Stok

Stok apotek: nomor batch, tanggal kedaluwarsa, dan retur ke distributor

Rutinitas praktis untuk apotek atau toko obat kecil: mencatat nomor batch dan tanggal kedaluwarsa saat barang datang, daftar bulanan obat yang mendekati kedaluwarsa, memisahkan stok kedaluwarsa, dan mengirim retur ke distributor dengan dokumen yang membuatnya diterima.

1 November 2026 · 8 menit baca · Oleh Muhammad Ahmad

Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية

Orang dari distributor datang pada hari biasanya, dan Anda menyerahkan satu kardus stok yang masa pakainya tinggal sedikit. Dia memeriksanya, menyisihkan empat kotak, lalu berkata, "Yang ini bukan dari kami. Dan yang ini sudah kedaluwarsa bulan Maret. Batas klaimnya tiga bulan." Anda tahu empat kotak itu dibeli dari suatu tempat. Anda tidak tahu dari mana. Kotak yang kedaluwarsa itu sudah terselip di belakang kotak yang lebih baru sejak musim semi.

Kardus itu adalah uang. Tidak banyak dalam satu kunjungan, tetapi terjadi setiap bulan, di setiap apotek yang mencatat stok hanya berdasarkan nama obat. Solusinya bukan rak baru atau karyawan tambahan. Solusinya adalah mencatat dua hal kecil, batch dan tanggal kedaluwarsa, saat barang masuk, lalu memeriksanya pada hari yang sama setiap bulan.

Artikel ini membahas catatan stok apotek: batch, tanggal kedaluwarsa, dan retur ke distributor. Artikel ini tidak membahas apa yang boleh dijual, kepada siapa, atau dengan resep apa. Aturan itu bergantung pada tempat Anda berusaha dan pada tenaga ahli yang bertanggung jawab atas konter Anda, jadi ikuti aturan yang berlaku bagi Anda.

Mengapa apotek butuh lebih dari sekadar hitungan stok

Di toko kelontong, sekotak teh ya sekotak teh. Di apotek, dua kotak tablet yang sama di rak yang sama bisa jadi stok yang berbeda. Bisa saja keduanya dari batch berbeda, tanggal kedaluwarsanya berselisih delapan bulan, dan dibeli dari dua distributor berbeda dengan dua harga berbeda.

Hitungan stok berdasarkan nama obat memberi tahu bahwa Anda punya enam kotak. Hitungan itu tidak memberi tahu:

• Mana dari enam kotak itu yang kedaluwarsa lebih dulu, jadi mana yang harus keluar berikutnya.
• Distributor mana yang memasok setiap kotak, jadi siapa yang mau menerima returnya.
• Batch berapa itu, kalau distributor atau perusahaan meminta satu batch ditarik dari penjualan.

Aturan umum "yang lebih dulu kedaluwarsa, lebih dulu keluar" dibahas di artikel kerugian stok. Artikel ini membahas catatan yang membuat aturan itu bisa dijalankan di seluruh apotek, bukan hanya di satu rak.

Catat batch dan tanggal kedaluwarsa saat barang datang

Semua hal lain dalam rutinitas ini bergantung pada satu kebiasaan: nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dicatat saat kiriman diperiksa, bukan nanti.

Saat kiriman datang, cocokkan dengan faktur distributor baris demi baris, seperti pembelian lainnya. Memeriksa jumlah dan harga dibahas di artikel pembelian dari pemasok. Untuk apotek, tambahkan tiga pemeriksaan lagi di setiap baris:

1. Nomor batch. Baca dari kotaknya langsung, bukan hanya dari faktur. Faktur kadang mencantumkan batch yang salah, dan kotak itulah yang nanti Anda retur.
2. Tanggal kedaluwarsa. Juga dari kotaknya. Catat bulan dan tahunnya.
3. Sisa masa pakai. Bandingkan tanggal kedaluwarsa dengan tanggal hari ini. Sepakati dengan setiap distributor berapa sisa masa pakai minimum untuk obat yang lambat laku, dan tolak baris yang datang di bawah itu.

Lalu catat setiap baris dengan batch dan tanggal kedaluwarsanya, berikut nama distributor dan nomor fakturnya. Kalau obat yang sama datang dalam dua batch di satu kiriman, itu dua baris, bukan satu.

Simpan juga faktur distributor, diurutkan menurut distributor dan tanggal. Saat Anda mengajukan retur berbulan-bulan kemudian, faktur itulah yang membuktikan Anda membeli batch tersebut dari mereka.

Pilih satu satuan dan pakai terus

Obat dibeli dalam satu satuan dan sering dijual dalam satuan lain. Satu karton berisi kotak, satu kotak berisi strip, dan sebagian apotek menjual per strip. Kalau catatan Anda mencampur satuan-satuan ini, daftar kedaluwarsa dan hitungan stok Anda sama-sama akan salah.

Pilih satu satuan stok untuk setiap obat dan gunakan di mana-mana:

Ini hanya contoh. Aturannya sederhana: satuan stok adalah satuan terkecil yang Anda jual. Kiriman 2 kotak isi 10 strip masuk stok sebagai 20 strip. Pembeli yang mengambil satu kotak utuh mengurangi stok 10 strip. Dengan begitu catatan Anda sama dengan isi rak, dan daftar obat yang mendekati kedaluwarsa menunjukkan dengan tepat berapa strip yang berisiko.

Atur rak menurut tanggal kedaluwarsa, bukan menurut kedatangan

Catatan hanya berguna kalau rak mengikutinya. Dua kebiasaan menjaga keduanya tetap sejalan.

• Yang paling dulu kedaluwarsa selalu di depan. Saat mengisi rak, periksa tanggalnya dan taruh yang paling dulu kedaluwarsa di depan, meskipun datangnya paling akhir. Kiriman yang lebih baru bisa membawa tanggal yang lebih awal.
• Satu batch, satu tempat. Kumpulkan kotak dari batch yang sama. Saat distributor menanyakan satu batch, Anda ingin menemukan semua kotaknya sekaligus.

Stiker kecil di tepi rak yang menunjukkan bulan kedaluwarsa paling awal di rak itu membantu siapa pun yang mengisi rak. Stiker itu juga membuat sekali lihat sepanjang rak menjadi pemeriksaan tanggal yang cepat.

Simpan semuanya sesuai petunjuk di kemasan. Sebagian produk punya petunjuk penyimpanan di kemasannya, dan petunjuk itu berlaku di toko Anda sama seperti di mana pun. Kalau Anda ragu apa yang berlaku untuk suatu produk, tanyakan ke distributor atau perusahaannya.

Daftar bulanan obat yang mendekati kedaluwarsa

Sebulan sekali, pada hari yang tetap, buat daftar semua yang akan kedaluwarsa dalam tiga bulan ke depan. Tanggal satu mudah diingat. Daftar ini adalah sepuluh menit paling berharga dalam sebulan bagi sebuah apotek.

Untuk setiap baris, tulis:

• Nama obat dan satuan stoknya
• Nomor batch
• Bulan kedaluwarsa
• Jumlah yang ada
• Distributor yang memasoknya
• Aturan retur distributor itu untuk stok yang mendekati kedaluwarsa

Lalu bagi daftar itu menjadi tiga kelompok.

1. Bisa diretur sekarang. Distributor menerima kembali stok yang mendekati kedaluwarsa dalam jangka waktu yang masih Anda penuhi. Barang ini masuk kardus retur minggu ini.
2. Akan terjual tepat waktu. Obat ini cukup laku sehingga jumlah yang ada akan habis sebelum tanggalnya. Taruh di depan dan biarkan.
3. Berisiko. Tidak akan terjual tepat waktu dan distributor tidak mau menerimanya kembali. Putuskan sekarang: minta tukar ke distributor, tawarkan ke toko lain yang lebih banyak menjualnya, atau rencanakan untuk menghapusnya dari stok.

Hitung jumlah yang ada untuk kelompok berisiko sambil membuat daftar. Lembar hitung stok gratis bisa mencetak formulir rapi untuk itu kalau Anda bekerja di kertas.

Retur ke distributor yang diterima

Sebagian besar distributor menerima kembali sebagian stok yang mendekati kedaluwarsa atau sudah kedaluwarsa, dengan aturan yang berbeda-beda. Retur ditolak karena alasan yang itu-itu saja: tidak dibeli dari mereka, sudah lewat batas waktunya, rusak, atau tidak ada dokumennya. Keempatnya bisa Anda cegah.

Ketahui aturan setiap distributor. Tanyakan sekali ke setiap distributor tetap, lalu catat jawabannya di buku pemasok atau di aplikasi:

• Apakah mereka menerima stok yang mendekati kedaluwarsa, yang sudah kedaluwarsa, atau keduanya?
• Berapa bulan sebelum atau sesudah tanggal kedaluwarsa?
• Apakah mereka memberi nota kredit, uang tunai, atau barang pengganti?
• Apakah mereka butuh nomor faktur aslinya?

Siapkan retur sebelum kunjungan. Masukkan kotak-kotak ke dalam kardus beserta nota retur di dalamnya. Nota itu mencantumkan setiap baris: obat, batch, tanggal kedaluwarsa, jumlah, dan nomor faktur pembeliannya. Simpan salinannya.

Minta tanda terima kardus yang ditandatangani. Saat perwakilan distributor mengambil kardus, minta dia menandatangani dan memberi tanggal pada salinan nota retur Anda. Kardus retur yang keluar dari toko tanpa tanda tangan mudah hilang jejaknya, di kedua pihak.

Tagih kreditnya. Catat kredit yang diharapkan di akun distributor itu. Saat nota kredit datang, centang. Kalau sebulan belum datang, tanyakan. Nota kredit yang tidak pernah ditagih adalah uang yang sudah sekali Anda relakan.

Pisahkan stok kedaluwarsa dan rusak

Stok kedaluwarsa dan kotak yang rusak tidak boleh ada di rak jual, bahkan sehari pun selagi Anda memutuskan apa yang akan dilakukan.

• Satu kardus bertanda, jauh dari area pembeli. Beri label jelas "Tidak dijual". Semua yang kedaluwarsa, rusak, atau menunggu retur langsung masuk ke sana begitu ditemukan.
• Keluarkan juga dari stok jual di catatan Anda. Catat jumlahnya sebagai penyesuaian dengan alasannya, kedaluwarsa atau rusak, supaya hitungan stok tidak lagi memasukkannya.
• Pisahkan yang bisa diretur dari yang tidak. Di dalam kardus, pisahkan barang yang menunggu distributor dari barang yang akan dimusnahkan.
• Musnahkan sisanya dengan benar. Cara memusnahkan obat kedaluwarsa bergantung pada tempat Anda berusaha. Tanyakan ke distributor atau instansi setempat apa yang berlaku bagi Anda, dan catat apa yang dimusnahkan serta kapan.

Saat distributor atau perusahaan memberi tahu bahwa batch tertentu ditarik, cari semua kotaknya hari itu juga dengan catatan batch Anda, pindahkan dari rak ke kardus ini, dan ikuti petunjuk mereka untuk mengembalikannya.

Pertanyaan yang sering diajukan pemilik apotek

Faktur distributor saya tidak mencantumkan nomor batch. Apa yang harus saya lakukan?

Tulis sendiri batch dari kotaknya saat memeriksa kiriman, di faktur atau di catatan Anda. Lalu minta distributor mencantumkan batch di faktur berikutnya. Banyak yang mau, begitu mereka tahu toko Anda memeriksanya. Apa pun itu, batch di kotaklah yang menentukan saat retur.

Seberapa jauh ke depan daftar obat yang mendekati kedaluwarsa harus melihat?

Tiga bulan cocok untuk kebanyakan apotek kecil, karena memberi waktu untuk menjual stok yang lambat laku atau meretur dalam batas waktu kebanyakan distributor. Kalau batas waktu suatu distributor lebih panjang, lihat lebih jauh untuk produk mereka. Untuk obat yang cepat laku, jangka yang lebih pendek pun cukup, karena akan habis jauh sebelum tanggalnya.

Pembeli ingin strip dengan tanggal kedaluwarsa paling lama. Apakah itu wajar?

Pembeli memang sering memeriksa tanggal, dan itu tidak salah. Kalau stok di depan masih punya sisa waktu yang wajar, tawarkan itu dulu dan jelaskan bahwa tanggalnya masih jauh. Kalau pembeli tetap ingin tanggal yang lebih lama dan Anda punya, biasanya lebih baik mempertahankan pembeli daripada memenangkan perdebatan. Pastikan saja kotak yang lebih awal tetap di depan untuk penjualan berikutnya.

Bagaimana memulai kalau stok saya sekarang sama sekali tidak punya catatan batch?

Jangan mencoba membereskan semuanya dalam satu malam. Mulai besok, catat batch dan tanggal kedaluwarsa untuk setiap kiriman baru. Lalu dalam dua atau tiga minggu, catat batch dan tanggal kedaluwarsa stok yang ada satu rak demi satu rak, dimulai dari yang paling lambat laku, karena itulah yang paling mungkin kedaluwarsa. Stok opname dalam satu malam menjelaskan cara mengatur hitungan penuh kalau Anda lebih suka menyelesaikannya sekaligus.

Haruskah saya tetap menyimpan catatan kertas selain aplikasi?

Simpan faktur distributor dan nota retur yang sudah ditandatangani dalam bentuk kertas, diurutkan menurut distributor, karena itulah yang akan diminta distributor. Stok harian, batch, dan daftar kedaluwarsa lebih mudah disimpan di aplikasi, tempat semuanya bisa dicari dan diurutkan.

Saleva punya pengaturan apotek yang menambahkan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa ke formulir produk, menjual batch tertua lebih dulu, dan memberi peringatan untuk stok kedaluwarsa. Kiriman bisa dimasukkan dari foto faktur distributor, sehingga stok, harga beli, dan buku besar pemasok Anda benar sekaligus. Panduan produk dan stok menunjukkan tempat menyalakan kolom apotek.

Baca juga

StokScan barcode di toko kecil: apa yang perlu di-scan, apa yang dilewatiKaryawanMencegah kesalahan dan pencurian di kasir: lima pemeriksaan kecil yang hanya makan sepuluh menit sehariStokStok mati: cara menghabiskan barang yang berbulan-bulan tidak laku