Salevaबिलिंग
छोटी दुकान की रसीद: अच्छे बिल पर क्या होना चाहिए, प्रिंट हो, WhatsApp पर हो या हाथ से लिखा हो
छोटी दुकान की हर रसीद पर लाइन-दर-लाइन क्या होना चाहिए, और उसे सही कैसे रखें, चाहे आप प्रिंट करें, WhatsApp पर भेजें या बिल बुक में लिखें। बिल नंबर, चीज़ों के नाम, छूट, उधार की बिक्री और अपनी कॉपियाँ सँभालना।
दूसरी भाषाओं में: English · اردو · العربية · Bahasa Indonesia
शनिवार को एक ग्राहक मुड़ी-तुड़ी पर्ची लेकर लौटता है। "मैंने दो के पैसे दिए थे, आपने एक दी।" आप पर्ची देखते हैं। उस पर लिखा है "आइटम 3, Rs 1,450" और एक तारीख़। यह नहीं लिखा कि कौन-सी चीज़ें, और हर एक कितनी। ग्राहक आपको थोड़ा-बहुत याद है। बिल याद नहीं। अब काउंटर पर, बाक़ी लोगों के इंतज़ार के बीच, आपकी बात उसकी बात के सामने है।
जिस रसीद पर सही चीज़ें लिखी हों, वह यह बहस दस सेकंड में ख़त्म कर देती। यह लेख बताता है कि छोटी दुकान के अच्छे बिल पर लाइन-दर-लाइन क्या होना चाहिए, और उसे सही कैसे रखें, चाहे आप प्रिंट करें, WhatsApp पर भेजें या हाथ से लिखें।
रसीद किस काम आती है
रसीद एक साथ तीन काम करती है, और अच्छी रसीद तीनों के लिए बनी होती है।
- ग्राहक के लिए सबूत। उसने क्या ख़रीदा, कितना, किस दाम पर, और कितने पैसे दिए। यही बहस ख़त्म करता है।
- आपका रिकॉर्ड। बिल नंबर और तारीख़ से आप हफ़्तों बाद भी वापसी, बदली या किसी सवाल के लिए वह बिक्री ढूँढ सकते हैं।
- आपकी दुकान का कार्ड। रसीद ग्राहक के साथ घर जाती है। अगर उस पर आपका नाम, फ़ोन नंबर और ऑर्डर करने का तरीक़ा हो, तो यह सबसे सस्ता विज्ञापन है जो आप कभी छापेंगे।
ज़्यादातर कमज़ोर रसीदें पहले ही काम में फ़ेल होती हैं। उन पर कुल रक़म और थोड़ा-बहुत ही होता है, इसलिए वे लगभग कुछ साबित नहीं करतीं। बिलिंग की ग़लतियों वाला लेख बताता है कि रसीद बिल्कुल न देना क्यों नुक़सान करता है। यह लेख इस बारे में है कि जो रसीद आप देते हैं, वह रखने लायक़ कैसे बने।
हर रसीद पर क्या होना चाहिए
यह छोटी दुकान के लिए पूरी सूची है। प्रिंट की हुई या WhatsApp रसीद यह सब आसानी से दिखा सकती है। हाथ से लिखा बिल थोड़े अभ्यास से इसका ज़्यादातर हिस्सा दिखा सकता है।
| लाइन | क्यों ज़रूरी है |
|---|---|
| दुकान का नाम | ताकि ग्राहक को पता हो रसीद कहाँ से आई |
| फ़ोन नंबर और पता | ताकि वह फ़ोन कर सके, फिर से ऑर्डर दे सके या आपको ढूँढ सके |
| तारीख़ और समय | "यह कब ख़रीदा था?" का जवाब, और वापसी की मियाद का हिसाब |
| बिल नंबर | ठीक वही बिक्री दोबारा ढूँढने के लिए |
| हर चीज़, मात्रा और दाम के साथ | जो बिका उसका सबूत |
| हर चीज़ की कुल रक़म | ताकि ग्राहक जोड़ जाँच सके |
| छूट, अलग लाइन में | दिखाती है कि क्या दिया गया, और दाम को ईमानदार रखती है |
| कुल रक़म | जो देनी है |
| भुगतान कैसे हुआ | नक़द, कार्ड, वॉलेट या उधार |
| मिली रक़म और लौटाए गए छुट्टे | छुट्टों का झगड़ा वहीं ख़त्म |
| नीचे छोटी-सी इबारत | आपकी वापसी की नीति और धन्यवाद |
इस सूची की दो लाइनें बाक़ी सबसे ज़्यादा छूट जाती हैं, और दोनों परेशानी बनती हैं।
बिल नंबर। इसके बिना बिक्री ढूँढने का मतलब है पूरा दिन या पूरी कॉपी पलटना और अंदाज़ा लगाना। इसके साथ आप सीधे उसी बिल तक पहुँचते हैं।
छूट की लाइन। जब छूट कम दाम लिखकर दी जाए, तो रसीद उसे छिपा लेती है। जब वह अलग लाइन में हो, तो ग्राहक देखता है कि उसने कितना बचाया, और आप बाद में गिन सकते हैं कि आपके ऑफ़रों ने कितना दिया। छूट और ऑफ़र चलाना बताता है कि यह गिनती क्यों मायने रखती है।
अगर आपकी दुकान सेल्स टैक्स या किसी और सरकारी व्यवस्था में रजिस्टर्ड है, तो बिल पर इनके अलावा और जानकारी, जैसे टैक्स नंबर, ज़रूरी हो सकती है। यह इस पर निर्भर है कि आप कहाँ कारोबार करते हैं, इसलिए देख लें कि आप पर क्या लागू होता है या अपने अकाउंटेंट से पूछें।
चीज़ों के ऐसे नाम जो ग्राहक पढ़ सके
चीज़ों वाली लाइनें रसीद का दिल हैं, और वे उतनी ही अच्छी होती हैं जितने उनके पीछे के प्रोडक्ट नाम।
जो नाम काउंटर पर आपको समझ आता है, वह घर जाकर काग़ज़ पर बेमतलब हो सकता है। "SHMP BL 200" एक कोड है। "शैम्पू नीला, 200 ml" एक चीज़ है। रसीद के अच्छे नाम कुछ आसान नियमों पर चलते हैं:
- पहले ब्रांड या क़िस्म, फिर साइज़ या वज़न। "कुकिंग ऑयल 1 लीटर", "चावल बासमती 5 kg"।
- वैरिएंट साफ़ लिखें। रंग, स्वाद या साइज़, ताकि बड़ा ख़रीदने वाले ग्राहक को बदली में छोटा न थमा दिया जाए।
- वही इकाई जिसमें चीज़ बिकी। अगर चावल वज़न से बिके, तो लाइन पर "2.5 kg" हो, "1" नहीं।
- कोई निजी कोड नहीं। आपके अंदरूनी शॉर्टकट स्टॉक रिकॉर्ड के लिए हैं, ग्राहक के बिल के लिए नहीं।
यह काम एक बार होता है, जब आप अपने प्रोडक्ट्स के नाम रखते हैं। प्रोडक्ट लिस्ट बनाना नाम रखने के बारे में और बताता है। उसके बाद हर रसीद काउंटर पर बिना किसी अतिरिक्त मेहनत के साफ़ आती है।
बिल नंबर जो कभी न दोहराएँ
बिल नंबर तभी काम का है जब उस पर भरोसा हो। तीन नियम उसे ऐसा रखते हैं।
- नंबर एक-एक करके बढ़ें और कभी शुरू से न हों। न हर दिन, न हर महीने। बिल 4,817 हमेशा के लिए एक ही बिक्री हो।
- रद्द बिल अपना नंबर रखता है। उसे रद्द लिखें और सँभालकर रखें। क्रम में ग़ायब नंबर ही वह ख़ाली जगह है जिसमें ऐसी बिक्री छिपती है जिसके पैसे मिले पर जो दर्ज नहीं हुई।
- हर काउंटर या बिल बुक का अपना क्रम। अगर दो लोग अलग-अलग बुक पर बिल बनाते हैं, तो हर बुक की अपनी सीरीज़ हो ताकि दो बिलों का एक नंबर न हो।
POS ऐप आपके लिए बिलों के नंबर ख़ुद लगाता है। काग़ज़ी बिल बुक में ऐसी बुक ख़रीदें जिनके पन्नों पर नंबर छपे हों, और कभी पन्ना न फाड़ें। बिगड़े बिल पर लकीर खींचें, "रद्द" लिखें और बुक में ही रहने दें।
प्रिंट की हुई रसीदें
छोटे काउंटर के लिए छोटा Bluetooth थर्मल प्रिंटर सबसे आम पसंद है। इसे स्याही नहीं चाहिए, यह तेज़ है, और काग़ज़ के पतले रोल पर छापता है। कुछ आदतें इसे ठीक चलाती रहती हैं।
- प्रिंटर के पास एक फ़ालतू रोल रखें। रोल हमेशा सबसे व्यस्त घंटे में ख़त्म होता है। डिब्बे के हिसाब से ख़रीदे रोल आमतौर पर प्रति रोल सस्ते भी पड़ते हैं।
- दुकान खोलते समय एक टेस्ट पर्ची छापें। सुबह के तीस सेकंड ख़त्म बैटरी या टूटा कनेक्शन पहले ग्राहक से पहले पकड़ लेते हैं।
- रोल गर्मी और धूप से दूर रखें। थर्मल काग़ज़ गर्म होकर काला पड़ जाता है या मिट जाता है, और मिटी हुई रसीद कोई सबूत नहीं। खिड़की की शेल्फ़ से काउंटर के नीचे की दराज़ बेहतर है।
- लेआउट साफ़ रखें। छोटा हेडर, हर चीज़ की एक लाइन, प्रिंटर इजाज़त दे तो कुल रक़म बड़े अक्षरों में, और नीचे दो-तीन लाइनें। बाँह जितनी लंबी रसीद बिना पढ़े फेंक दी जाती है।
प्रिंटर पर भरोसा करने से पहले देख लें कि वह आपकी भाषा ठीक छापता है। अगर आपकी रसीदें उर्दू, हिंदी या अरबी में हैं, तो असली प्रोडक्ट नामों के साथ टेस्ट बिल छापें और ध्यान से पढ़ें।
WhatsApp पर रसीदें
अब बहुत-से ग्राहक बिल अपने फ़ोन पर चाहते हैं, क्योंकि काग़ज़ की पर्चियाँ खो जाती हैं और मैसेज नहीं खोता। इससे आपके रोल भी बचते हैं। इसे ठीक से भेजने में थोड़ी सावधानी चाहिए।
- पहले पूछें। "बिल WhatsApp पर भेज दूँ?" कुछ ग्राहक नहीं चाहते कि दुकान के पास उनका नंबर हो, और यह उनका हक़ है।
- भेजने से पहले नंबर जाँचें। ग्राहक को नंबर पढ़कर सुनाएँ। ग़लत व्यक्ति को गया बिल किसी की ख़रीदारी अजनबी को दिखा देता है।
- असली बिल भेजें, स्क्रीन की फ़ोटो नहीं। ठीक-ठाक टेक्स्ट बिल या PDF पढ़ने में आसान है और घर के उस सदस्य को आगे भेजा जा सकता है जो भुगतान करता है।
- नंबर को किसी ऐसे काम में न लें जिस पर ग्राहक राज़ी न हुआ हो। बिल बिल है। अगर ऑफ़र भी भेजने हैं, तो अलग से पूछें, जैसा कि WhatsApp ऑर्डर वाला लेख बताता है।
WhatsApp का बिल आपकी कॉपी भी है। अगर बाद में ग्राहक कहे कि बिल ग़लत था, तो मैसेज दोनों के पढ़ने के लिए मौजूद है।
हाथ से लिखे बिल
बहुत-सी अच्छी दुकानें आज भी हाथ से बिल लिखती हैं, और हाथ का लिखा बिल भी छपे हुए जितना साफ़ हो सकता है। फ़र्क़ यह है कि हर लाइन सोच-समझकर लिखनी पड़ती है।
- कार्बन या डुप्लिकेट बिल बुक इस्तेमाल करें, ताकि हर दिए गए बिल की हूबहू कॉपी आपके पास रहे।
- दुकान का नाम और फ़ोन मुहर से लगाएँ, अगर बनवा सकें। समय बचता है और साफ़ लगता है।
- हर चीज़ अलग लाइन पर लिखें, मात्रा, दाम और उस लाइन की कुल रक़म के साथ, फिर कुल रक़म। "किराना, Rs 1,450" बिल नहीं है।
- कुल रक़म अंकों में लिखें, और बड़ी रक़म हो तो शब्दों में भी। शब्द बाद में बदलना अंकों से कहीं मुश्किल है।
- दस्तख़त या छोटे दस्तख़त करें, ख़ासकर जब एक से ज़्यादा लोग बिल लिखते हों।
अगर कभी-कभार साफ़, प्रिंट करने लायक़ बिल चाहिए, किसी बड़े ऑर्डर के लिए या उस ग्राहक के लिए जो पक्का बिल माँगे, तो मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर बिना किसी ऐप के आपकी अपनी जानकारी से बिल बना देता है।
उधार और आंशिक भुगतान की रसीदें
उधार की बिक्री को नक़द बिक्री से भी ज़्यादा रसीद की ज़रूरत है, क्योंकि ग्राहक बाद में चुकाएगा और दोनों को रक़म पर सहमत होना है।
उधार या आंशिक भुगतान वाली बिक्री की रसीद पर यह होना चाहिए:
- बिल की पूरी रक़म।
- आज चुकाई गई रक़म, अगर कुछ चुकाया।
- इस बिल की बाक़ी उधार रक़म।
कुछ दुकानें ग्राहक का दुकान के साथ कुल बक़ाया भी दिखाती हैं, जो नियमित ग्राहकों को हिसाब रखने में मदद करता है। जब ग्राहक बक़ाया चुकाने आए, तो उस भुगतान की भी रसीद दें। बिना रसीद का भुगतान ही उधार के ज़्यादातर झगड़ों की शुरुआत है। उधार खाते वाला लेख बताता है कि ख़ुद उधार को क़ाबू में कैसे रखें।
जिस ग्राहक के पास हर बिल और हर भुगतान की रसीद हो, वह देनी वाली रक़म पर कम ही बहस करता है। दोनों तरफ़ रसीद दें, हर बार।
अपनी कॉपियाँ सँभालना
रसीद की आपकी कॉपी ही वापसी, झगड़ों और आपकी अपनी जाँच को मुमकिन बनाती है।
- POS ऐप हर बिल ख़ुद सुरक्षित रखता है। बैकअप ज़रूर रखें, ताकि खोया या टूटा फ़ोन आपका रिकॉर्ड साथ न ले जाए।
- बिल बुक आपकी कॉपी है। भरी हुई बुकें क्रम से एक साथ रखें और कवर पर पहला और आख़िरी बिल नंबर और तारीख़ें लिखें।
- WhatsApp बिल चैट में रहते हैं, पर चैट डिलीट हो जाती हैं। उन्हें अपना इकलौता रिकॉर्ड न मानें।
टैक्स या सरकारी कामों के लिए कॉपियाँ कितने समय रखनी हैं, यह इस पर निर्भर है कि आप कहाँ कारोबार करते हैं। पक्का न हो तो अपने अकाउंटेंट से पूछें।
दुकानदारों के सवाल
क्या बहुत छोटी बिक्री पर भी रसीद देना ज़रूरी है?
फ़ैसला आपका है, पर बेहतर है हर बार पेश करें। बिस्कुट के एक पैकेट पर बहुत-से ग्राहक पर्ची से मना कर देंगे, और यह ठीक है। ज़रूरी यह है कि आपकी तरफ़ हर बिक्री दर्ज हो, चाहे ग्राहक काग़ज़ न ले।
क्या WhatsApp बिल प्रिंट किए बिल जितना अच्छा है?
ग्राहक के लिए आमतौर पर हाँ, और अक्सर बेहतर, क्योंकि वह न खोता है न मिटता है। आपके कारोबार की क़िस्म के सरकारी नियमों पर यह खरा उतरता है या नहीं, यह इस पर निर्भर है कि आप कहाँ कारोबार करते हैं, इसलिए अगर आप टैक्स में रजिस्टर्ड हैं तो देख लें कि आप पर क्या लागू होता है।
रसीद के नीचे क्या लिखूँ?
दो-तीन छोटी लाइनें: आपका वापसी या बदली का नियम, जैसे "इस बिल के साथ 7 दिन में बदली", धन्यवाद, और फिर से ऑर्डर करने का तरीक़ा। इतना छोटा रखें कि पढ़ा जाए। वापसी और बदली वाला लेख वापसी का नियम तय करने में मदद करता है।
ग्राहक की रसीद खो गई और वह कॉपी माँग रहा है। क्या करूँ?
बिल नंबर, तारीख़ या ग्राहक के नाम से बिक्री ढूँढें और कॉपी प्रिंट करें या भेज दें। हाथ का लिखा बिल हो तो अपनी डुप्लिकेट बुक से पढ़ लें। आपकी अपनी कॉपी इसीलिए मायने रखती है।
मेरा प्रिंटर हल्का छापता है और ग्राहक शिकायत करते हैं। क्या काग़ज़ की ग़लती है?
अक्सर हाँ। पुराने रोल, गर्म जगह रखे रोल और सस्ते रोल सब हल्का छापते हैं। पहले किसी दूसरे डिब्बे का नया रोल आज़माएँ। फिर भी हल्का हो तो देखें कि बैटरी चार्ज है, क्योंकि कुछ छोटे प्रिंटर बैटरी कम होने पर हल्का छापते हैं।
Saleva चेकआउट स्क्रीन से ही रसीद Bluetooth थर्मल प्रिंटर पर छापता है, वही बिल WhatsApp पर भेजता है या PDF के रूप में सेव करता है। शॉप प्रोफ़ाइल से आपकी दुकान का नाम, फ़ोन और पता हर रसीद पर आता है, उसी भाषा में जिस पर ऐप सेट है, और कोई भी पुराना बिल Sales history में इनवॉइस नंबर से ढूँढकर फिर से छापा या भेजा जा सकता है। शुरुआत करने की गाइड बताती है कि प्रिंटर सेटअप कहाँ है।
यह सब Saleva में
Saleva छोटी दुकानों के लिए मुफ़्त एंड्रॉइड पॉइंट ऑफ़ सेल ऐप है: बिक्री, स्टॉक, ग्राहकों का उधार, स्टाफ़ और ऑनलाइन दुकान का पेज। बेचने के लिए इंटरनेट की बिल्कुल ज़रूरत नहीं।