Salevaالمخزون
سجلات محل الهواتف: أرقام IMEI والضمان والتصليح دون كومة من الأوراق
طريقة عملية لحفظ السجلات في محل صغير للهواتف والإلكترونيات: تدوين أرقام IMEI والأرقام التسلسلية عند وصول البضاعة وعند بيعها، والتحقق من مطالبة الضمان في دقيقة، ومتابعة التصليح من المنضدة حتى الاستلام.
بلغات أخرى: English · اردو · हिन्दी · Bahasa Indonesia
يضع زبون هاتفًا على منضدتك ويقول: "بعتني هذا قبل أربعة أشهر. منفذ الشحن توقف عن العمل. وعليه ضمان." ربما تتذكر الوجه، لكنك لا تتذكر الهاتف. يبدأ مساعدك بالبحث في علبة أحذية مليئة بنسخ الفواتير، وصوت الزبون يعلو، وشخصان آخران ينتظران.
قد تجد الورقة، وقد ترضخ لتنهي الخلاف، وقد ترفض فتخسر زبونًا كان صادقًا. الثلاثة تأتي من الثغرة نفسها: لم يكتب أحد أيّ هاتف ذهب إلى أيّ شخص.
محل الهواتف يختلف عن البقالة. علبتان من الطراز نفسه تبدوان متطابقتين لكنهما ليستا الشيء نفسه. لكل واحدة رقم IMEI أو رقم تسلسلي خاص بها، وتاريخ ضمان خاص بها، وأحيانًا قصة تصليح خاصة بها. وحين تسجل هذا الرقم في لحظتين، عند وصوله وعند بيعه، تنتهي معظم خلافات الضمان في دقيقة.
يرتب هذا المقال تلك الطريقة، على الورق أو في تطبيق على الهاتف.
لماذا يهم رقم واحد لكل هاتف
في معظم المتاجر يُعدّ المخزون حسب الصنف: اثنتا عشرة علبة من البسكويت نفسه هي ببساطة اثنتا عشرة. في محل الهواتف هذا لا يكفي، لثلاثة أسباب.
- الضمان يخص وحدة واحدة. الزبون لا يطالب بضمان على "هاتف من ذلك الطراز". إنه يطالب بضمان على هذا الهاتف، الذي بيع في تاريخ معين.
- قيمة الوحدة الواحدة عالية. جهاز واحد مفقود قد يمحو ربح مبيعات كثيرة من الإكسسوارات. يجب أن تعرف بالضبط أيّ جهاز مفقود، لا أن العدد ناقص واحدًا فقط.
- الهواتف تعود. للاستبدال، وللتصليح، وللضمان، وأحيانًا لإعادة البيع. وفي كل مرة تحتاج إلى معرفة إن كانت هذه حقًا الوحدة التي بعتها.
رقم IMEI مطبوع على العلبة، وعلى ملصق داخل الهاتف أو تحت البطارية في بعض الطرازات، ويظهر عادة عند طلب *#06#. والهاتف ذو شريحتين له غالبًا رقما IMEI. أما الحواسيب المحمولة والأجهزة اللوحية ومكبرات الصوت وبطاريات الشحن الغالية ومعظم الأجهزة الأخرى فتحمل رقمًا تسلسليًا بدلًا منه. وفي السجل عاملهما بالطريقة نفسها: وحدة واحدة، رقم واحد.
تختلف قواعد تسجيل الهواتف والتحقق من IMEI من بلد إلى آخر، فتأكد مما ينطبق حيث تعمل. هذا المقال يتناول فقط ضبط سجلات متجرك أنت.
سجّل الرقم عند وصول البضاعة
أفضل لحظة لتدوين الرقم التسلسلي هي قبل أن توضع العلبة على الرف. أما عند المنضدة، والزبون ينتظر، فستتجاوز الأمر.
عند وصول شحنة:
- طابق كل علبة مع فاتورة المورد. الطراز واللون وسعة الذاكرة والكمية.
- اكتب كل رقم IMEI أو رقم تسلسلي بجانب سطر الشراء نفسه. للهاتف ذي الرقمين يكفي الأول لتمييزه، لكن كتابة الاثنين توفر الحيرة لاحقًا.
- اكتب اسم المورد والتاريخ في السطر نفسه. إذا ظهر عيب في وحدة، فسيريد المورد أن يعرف أنها جاءت منه، ومتى.
- ضع ملصقًا صغيرًا على العلبة عليه رمزك المختصر أو آخر أربعة أرقام من IMEI. يسهّل ذلك فحص الرف دون فتح شيء.
إذا كانت فاتورة المورد تذكر أرقام IMEI أصلًا، فاحفظها مع الشراء. إنها دليلك على مصدر الهاتف. وبقية طريقة الشراء في الشراء الجيد وسجلات المشتريات.
الباركود على العلبة يحدد الطراز عادة، لا الوحدة بعينها. وإذا أردت ملصقًا قابلًا للمسح لكل وحدة، فإن صانع ملصقات الباركود المجاني يطبع ملصقًا برمزك الخاص.
سجّله مرة أخرى عند البيع
هذا هو السجل الذي يحسم مطالبات الضمان. لحظة البيع يجب أن تُكتب ثلاثة أشياء مع الفاتورة:
- رقم IMEI أو الرقم التسلسلي للوحدة التي خرجت من المحل.
- اسم الزبون ورقم هاتفه. الاسم وحده لا يكفي بعد أربعة أشهر.
- مدة الضمان التي تمنحها، بالأشهر، وما الذي يشمله.
ثم اكتب رقم IMEI على فاتورة الزبون أيضًا. فاتورة تقول "هاتف، 30,000 روبية" لا تثبت إلا القليل. أما فاتورة تذكر الطراز ورقم IMEI فتثبت بالضبط ما بيع. وبقية ما يجب أن تحمله الفاتورة في ما يجب أن يظهر على الإيصال الجيد.
قبل أن يغادر الزبون، طابق الرقم على الفاتورة مع العلبة التي في يده. تبديل العلب من أكثر أسباب الحيرة اللاحقة شيوعًا: أخذ الزبون علبة من الرف، وكتبت أنت الرقم من علبة أخرى على المنضدة.
اجعل شروط الضمان واضحة قبل البيع
كثيرًا ما لا يكون خلاف الضمان على الهاتف أصلًا، بل على ما ظنّه كل طرف وعدًا. احسم ذلك عند المنضدة.
حدد شروط محلك مرة واحدة واكتبها على بطاقة وعلى الفاتورة:
| السؤال | حدّده واكتبه |
|---|---|
| كم المدة؟ | عدد الأشهر، من تاريخ الفاتورة |
| ضمان من؟ | الشركة المصنعة، أو المستورد، أو محلك أنت |
| ما الذي يشمله؟ | أعطال الاستخدام العادي، مثل الشحن والأزرار والسماعة |
| ما الذي لا يشمله؟ | الماء، والشاشة المكسورة، وآثار الفتح، وأضرار السقوط |
| ماذا يحدث عند المطالبة؟ | تصليح، أو استبدال، أو إرساله إلى مركز خدمة الشركة |
| ماذا يحضر الزبون؟ | الفاتورة، أو العلبة، أو الهاتف فقط |
إذا كان الضمان ضمان الشركة لا ضمانك، فقل ذلك، وأخبر الزبون هل تأتي المطالبة إليك أم إلى مركز الخدمة.
الهواتف المستعملة تحتاج سطرها الخاص. إذا كنت تبيع وحدات مستعملة، فقرر هل تحمل أي ضمان من المحل أصلًا، ولكم يومًا، واكتب "مستعمل" على الفاتورة. مهلة قصيرة للفحص والإرجاع في الهواتف المستعملة أمر عادل. السكوت عنها هو ما يسبب الخلافات.
التحقق من مطالبة الضمان في دقيقة
حين يعود زبون، اتبع الخطوات نفسها كل مرة، حتى مع من تعرفه جيدًا.
- اقرأ رقم IMEI من الهاتف نفسه، بطلب
*#06#أو من الملصق. لا تعتمد على العلبة التي يحضرها الزبون. - ابحث عن عملية البيع بذلك الرقم، أو برقم هاتف الزبون أو اسمه، أو بالفاتورة التي أحضرها.
- تحقق من التاريخ مقابل مدة الضمان في تلك العملية.
- افحص الهاتف بحثًا عما تستثنيه الشروط: آثار ماء، شاشة مشروخة، براغي مفقودة.
- سجّل المطالبة مع عملية البيع: تاريخ وصولها، والعطل بكلمات الزبون، وما قررته.
إذا لم يطابق الرقم أي عملية بيع، فالهاتف لم يُبع من محلك، أو بيع دون تسجيل. قل بلطف إنك لم تجد عملية البيع. وإذا كانت مع الزبون فاتورة منك برقم مختلف، فتحقق بعناية قبل أن تجيب. هكذا تنكشف العلبة المبدّلة.
رقم IMEI على الهاتف هو الدليل الوحيد الذي لا يمكن تبديله. اقرأه من الهاتف، لا من العلبة ولا من الفاتورة.
وحين تتفق على أن الهاتف سيُستبدل أو يُسترجع، فإن الجانب المالي في الإرجاع والاستبدال.
متابعة التصليح من المنضدة حتى الاستلام
كثير من محلات الهواتف تصلّح أيضًا، أو تستلم الأجهزة وترسلها إلى فنّي. والتصليح هو المكان الذي تضيع فيه الهواتف، لأن الهاتف ليس من مخزونك ولا أحد يعدّه.
أعطِ كل تصليح ورقة مرقمة من جزأين. يحتفظ الزبون بجزء. ويذهب الجزء الآخر مع الهاتف، في كيس صغير أو مربوطًا بشريط مطاطي. اكتب على الجزأين:
- رقم التصليح وتاريخ الاستلام.
- اسم الزبون ورقم هاتفه.
- الطراز ورقم IMEI واللون.
- العطل، بكلمات الزبون.
- ما جاء مع الهاتف: غطاء، شريحة، بطاقة ذاكرة، شاحن. اكتب "لا شيء" إذا لم يأتِ معه شيء.
- الحالة: خدوش، ظهر مكسور، أي شيء معطوب من قبل.
- السعر الذي اتفقتما عليه، وأي مبلغ دُفع مقدمًا.
ثم احتفظ بصفحة للتصليحات، سطر لكل تصليح، وعمود لكل مرحلة: استُلم، أُرسل إلى الفني، عاد، أُبلغ الزبون، سُلّم. نظرة واحدة على الصفحة تكشف أي الهواتف بقيت طويلًا. وأي هاتف "عاد" منذ أيام ولم يُكتب أمامه "أُبلغ الزبون" هو مكالمة يجب أن تجريها اليوم.
حين يأتي الزبون للاستلام، يُظهر جزءه من الورقة. طابق رقم IMEI على الهاتف مع الورقة، وخذ المبلغ، واكتب أمام السطر أنه سُلّم. ولا يخرج هاتف دون الورقة إلا بعد أن تتحقق من هوية الزبون وتكتب أنك فعلت.
اجعل الإكسسوارات بسيطة
الشواحن والكابلات والأغطية وواقيات الشاشة والسماعات لا تحتاج أرقامًا تسلسلية. عدّها كأي مخزون آخر. المهم أن يبقى سعرها وعددها صحيحين، لأن معظم الربح اليومي يأتي منها في الغالب.
عادتان تساعدان:
- بِع العروض المجمّعة سطورًا منفصلة. إذا جاء غطاء مجاني مع الهاتف، فسجّل الغطاء في سطره الخاص بسعر صفر أو بخصم، حتى يتحرك مخزون الأغطية أيضًا.
- أبعد الإكسسوارات السائبة عن الهواتف المعلّبة. شاحن أُخرج من علبة هاتف "للتجربة" ولم يُعَد، يحوّل هاتفًا صالحًا للبيع إلى هاتف ناقص.
فحص أسبوعي يستغرق عشر دقائق
مرة في الأسبوع، قبل الفتح، طابق الرف مع السجل.
- عُدّ الهواتف والأجهزة المعلّبة واقرأ آخر أربعة أرقام من كل واحد.
- طابقها مع قائمة الوحدات الموجودة في المخزون، أي الأرقام التي وصلت ولم تُبع بعد.
- أي رقم في القائمة وليس على الرف إما بيع دون تسجيل، أو أُخرج للعرض، أو مفقود. اعرف أيّها اليوم.
- انظر في صفحة التصليحات بحثًا عن هواتف تنتظر منذ وقت طويل.
- راجع مطالبات الضمان خلال الأسبوع. عودة الطراز نفسه بالعطل نفسه أمر يستحق أن تناقشه مع المورد.
ولعدّ أشمل للمحل كله، يشرح جرد المخزون في أمسية واحدة كيف تخطط له.
أسئلة يطرحها أصحاب المتاجر
هل أحتاج حقًا إلى تسجيل IMEI للهواتف الرخيصة أيضًا؟
نعم، إذا كنت تمنح عليها أي ضمان أو تقبل إرجاعها. الهاتف الرخيص معرّض للمطالبة بالقدر نفسه، والتحقق منها دون رقم صعب بالقدر نفسه. كتابة خمسة عشر رقمًا تستغرق ثواني، وتوفر جدالًا طويلًا في اليوم الذي تحتاج فيه إليها.
ماذا لو أضاع الزبون الفاتورة؟
إذا سجلت رقم IMEI ورقم هاتف الزبون عند البيع، فستجد العملية دون الفاتورة. اقرأ الرقم من الهاتف وابحث عنه. وهذا هو السبب الرئيسي لتسجيل البيع مقابل الرقم والزبون، بدلًا من الاعتماد على ورقة على الزبون أن يحتفظ بها.
هل أمنح ضمانًا من محلي فوق ضمان الشركة؟
القرار لك، وقد يجلب لك مبيعات. لكن اجعله قصيرًا وواضحًا، مثل بضعة أيام للاستبدال إذا ظهر عطل فورًا، واكتبه على الفاتورة. ضمان من المحل لا تقدر على الوفاء به يضر أكثر من عدم وجود ضمان أصلًا.
كيف أتعامل مع زبون يريد أن يبيعني هاتفه؟
عامله كشراء من مورد. اكتب رقم IMEI، واسم البائع ورقم هاتفه، والتاريخ والسعر الذي دفعته، واحتفظ بنسخة من وثيقة هويته إذا كان ذلك هو المعمول به حيث تعمل. تحقق إن كان الهاتف مبلّغًا عنه مفقودًا أو مسروقًا حيث يتوفر مثل هذا التحقق. ولا تشترِ هاتفًا عُبث برقم IMEI الخاص به.
وماذا عن تصليحات لم تُستلم منذ أشهر؟
اكتب قاعدتك على ورقة التصليح عند استلام الهاتف، مثلًا أن الهواتف التي لا تُستلم خلال مدة محددة بعد إبلاغ الزبون قد يُتصرف فيها بما يسمح به العرف المحلي. اتصل بالزبون مرتين على الأقل وسجّل التواريخ. وتختلف القواعد الخاصة بالأغراض المتروكة لدى المحلات، فتأكد مما ينطبق حيث تعمل قبل أن تبيع شيئًا أو تتخلص منه.
يستطيع Saleva أن يتولى جانب البيع من هذا عنك. عند تفعيل وحدة محلات الهواتف والإلكترونيات في Settings، يطلب نموذج المنتج الأرقام التسلسلية وأشهر الضمان، وتُسجَّل مع عملية البيع، فيمكن التحقق من مطالبة الضمان من الفاتورة في Sales history، حيث يمكنك البحث برقم الفاتورة أو باسم الزبون. ويبيّن دليل المنتجات والمخزون أين تفعّل هذه الوحدة.
جرّب هذا في Saleva
Saleva تطبيق نقاط بيع مجاني لأندرويد للمتاجر الصغيرة: البيع والمخزون وديون العملاء والموظفون وصفحة متجر إلكتروني. البيع يعمل دون إنترنت تمامًا.