SalevaPembelian
Belanja yang cermat: jumlah pesanan, tempo pemasok, dan catatan pembelian untuk toko kecil
Berapa banyak memesan dan kapan, cara membandingkan pemasok bukan hanya dari harga, cara menjaga utang ke pemasok tetap terkendali, dan catatan pembelian sederhana yang membuat semua hal lain di toko berjalan.
Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية
Toko mendapat untung di meja kasir, tetapi menjaga atau kehilangannya saat membeli. Beli terlalu banyak, uang mengendap di rak. Beli terlalu sedikit, pembeli pindah ke toko sebelah. Beli dari pemasok yang salah, harga murahnya habis oleh kiriman yang kurang dan stok yang terlambat.
Kebanyakan pemilik toko membeli dengan baik berdasarkan naluri untuk barang yang mereka kenal, dan kurang baik untuk sisanya. Beberapa kebiasaan sederhana membuat pembelian konsisten, bahkan ketika orang lain yang memesan.
Ketahui seberapa cepat setiap barang terjual
Setiap keputusan membeli dimulai dari satu angka: berapa banyak barang ini terjual dalam seminggu biasa.
Anda tidak perlu angka ini untuk semua barang. Anda perlu untuk yang penting: barang terlaris, barang mahal, dan apa pun yang punya tanggal kedaluwarsa. Untuk barang-barang ini, ambil penjualan mingguan dari kasir Anda atau hitung manual selama dua minggu.
Lalu tambahkan angka kedua: waktu tunggu, yaitu jumlah hari antara memesan dan barang ada di rak Anda. Untuk distributor yang datang setiap Selasa, waktu tunggunya bisa sampai seminggu. Untuk belanja ke pasar grosir yang Anda lakukan sendiri, mungkin satu hari.
Tentukan kapan memesan ulang
Dengan penjualan mingguan dan waktu tunggu, Anda bisa menetapkan titik pesan ulang: jumlah stok saat Anda harus mengirim pesanan berikutnya.
Titik pesan ulang = penjualan harian × hari waktu tunggu + cadangan pengaman
Contoh: Anda menjual sekitar 6 botol minyak goreng tertentu per hari. Distributor mengirim 4 hari setelah Anda memesan. Anda ingin cadangan dua hari untuk hari ramai atau kiriman yang terlambat.
- Penjualan selama waktu tunggu: 6 × 4 = 24
- Cadangan: 6 × 2 = 12
- Titik pesan ulang: 36 botol
Ketika stok turun ke 36, pesan. Saat barang baru tiba, sisa Anda seharusnya sekitar 12, tidak pernah nol.
Untuk barang yang lambat laku, logika yang sama berlaku dengan penjualan mingguan, bukan harian. Jika sebuah barang terjual tiga per minggu dan pemasok butuh seminggu, pesan ulang saat tersisa sekitar empat atau lima.
Tentukan berapa banyak memesan
Berapa banyak memesan adalah keseimbangan antara dua biaya: biaya kehabisan barang, dan biaya uang yang mengendap di rak.
Aturan praktis untuk toko kecil: pesan cukup sampai kiriman normal berikutnya, ditambah cadangan Anda, dan tidak lebih, kecuali ada alasan yang kuat.
Alasan yang kuat untuk memesan lebih:
- Kenaikan harga yang nyata sudah diumumkan dan barangnya cukup cepat laku untuk habis sebelum Anda membutuhkan uangnya.
- Permintaan musiman atau hari raya akan datang (lihat persiapan Ramadan dan Lebaran).
- Pemasok jarang datang.
Alasan yang lemah untuk memesan lebih:
- Sales-nya pandai membujuk.
- Ada potongan program kecil untuk barang yang lambat laku.
- "Takutnya habis di mana-mana."
Sebelum menerima tawaran borongan, hitung dulu. Misalnya distributor menawarkan potongan 5% jika Anda mengambil 20 karton, bukan 5 karton seperti biasa. Jika 20 karton butuh empat bulan untuk habis, Anda menahan uang empat kali lipat selama empat bulan demi hemat 5%. Jika uang itu sebenarnya bisa dipakai untuk barang laris yang berputar setiap minggu, potongan itu kemungkinan besar justru rugi.
Bandingkan pemasok bukan hanya dari harga
Harga termurah di atas kertas tidak selalu berarti pemasok termurah. Saat membandingkan, lihat gambaran utuhnya:
| Faktor | Mengapa penting |
|---|---|
| Harga per unit | Yang paling jelas. Bandingkan yang setara (ukuran sama, merek sama). |
| Barang gratis dan program | 12 + 1 berarti potongan sekitar 7,7%; pastikan benar-benar datang. |
| Sudah termasuk antar? | Harga lebih murah yang harus Anda ambil sendiri bisa jadi lebih mahal. |
| Keandalan | Kiriman terlambat atau kurang berarti penjualan hilang. |
| Pesanan minimum | Minimum yang tinggi memaksa Anda membeli berlebihan. |
| Syarat tempo | Berapa hari Anda diberi waktu untuk membayar. |
| Retur dan tukar barang hampir kedaluwarsa | Bisakah Anda mengembalikan barang rusak atau yang hampir kedaluwarsa? |
| Ketepatan faktur | Apakah jumlah dan harga di faktur sesuai dengan barang yang datang? |
Miliki setidaknya dua sumber untuk barang-barang terpenting Anda. Satu pemasok utama yang andal, dan satu lagi yang sesekali Anda beli, agar hubungan itu sudah ada kalau yang pertama mengecewakan.
Setiap tiga bulan, cek harga yang Anda bayar untuk 15 barang teratas Anda dengan setidaknya satu sumber lain. Bukan untuk berganti pemasok setiap kali, tetapi agar Anda tahu kapan harga pemasok utama diam-diam naik.
Periksa setiap kiriman sebelum tanda tangan
Sebagian besar kerugian pembelian terjadi saat menerima barang, dan sebagian besar bukan karena tidak jujur. Satu karton tertinggal di truk, rasa yang salah, atau harga di faktur berbeda dari yang disepakati.
Saat barang datang:
- Hitung karton dan cocokkan dengan faktur.
- Buka karton yang tidak tersegel dan hitung isinya.
- Periksa ukuran dan varian sesuai dengan yang Anda pesan.
- Periksa tanggal pada barang yang mudah rusak.
- Cocokkan harga di faktur dengan harga yang disepakati.
- Tulis setiap selisih di faktur dan minta pengantar barang menandatanganinya.
- Catat kiriman itu di catatan Anda pada hari yang sama.
Langkah terakhir itu melakukan tiga hal sekaligus: stok Anda benar, harga pokok diperbarui, dan buku pemasok menunjukkan berapa utang Anda. Jika harga pokok berubah, perbarui juga harga jual, seperti dijelaskan di cara menentukan harga produk.
Simpan buku catatan per pemasok
Untuk setiap pemasok tempat Anda membeli secara tempo, simpan catatan berjalan:
| Tanggal | No. faktur | Pembelian | Dibayar | Sisa utang |
|---|---|---|---|---|
| 1 Okt | 4471 | 42,500 | 42,500 | |
| 5 Okt | 20,000 | 22,500 | ||
| 8 Okt | 4519 | 38,200 | 60,700 | |
| 15 Okt | 42,500 | 18,200 | ||
| 15 Okt | Retur: 2 karton rusak | −2,600 | 15,600 |
Simpan salinan setiap faktur dan minta kuitansi tertulis untuk setiap pembayaran, termasuk tunai. Ketika sales pemasok mengatakan utang Anda Rs 18,200 dan catatan Anda menunjukkan Rs 15,600, buku catatan dan nota retur yang ditandatangani menyelesaikannya dalam satu menit, tanpa perdebatan.
Setidaknya sebulan sekali, minta rekap tagihan dari pemasok dan bandingkan dengan catatan Anda baris demi baris. Selisih yang ditemukan setiap bulan mudah diselesaikan. Selisih yang ditemukan setelah setahun sering tidak pernah selesai.
Bayar utang pemasok tepat waktu, dan terencana
Tempo dari pemasok itu berguna. Anda bisa menjual barang sebelum membayarnya. Tetapi itu hanya berjalan jika Anda menganggap tanggal jatuh tempo sebagai hal yang serius.
- Ketahui apa yang jatuh tempo minggu ini. Setiap Senin, tulis daftar pembayaran pemasok untuk tujuh hari ke depan dan uang tunai yang Anda perkirakan ada.
- Bayar pada tanggal yang disepakati, tidak lebih awal dan tidak terlambat. Membayar lebih awal membuang manfaat tempo. Membayar terlambat merusak hubungan dan bisa membuat Anda kehilangan syarat tempo.
- Bayar faktur terlama lebih dulu, kecuali disepakati lain.
- Jika tidak bisa membayar, sampaikan sebelum tanggalnya, dengan rencana yang realistis. Pemasok sering menghadapi hal ini; yang tidak bisa mereka terima adalah diam.
Jika uang tunai sering kurang saat hari bayar pemasok, baca mengapa toko yang untung bisa kehabisan uang. Jawaban yang biasa adalah pelanggan membayar Anda lebih lambat daripada Anda membayar pemasok.
Catatan tentang syarat: sepakati harga dan tanggal pembayaran saat membeli, dan pegang keduanya. Jumlah yang Anda utang harus sama dengan jumlah di faktur, baik Anda bayar di hari pertama maupun di hari yang disepakati. Jangan terima syarat yang membuat jumlahnya bertambah jika Anda membayar belakangan; jika butuh waktu lebih, minta tanggal yang lebih lambat dengan harga yang sama, sebelum tanggal jatuh tempo tiba.
Gunakan daftar pesanan sederhana
Sebelum setiap pemesanan, lihat daftar pesan ulang Anda, jangan berkeliling rak sambil menebak. Daftar tertulis yang disusun per pemasok mencegah kesalahan klasik: baru melihat rak kosong sehari setelah distributor datang.
Daftar untuk setiap pemasok bisa sesederhana ini:
- Barang, stok saat ini, titik pesan ulang, jumlah yang dipesan.
Kirim pesanan secara tertulis (pesan WhatsApp sudah cukup) agar ada catatan tentang apa yang Anda minta. Saat kiriman datang, cocokkan dengan pesan itu sekaligus dengan fakturnya.
Layar Pesan Ulang di Saleva menyusun daftar ini dari batas stok minimum Anda dan bisa mengirimkannya ke pemasok lewat WhatsApp, dan menerima barang lewat pembelian langsung memperbarui stok sekaligus saldo pemasok. Panduan produk dan stok menunjukkan caranya.
Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko
Sebaiknya beli dari pasar grosir atau menunggu distributor?
Keduanya punya tempat. Distributor mengantar barang ke toko Anda dan sering memberi tempo, tetapi dengan harga dan jadwal mereka. Pasar grosir bisa lebih murah untuk beberapa barang dan Anda bisa memilih sendiri, tetapi memakan waktu dan ongkos angkut. Banyak toko mengambil barang bermerek dari distributor, dan barang curah serta barang tambahan dari pasar.
Bagaimana tahu sebuah program benar-benar menguntungkan?
Hitung potongannya dalam persen (misalnya 12 + 1 gratis berarti potongan sekitar 7,7%), lalu tanyakan berapa lama stok tambahan itu akan habis. Jika habis dalam siklus pemesanan normal Anda, biasanya menguntungkan. Jika akan diam berbulan-bulan, biasanya tidak.
Seorang pemasok hanya mau bayar tunai saat barang datang. Haruskah saya terima?
Jika harga dan keandalannya bagus dan barangnya cepat laku, ya. Hanya saja rencanakan: pemasok bayar-di-tempat harus masuk rencana kas mingguan Anda, karena uang keluar saat itu juga ketika barang datang.
Berapa hari stok yang sebaiknya saya simpan?
Untuk barang laris dengan pemasok yang andal, cukup sampai kiriman berikutnya ditambah satu atau dua hari. Untuk barang yang lambat laku, sesedikit mungkin tanpa mengecewakan pelanggan. Untuk apa pun yang mudah rusak, kurang dari masa simpannya dengan sisa waktu yang cukup.
Apakah faktur pembelian perlu disimpan?
Ya, untuk catatan Anda sendiri dan untuk setiap perselisihan dengan pemasok. Berapa lama, dan apakah diperlukan untuk pajak, tanyakan kepada akuntan Anda.
Coba ini di Saleva
Saleva adalah aplikasi kasir Android gratis untuk toko kecil: penjualan, stok, piutang pelanggan, karyawan, dan halaman toko online. Penjualan tetap berjalan tanpa internet.