf untuk jumlah besar. Huruf jauh lebih sulit diubah belakangan daripada angka.
- Tanda tangani atau paraf, terutama jika lebih dari satu orang menulis nota.
Jika sesekali Anda butuh nota yang rapi dan bisa dicetak, untuk pesanan besar atau pelanggan yang meminta nota resmi, pembuat faktur gratis membuatkannya dari data Anda sendiri tanpa aplikasi apa pun.
Struk untuk penjualan utang dan pembayaran sebagian
Penjualan utang justru lebih butuh struk daripada penjualan tunai, karena pelanggan akan membayar nanti dan kalian berdua harus sepakat soal jumlahnya.
Untuk penjualan utang atau yang dibayar sebagian, struk harus menunjukkan:
- Total penuh nota itu.
- Jumlah yang dibayar hari ini, jika ada.
- Sisa utang untuk nota ini.
Sebagian toko juga menunjukkan total saldo pelanggan di toko, yang membantu pelanggan tetap mengikuti hitungannya. Ketika pelanggan datang melunasi utangnya, beri mereka struk untuk pembayaran itu juga. Pembayaran tanpa struk adalah awal dari kebanyakan perselisihan utang. Artikel buku utang membahas cara mengendalikan utang itu sendiri.
Pelanggan yang memegang struk untuk setiap nota dan setiap pembayaran jarang berdebat soal berapa utangnya. Beri struk ke dua arah, setiap kali.
Menyimpan salinan Anda sendiri
Salinan struk Anda yang membuat retur, penyelesaian sengketa dan pemeriksaan Anda sendiri menjadi mungkin.
- Aplikasi POS menyimpan setiap nota secara otomatis. Pastikan Anda punya cadangan, agar ponsel yang hilang atau rusak tidak membawa catatan Anda.
- Buku nota adalah salinan Anda. Simpan buku yang sudah penuh bersama-sama, berurutan, dan tulis di sampulnya nomor nota pertama dan terakhir serta tanggalnya.
- Nota WhatsApp tetap ada di obrolan, tetapi obrolan bisa terhapus. Jangan andalkan itu sebagai satu-satunya catatan.
Berapa lama salinan harus disimpan untuk keperluan pajak atau resmi tergantung di mana Anda berdagang. Tanyakan kepada akuntan Anda jika ragu.
Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko
Apakah saya harus memberi struk untuk penjualan yang sangat kecil?
Anda yang memutuskan, tetapi sebaiknya selalu ditawarkan. Banyak pelanggan akan menolak kertas untuk satu bungkus biskuit, dan itu tidak apa-apa. Yang penting setiap penjualan tetap tercatat di pihak Anda, meskipun pelanggan tidak mengambil kertasnya.
Apakah nota WhatsApp sama baiknya dengan yang dicetak?
Bagi pelanggan, biasanya ya, dan sering lebih baik, karena tidak hilang atau pudar. Apakah nota itu memenuhi aturan resmi untuk jenis usaha Anda tergantung di mana Anda berdagang, jadi periksa apa yang berlaku bagi Anda jika Anda terdaftar pajak.
Apa yang harus saya tulis di catatan kaki struk?
Dua atau tiga baris pendek: aturan retur atau penukaran Anda, misalnya "Tukar dalam 7 hari dengan nota ini", ucapan terima kasih, dan cara memesan lagi. Buat cukup singkat untuk dibaca. Artikel retur dan penukaran membantu Anda menentukan aturan returnya.
Pelanggan kehilangan struknya dan minta salinan. Apa yang harus saya lakukan?
Cari penjualannya lewat nomor nota, tanggal atau nama pelanggan, lalu cetak atau kirim salinannya. Jika nota tulisan tangan, baca dari buku rangkap Anda. Justru inilah gunanya salinan Anda sendiri.
Printer saya mencetak samar dan pelanggan mengeluh. Apakah karena kertasnya?
Sering kali ya. Gulungan lama, gulungan yang disimpan di tempat panas dan gulungan murah semuanya mencetak samar. Coba dulu gulungan baru dari dus yang berbeda. Jika masih samar, periksa apakah baterainya terisi, karena beberapa printer kecil mencetak lebih pucat saat baterai lemah.
Saleva mencetak struk ke printer termal Bluetooth, membagikan nota yang sama lewat WhatsApp atau menyimpannya sebagai PDF, semuanya dari layar pembayaran. Nama, telepon dan alamat toko Anda dari profil toko muncul di setiap struk, dalam bahasa yang dipakai aplikasi, dan nota lama mana pun bisa ditemukan di Sales history lewat nomor fakturnya lalu dicetak atau dibagikan lagi. Panduan memulai menunjukkan letak pengaturan printer.
Coba ini di Saleva
Saleva adalah aplikasi kasir Android gratis untuk toko kecil: penjualan, stok, piutang pelanggan, karyawan, dan halaman toko online. Penjualan tetap berjalan tanpa internet.