Stok

Menyusun daftar produk toko baru: nama, satuan, kategori, dan stok awal

Cara membangun daftar produk toko dari nol agar tetap berguna bertahun-tahun: memberi nama produk supaya barang yang benar yang ditagih, memilih satuan jual tiap barang, sedikit kategori, harga pokok, dan menghitung stok awal.

20 Oktober 2026 · 9 menit baca · Oleh Muhammad Ahmad

Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية

Rolling door sudah terbuka, rak sudah penuh, dan pembeli pertama minta sebungkus teh. Anda hafal harganya. Lalu pembeli kedua minta setengah kilo gula, satu sampo kecil, dan dua butir telur, dan Anda sadar bahwa seharian Anda akan menjumlahkan harga di kepala, tanpa tahu apa saja yang terjual saat toko tutup.

Setiap toko yang mencatat dimulai dari daftar produk. Ini pekerjaan paling membosankan di toko, dan justru inilah yang menentukan apakah semua yang datang sesudahnya berjalan. Daftar yang dibuat terburu-buru menghasilkan nota yang salah, angka stok yang tidak dipercaya siapa pun, dan laporan yang tidak berarti apa-apa. Daftar yang dibuat dengan beberapa aturan sederhana bertahan bertahun-tahun.

Artikel ini untuk toko baru, atau untuk toko lama yang baru pertama kali memindahkan catatannya ke kertas atau ponsel. Tujuannya daftar yang bisa Anda susun dalam beberapa malam dan tetap rapi tanpa susah payah.

Mulai dari yang laku, bukan dari semuanya

Kesalahan yang dilakukan kebanyakan orang adalah mencoba memasukkan setiap barang sebelum menjual apa pun. Toko kelontong kecil bisa dengan mudah punya seribu produk berbeda, dan mengetik semuanya sekaligus makan waktu berhari-hari. Pada akhirnya Anda lelah, nama-namanya tidak seragam, dan separuh harganya hanya tebakan.

Susunlah dalam tiga tahap:

1. Barang yang cepat laku dulu. Keliling toko dan pilih barang yang diminta pembeli setiap hari: susu, roti, telur, gula, teh, minyak goreng, tepung, sabun yang umum, dan minuman dingin. Di kebanyakan toko jumlahnya sekitar lima puluh sampai seratus barang, dan merekalah sebagian besar penjualan harian.
2. Satu rak setiap kali. Selama satu atau dua minggu berikutnya, ambil satu rak setiap malam dan masukkan semua yang ada di situ. Satu rak cukup kecil untuk diselesaikan dan diperiksa dengan benar.
3. Sisanya saat terjual. Barang yang laku dua kali sebulan bisa ditambahkan pertama kali ada pembeli yang membawanya ke kasir.

Nama dan harga yang salah paling merugikan pada barang yang cepat laku, jadi kerjakan selagi Anda masih segar.

Beri nama setiap produk dengan cara yang sama

Nama produk adalah cara Anda, dan siapa pun yang membantu Anda, menemukannya di kasir. Dua orang yang mencari barang yang sama harus mengetik beberapa huruf yang sama dan langsung menemukannya. Itu hanya terjadi kalau setiap nama mengikuti pola yang sama.

Pola yang cocok untuk kebanyakan toko adalah merek, lalu produk, lalu ukuran:

Nama merek di sini karangan; pakai nama yang ada di rak Anda sendiri.

Beberapa aturan menjaga pola itu:

• Selalu cantumkan ukuran di nama. Saat barang yang sama dijual dalam dua ukuran, ukuran di nama itulah yang mencegah barang yang salah tertagih. Yang 500 g dan yang 1 kg adalah dua produk, bukan satu.
• Tulis satuan dengan cara yang sama di mana pun. Pilih "ml", "L", "g", dan "kg" lalu pegang terus. "1 liter", "1L", dan "1 ltr" dalam satu daftar membuat pencarian lebih sulit.
• Pakai nama yang dipakai pembeli. Kalau semua orang di daerah Anda menyebut suatu produk dengan nama lokal, masukkan kata itu juga ke nama, supaya Anda menemukannya saat mereka menyebutnya.
• Jangan masukkan harga ke nama. "Biskuit 20" tidak lagi benar pada hari harganya berubah. Harga punya kolomnya sendiri.

Pilih satuan jual setiap produk

Setiap produk butuh satu jawaban jelas untuk pertanyaan "satu apa?" Kebanyakan masalah stok di toko baru datang dari tercampurnya satuan beli dengan satuan jual.

Di kebanyakan toko ada tiga jenis produk:

• Barang hitungan. Bungkus, botol, batang sabun, kaleng. Satuannya satu buah. Anda membelinya per karton, tetapi menjual dan menghitungnya per buah.
• Barang timbangan. Beras, kacang-kacangan, gula, tepung, dan apa pun yang Anda jual curah. Satuannya kilogram, harganya per kilo, dan dijual menurut berat. Jangan membuat satuan seperti "satu kantong" untuk barang curah yang dibeli pembeli dalam jumlah berbeda-beda; stok Anda tidak akan pernah cocok.
• Kemasan yang kadang dipecah. Selusin telur, satu strip tablet, satu pak korek api berisi sepuluh kotak. Tentukan mana yang lebih sering Anda jual. Kalau kebanyakan Anda menjual telur per butir, produknya satu butir telur dan selusin adalah dua belas. Kalau Anda hanya menjual per rak penuh, produknya adalah rak itu.

Apa pun pilihan Anda, catat stok awal dan setiap kiriman dalam satuan yang sama. Kalau produknya "satu buah" dan datang satu karton isi 24, Anda menambah 24, bukan 1. Satu aturan ini mencegah sebagian besar angka stok aneh yang muncul di toko baru pada bulan pertama.

Kalau Anda ragu ukuran kemasan mana yang lebih hemat saat membeli, kalkulator harga satuan membandingkannya per kilo atau per buah.

Buat kategori sedikit dan jelas

Kategori mengelompokkan produk supaya Anda lebih cepat menemukannya dan bisa melihat bagian toko mana yang menghasilkan. Kategori hanya membantu kalau jumlahnya sedikit dan setiap produk jelas masuk ke salah satunya.

Untuk toko kelontong, delapan sampai dua belas kategori biasanya sudah cukup. Misalnya:

• Susu dan roti
• Sembako (beras, tepung, kacang-kacangan, gula, minyak)
• Teh, kopi, dan minuman
• Biskuit, camilan, dan permen
• Bumbu dan perlengkapan masak
• Sabun, sampo, dan perawatan diri
• Kebersihan dan rumah tangga
• Perawatan bayi
• Alat tulis dan barang kecil

Beberapa aturan sederhana menjaga kategori tetap berguna:

• Ikuti rak Anda. Kalau toko ditata menurut jenis barang, kategorinya harus sama dengan raknya. Dengan begitu, menghitung stok per rak sama dengan menghitung per kategori.
• Satu produk, satu kategori. Kalau Anda bingung barang ini masuk ke mana, berarti kategorinya terlalu mirip. Gabungkan.
• Jangan buat kategori untuk satu produk. Kategori yang isinya hanya dua barang adalah tanda bahwa ia seharusnya bagian dari kategori yang lebih besar.
• Hindari "Lain-lain". Kategori "Lain-lain" terus membesar sampai separuh toko ada di dalamnya. Masukkan barang ke kategori nyata yang paling dekat.

Catat harga pokok setiap produk

Daftar yang hanya berisi harga jual memberi tahu berapa yang Anda jual. Daftar yang juga berisi harga pokok memberi tahu berapa yang Anda hasilkan, dan itulah angka yang sebenarnya penting.

Masukkan harga pokok setiap produk saat menambahkannya. Ambil dari nota pemasok terbaru, dihitung per satuan. Kalau satu karton isi 24 botol harganya Rs 1,200, harga pokok satu botol adalah Rs 50. Angka-angka ini hanya contoh.

Kalau nota tidak memudahkan:

• Barang bonus dalam karton. Kalau pemasok memberi 25 dengan harga 24, bagi dengan 25, bukan 24. Harga pokok Anda per buah sebenarnya lebih rendah.
• Ongkos angkut. Kalau Anda membayar becak atau ojek untuk membawa barang dari pasar, sebarkan biaya itu ke barang yang dibawa. Itu bagian dari harga pokok barang.
• Tidak ada nota sama sekali. Tulis angka perkiraan terbaik yang jujur dan tandai untuk diperiksa. Harga pokok kasar lebih berguna daripada kosong, asalkan Anda membetulkannya pada kiriman berikutnya.

Harga jual datang setelah harga pokok. Kalau Anda belum menetapkan harga, cara menentukan harga produk membahas margin, pembulatan, dan barang curah, dan kalkulator margin keuntungan memeriksa angkanya untuk satu produk mana pun.

Hitung stok awal sekali, dengan benar

Daftar produk mengatakan apa yang Anda jual. Stok awal mengatakan berapa banyak yang Anda punya pada hari pertama. Setiap angka stok sesudahnya dihitung dari titik awal ini, jadi harus dihitung, bukan ditebak.

Kerjakan dalam sekali duduk, saat toko tutup, rak demi rak:

• Hitung per buah, bukan per karton, kecuali kartonnya masih tersegel dan jumlahnya tercetak di situ.
• Timbang barang curah dengan timbangan Anda sendiri dan tulis beratnya dalam kilogram.
• Hitung gudang juga. Karton di belakang adalah bagian dari stok.
• Pisahkan yang rusak atau kedaluwarsa. Taruh di kotak bertanda "tidak dijual" dan putuskan nanti mau diapakan. Barang itu tidak boleh masuk daftar sebagai stok yang bisa dijual.

Kalau Anda memasukkan daftar di ponsel, masukkan hitungan setiap rak tepat setelah rak itu dihitung, supaya kalau malamnya belum selesai pun rak yang sudah dikerjakan tetap lengkap. Panduan stok opname penuh berisi lebih banyak soal mengatur penghitungan, dan itu berlaku juga untuk hitungan yang paling pertama.

Begitu stok awal masuk, kebiasaan terpenting dimulai: setiap kiriman dicatat pada hari datangnya, dan setiap penjualan lewat kasir. Kalau salah satunya terlewat, hitungan awal tadi sia-sia dalam sebulan.

Label dan barcode: putuskan sejak awal

Sebagian besar barang kemasan sudah punya barcode. Kalau Anda berencana memindai di kasir, paling mudah memindai kode setiap produk saat menambahkannya, daripada kembali lagi nanti.

Produk tanpa barcode bisa dijual dengan nama atau dicetakkan label sendiri. Pembuat label barcode mencetak label sederhana dari komputer mana pun. Ada penjelasan lebih lanjut soal apa yang perlu dipindai dan apa yang dilewati di pemindaian barcode untuk toko kecil.

Bagaimanapun, pegang satu aturan: satu kode berarti tepat satu produk. Kalau dua produk berbeda ternyata punya kode yang sama, anggap salah satunya tanpa barcode dan jual dengan nama.

Jaga daftar tetap rapi setelah minggu pertama

Daftar produk tidak rapi dengan sendirinya. Beberapa menit seminggu menjaganya tetap rapi:

• Betulkan nama begitu Anda melihat kesalahannya. Nama salah ketik yang Anda biarkan hari ini akan dicari dengan salah seratus kali.
• Perbarui harga pokok setiap ada kiriman, terutama saat pemasok menaikkan harga.
• Gabungkan yang dobel. Kalau produk yang sama tercatat dua kali dengan nama yang sedikit berbeda, simpan satu, pindahkan stoknya ke situ, dan hapus yang lain.
• Hapus produk yang tidak lagi Anda jual supaya tidak mengganggu pencarian.
• Tetapkan stok minimum untuk barang yang cepat laku setelah Anda tahu seberapa cepat perputarannya. Batas pemesanan ulang menjelaskan cara memilih angkanya.

Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko

Berapa lama menyusun daftar produk?

Untuk toko kelontong kecil, barang yang cepat laku biasanya bisa dimasukkan dalam satu malam, dan sisa toko dalam satu atau dua minggu dengan satu jam setiap malam. Menyusunnya bertahap berarti Anda bisa mulai berjualan dengan catatan sejak hari pertama, tanpa menunggu daftarnya lengkap.

Apakah setiap rasa atau warna harus jadi produk terpisah?

Kalau Anda perlu tahu berapa jumlah masing-masing, ya. Sampo yang dijual dalam dua aroma dan Anda isi ulang secara terpisah sebaiknya jadi dua produk. Kalau Anda tidak pernah peduli rasa mana yang laku dan mengisinya bersama-sama, satu produk lebih sederhana. Toko pakaian atau sepatu biasanya memperlakukan ukuran dan warna sebagai varian dari satu produk, bukan barang terpisah.

Bagaimana kalau saya tidak tahu harga pokok stok lama?

Pakai harga pokok dari nota terbaru untuk produk yang sama, atau perkiraan terbaik Anda yang jujur, lalu tandai untuk diperiksa. Saat kiriman berikutnya datang, ganti dengan angka sebenarnya. Perkiraan yang mendekati pada hari pertama jauh lebih baik daripada membiarkan harga pokok kosong, karena tanpanya Anda sama sekali tidak bisa melihat untung.

Pemasok saya menjual per karton, tetapi saya menjual per buah. Bagaimana mencatatnya?

Jadikan produknya satu buah. Saat karton datang, tambahkan jumlah buah di dalamnya ke stok, dan hitung harga pokok per buah dari harga karton. Memakai satu satuan untuk membeli, menghitung, dan menjual itulah yang menjaga angka stok tetap jujur.

Bolehkah saya mulai berjualan sebelum daftarnya selesai?

Boleh, dan memang sebaiknya begitu. Masukkan barang yang cepat laku dulu dan mulai menagihnya lewat kasir. Produk yang belum ada di daftar bisa ditambahkan pertama kali ada pembeli yang membelinya. Menunggu sampai semua barang masuk hanya menunda kebiasaan yang paling penting.

Saleva dibuat supaya daftar bisa bertambah sambil Anda berjualan. Sebuah produk hanya butuh nama dan harga jual untuk mulai, barcode yang belum dikenal aplikasi bisa langsung dijadikan produk baru di kasir, dan kamera bisa membaca nama dan ukuran produk dari kemasannya atau mengubah nota pemasok menjadi draf pembelian. Panduan produk dan stok menunjukkan letak masing-masing fitur ini.

Baca juga

StokScan barcode di toko kecil: apa yang perlu di-scan, apa yang dilewatiKaryawanMencegah kesalahan dan pencurian di kasir: lima pemeriksaan kecil yang hanya makan sepuluh menit sehariStokStok mati: cara menghabiskan barang yang berbulan-bulan tidak laku