स्टॉक

मेडिकल स्टोर का स्टॉक: बैच, एक्सपायरी की तारीखें और डिस्ट्रीब्यूटर को वापसी

छोटे मेडिकल स्टोर या फार्मेसी काउंटर के लिए एक व्यावहारिक तरीका: माल आते समय बैच नंबर और एक्सपायरी लिखना, हर महीने जल्द एक्सपायर होने वाले माल की सूची, एक्सपायर माल को अलग रखना, और डिस्ट्रीब्यूटर को ऐसे कागज़ों के साथ वापसी भेजना जो मंज़ूर हो जाए।

1 नवंबर 2026 · पढ़ने का समय 10 मिनट · Muhammad Ahmad

दूसरी भाषाओं में: English · اردو · العربية · Bahasa Indonesia

डिस्ट्रीब्यूटर का आदमी अपने तय दिन आता है और आप उसे कम मियाद वाले माल का एक कार्टन देते हैं। वह उसे देखता है, चार डिब्बे अलग रखता है और कहता है, "ये हमारे नहीं हैं। और यह मार्च में एक्सपायर हो चुका है। क्लेम की मियाद तीन महीने थी।" आप जानते हैं कि वे चार डिब्बे कहीं से तो खरीदे थे। कहाँ से, यह याद नहीं। एक्सपायर वाला डिब्बा वसंत से एक नए डिब्बे के पीछे पड़ा था।

वह कार्टन पैसा है। किसी एक बार में बहुत बड़ी रकम नहीं, लेकिन हर महीने, हर उस मेडिकल स्टोर में जो स्टॉक सिर्फ़ दवा के नाम से रखता है। इसका इलाज नई शेल्फ या ज़्यादा स्टाफ़ नहीं है। इलाज यह है कि माल आते ही दो छोटी चीज़ें लिख ली जाएँ, बैच और एक्सपायरी, और फिर हर महीने एक तय दिन उन पर नज़र डाली जाए।

यह लेख मेडिकल स्टोर के स्टॉक के रिकॉर्ड के बारे में है: बैच, एक्सपायरी की तारीखें और डिस्ट्रीब्यूटर को वापसी। इसमें यह बात नहीं है कि क्या बेचा जा सकता है, किसे, और किस पर्चे के साथ। ये नियम उस जगह पर निर्भर हैं जहाँ आप कारोबार करते हैं और आपके काउंटर के ज़िम्मेदार योग्य व्यक्ति पर, इसलिए जो नियम आप पर लागू हों उनका पालन करें।

मेडिकल स्टोर के लिए सिर्फ़ स्टॉक गिनती काफ़ी क्यों नहीं

किराने की दुकान में चाय का डिब्बा चाय का डिब्बा है। मेडिकल स्टोर में एक ही शेल्फ पर एक ही गोली के दो डिब्बे अलग-अलग स्टॉक हो सकते हैं। हो सकता है वे अलग बैच के हों, उनकी एक्सपायरी में आठ महीने का फ़र्क हो, और वे दो अलग डिस्ट्रीब्यूटरों से दो अलग रेट पर खरीदे गए हों।

दवा के नाम से स्टॉक गिनती बताती है कि आपके पास छह डिब्बे हैं। यह नहीं बताती कि:

• छह में से कौन सा पहले एक्सपायर होगा, यानी अगला कौन सा निकलना चाहिए।
• हर डिब्बा किस डिस्ट्रीब्यूटर ने दिया, यानी वापसी कौन लेगा।
• वह कौन सा बैच था, अगर डिस्ट्रीब्यूटर या कंपनी किसी एक बैच को बिक्री से हटाने को कहे।

जिसकी एक्सपायरी पहले, वह पहले निकले, इस आम नियम की बात स्टॉक के नुकसान वाले लेख में है। यह लेख उन रिकॉर्ड के बारे में है जो इस नियम को सिर्फ़ एक शेल्फ पर नहीं, पूरे मेडिकल स्टोर पर लागू करना मुमकिन बनाते हैं।

माल आते समय बैच और एक्सपायरी लिखें

इस तरीके की हर चीज़ एक आदत पर टिकी है: बैच नंबर और एक्सपायरी की तारीख उसी समय लिखी जाए जब माल चेक हो रहा हो, बाद में नहीं।

जब माल आए तो उसे डिस्ट्रीब्यूटर के बिल से एक-एक लाइन मिलाकर चेक करें, जैसे किसी भी खरीद को करते हैं। मात्रा और रेट चेक करने की बात सप्लायर से खरीद वाले लेख में है। मेडिकल स्टोर के लिए हर लाइन पर तीन चीज़ें और देखें:

1. बैच नंबर। इसे खुद डिब्बे से पढ़ें, सिर्फ़ बिल से नहीं। बिल पर कभी गलत बैच लिखा होता है, और वापस आप डिब्बा ही करेंगे।
2. एक्सपायरी की तारीख। यह भी डिब्बे से। महीना और साल लिख लें।
3. बची हुई मियाद। एक्सपायरी को आज की तारीख से मिलाएँ। हर डिस्ट्रीब्यूटर से तय कर लें कि कम बिकने वाली दवाओं की कम से कम कितनी मियाद बाकी होनी चाहिए, और उससे कम मियाद वाली लाइनें लौटा दें।

फिर हर लाइन उसके बैच और एक्सपायरी के साथ, डिस्ट्रीब्यूटर और बिल नंबर के हिसाब से दर्ज करें। अगर एक ही दवा एक ही खेप में दो बैच में आए तो वह दो लाइनें हैं, एक नहीं।

डिस्ट्रीब्यूटर का बिल भी संभालकर रखें, डिस्ट्रीब्यूटर और तारीख के हिसाब से फ़ाइल करके। महीनों बाद जब आप वापसी का क्लेम करेंगे तो यही बिल साबित करेगा कि वह बैच आपने उन्हीं से खरीदा था।

एक इकाई चुनें और उसी पर टिके रहें

दवा एक इकाई में खरीदी जाती है और अक्सर दूसरी में बिकती है। कार्टन में डिब्बे होते हैं, डिब्बे में पत्ते होते हैं, और कुछ काउंटर एक पत्ता भी बेचते हैं। अगर आपके रिकॉर्ड में ये आपस में मिल जाएँ तो आपकी एक्सपायरी की सूची और स्टॉक गिनती दोनों गलत होंगी।

हर दवा के लिए स्टॉक की एक इकाई चुनें और हर जगह वही इस्तेमाल करें:

ये उदाहरण हैं। नियम बस इतना है कि स्टॉक की इकाई वह सबसे छोटी इकाई हो जो आप बेचते हैं। 10 पत्तों वाले 2 डिब्बों की खेप स्टॉक में 20 पत्तों के रूप में जाएगी। जो ग्राहक पूरा डिब्बा ले, वह स्टॉक से 10 पत्ते कम करेगा। तब आपका रिकॉर्ड शेल्फ से मिलेगा, और जल्द एक्सपायर होने वाले माल की सूची ठीक-ठीक बताएगी कि कितने पत्ते खतरे में हैं।

शेल्फ एक्सपायरी के हिसाब से लगाएँ, आने के हिसाब से नहीं

रिकॉर्ड तभी काम आता है जब शेल्फ उसके मुताबिक हो। दो आदतें दोनों को साथ रखती हैं।

• जिसकी एक्सपायरी पहले, वह हमेशा आगे। माल लगाते समय तारीखें देखें और सबसे पहले एक्सपायर होने वाला आगे रखें, चाहे वह सबसे आखिर में आया हो। बाद वाली खेप में पहले की तारीख भी हो सकती है।
• एक बैच, एक जगह। एक ही बैच के डिब्बे साथ रखें। जब डिस्ट्रीब्यूटर किसी बैच के बारे में पूछे तो आप उसका हर डिब्बा एक ही बार में ढूँढ सकें।

शेल्फ के किनारे पर एक छोटा स्टिकर, जिस पर उस शेल्फ की सबसे नज़दीकी एक्सपायरी का महीना लिखा हो, माल लगाने वाले की मदद करता है। इससे शेल्फों पर एक नज़र डालना भी तारीखों की झटपट जाँच बन जाता है।

हर चीज़ वैसे रखें जैसे डिब्बे पर लिखा है। कुछ चीज़ों के पैक पर रखने के निर्देश होते हैं, और वे आपकी दुकान में भी उतने ही लागू हैं जितने कहीं और। अगर किसी दवा के बारे में पक्का न हो तो डिस्ट्रीब्यूटर या कंपनी से पूछ लें।

हर महीने जल्द एक्सपायर होने वाले माल की सूची

महीने में एक बार, एक तय दिन, उन सब चीज़ों की सूची बनाएँ जो अगले तीन महीनों में एक्सपायर हो रही हैं। महीने की पहली तारीख याद रखना आसान है। यह सूची मेडिकल स्टोर के महीने के सबसे कीमती दस मिनट हैं।

हर लाइन के लिए लिखें:

• दवा का नाम और स्टॉक की इकाई
• बैच नंबर
• एक्सपायरी का महीना
• मौजूद मात्रा
• किस डिस्ट्रीब्यूटर ने दी
• जल्द एक्सपायर होने वाले माल पर उस डिस्ट्रीब्यूटर का वापसी का नियम

फिर सूची को तीन हिस्सों में बाँटें।

1. अभी लौटाया जा सकता है। डिस्ट्रीब्यूटर जल्द एक्सपायर होने वाला माल एक मियाद के भीतर वापस लेता है और आप अभी उस मियाद में हैं। ये इसी हफ़्ते वापसी के कार्टन में जाएँ।
2. समय पर बिक जाएगा। आप इसे इतना बेचते हैं कि मौजूद मात्रा तारीख से पहले निकल जाएगी। इसे आगे रखें और छोड़ दें।
3. खतरे में। यह समय पर नहीं बिकेगा और डिस्ट्रीब्यूटर वापस नहीं लेगा। अभी फ़ैसला करें: डिस्ट्रीब्यूटर से बदलने को कहें, किसी ऐसी दुकान को दें जहाँ यह ज़्यादा बिकता है, या इसे नुकसान में लिखने की तैयारी करें।

सूची बनाते हुए खतरे वाले हिस्से की मौजूद मात्रा गिन लें। अगर आप कागज़ पर काम करते हैं तो मुफ़्त स्टॉक गिनती शीट इसके लिए साफ़ फ़ॉर्म प्रिंट कर देती है।

डिस्ट्रीब्यूटर को ऐसी वापसी जो मंज़ूर हो

ज़्यादातर डिस्ट्रीब्यूटर कुछ जल्द एक्सपायर होने वाला या एक्सपायर माल वापस लेते हैं, ऐसे नियमों के साथ जो हर एक के अलग होते हैं। वापसी बार-बार उन्हीं कुछ वजहों से ठुकराई जाती है: माल उनसे नहीं खरीदा गया था, मियाद निकल चुकी है, माल खराब है, या कोई कागज़ नहीं है। आप चारों को रोक सकते हैं।

हर डिस्ट्रीब्यूटर के नियम जानें। हर नियमित डिस्ट्रीब्यूटर से एक बार पूछें, और जवाब अपनी सप्लायर वाली कॉपी या ऐप में लिख लें:

• क्या वे जल्द एक्सपायर होने वाला माल लेते हैं, एक्सपायर माल, या दोनों?
• एक्सपायरी से कितने महीने पहले या बाद तक?
• क्या वे क्रेडिट नोट देते हैं, नकद, या बदले में माल?
• क्या उन्हें असली बिल नंबर चाहिए?

वापसी उनके आने से पहले तैयार रखें। डिब्बे एक कार्टन में रखें और अंदर वापसी की पर्ची डालें। पर्ची पर हर लाइन हो: दवा, बैच, एक्सपायरी, मात्रा और वह बिल नंबर जिस पर यह खरीदी गई। एक कॉपी अपने पास रखें।

कार्टन की दस्तखत वाली रसीद लें। जब डिस्ट्रीब्यूटर का प्रतिनिधि कार्टन ले तो उससे वापसी की पर्ची की अपनी कॉपी पर दस्तखत और तारीख लिखवाएँ। जो कार्टन बिना दस्तखत के दुकान से निकल जाए, उसका हिसाब दोनों तरफ़ आसानी से खो जाता है।

क्रेडिट का पीछा करें। उम्मीद वाला क्रेडिट उस डिस्ट्रीब्यूटर के खाते में लिख लें। जब क्रेडिट नोट आए तो उस पर निशान लगा दें। एक महीने बाद भी न आए तो पूछें। जो क्रेडिट नोट कभी वसूल न हों, वे ऐसा पैसा हैं जो आप एक बार पहले ही छोड़ चुके हैं।

एक्सपायर और खराब माल अलग रखें

एक्सपायर माल और खराब डिब्बे कभी बेचने वाली शेल्फ पर नहीं होने चाहिए, एक दिन के लिए भी नहीं जब तक आप फ़ैसला कर रहे हों।

• एक निशान लगा कार्टन, ग्राहकों की जगह से दूर। उस पर साफ़ लिखें "बिक्री के लिए नहीं"। जो कुछ एक्सपायर, खराब या वापसी के इंतज़ार में हो, मिलते ही उसमें जाए।
• रिकॉर्ड में भी उसे बेचने वाले स्टॉक से निकालें। मात्रा को वजह के साथ एडजस्टमेंट के रूप में दर्ज करें, एक्सपायर या खराब, ताकि स्टॉक गिनती उसे जोड़ना बंद कर दे।
• लौटने वाला और न लौटने वाला अलग रखें। कार्टन के अंदर, डिस्ट्रीब्यूटर के इंतज़ार वाला माल उस माल से अलग रखें जिसे नष्ट किया जाएगा।
• बाकी को सही तरीके से नष्ट करें। एक्सपायर दवा को कैसे नष्ट करना है, यह उस जगह पर निर्भर है जहाँ आप कारोबार करते हैं। अपने डिस्ट्रीब्यूटर या स्थानीय विभाग से पूछें कि आप पर क्या लागू होता है, और लिख लें कि क्या नष्ट किया और कब।

जब कोई डिस्ट्रीब्यूटर या कंपनी बताए कि कोई खास बैच वापस लिया जा रहा है, तो अपने बैच के रिकॉर्ड से उसी दिन उसका हर डिब्बा ढूँढें, शेल्फ से उठाकर इसी कार्टन में रखें, और वापसी के लिए उनके निर्देशों का पालन करें।

दुकानदारों के सवाल

मेरे डिस्ट्रीब्यूटर के बिल पर बैच नंबर नहीं होते। क्या करूँ?

माल चेक करते समय डिब्बे से बैच खुद लिख लें, बिल पर या अपने रिकॉर्ड में। फिर डिस्ट्रीब्यूटर से कहें कि आगे से बिलों पर बैच लिखें। जब उन्हें पता हो कि दुकान चेक करती है तो बहुत से लिख देते हैं। जो भी हो, वापसी में डिब्बे पर लिखा बैच ही असली है।

जल्द एक्सपायर होने वाले माल की सूची कितना आगे तक देखे?

ज़्यादातर छोटे मेडिकल स्टोरों के लिए तीन महीने ठीक हैं, क्योंकि इससे कम बिकने वाला माल बेचने या ज़्यादातर डिस्ट्रीब्यूटरों की मियाद के भीतर लौटाने का समय मिल जाता है। अगर किसी डिस्ट्रीब्यूटर की मियाद लंबी है तो उसकी दवाओं के लिए और आगे देखें। तेज़ बिकने वाली दवाओं के लिए कम मियाद भी ठीक है, क्योंकि वे तारीख से बहुत पहले निकल जाएँगी।

ग्राहक सबसे बाद की एक्सपायरी वाला पत्ता लेना चाहता है। क्या यह ठीक है?

ग्राहक अक्सर तारीख देखते हैं, और इसमें कोई बुराई नहीं। अगर आगे वाले माल की तारीख में ठीक-ठाक समय बाकी है तो पहले वही दें और बताएँ कि यह तारीख के भीतर है। अगर ग्राहक फिर भी बाद की तारीख चाहे और आपके पास हो, तो बहस जीतने से बेहतर आमतौर पर ग्राहक को बनाए रखना है। बस ध्यान रखें कि पहले वाला डिब्बा अगली बिक्री के लिए आगे ही रहे।

अगर मौजूदा स्टॉक का बैच का कोई रिकॉर्ड नहीं है तो शुरुआत कैसे करूँ?

एक ही रात में सब ठीक करने की कोशिश न करें। कल से हर नई खेप का बैच और एक्सपायरी लिखना शुरू करें। फिर दो-तीन हफ़्तों में मौजूदा स्टॉक का बैच और एक्सपायरी एक-एक शेल्फ करके लिखें, सबसे कम बिकने वाली दवाओं से शुरू करके, क्योंकि उन्हीं के एक्सपायर होने की संभावना सबसे ज़्यादा है। अगर आप सब कुछ एक साथ करना चाहें तो एक शाम की स्टॉक गिनती बताती है कि पूरी गिनती कैसे व्यवस्थित करें।

क्या ऐप के साथ कागज़ी रिकॉर्ड भी रखूँ?

डिस्ट्रीब्यूटर के बिल और दस्तखत वाली वापसी की पर्चियाँ कागज़ पर रखें, डिस्ट्रीब्यूटर के हिसाब से फ़ाइल करके, क्योंकि डिस्ट्रीब्यूटर यही देखना चाहेगा। रोज़ का स्टॉक, बैच और एक्सपायरी की सूचियाँ ऐप में रखना आसान है, जहाँ उन्हें खोजा और क्रम से लगाया जा सकता है।

Saleva में फार्मेसी की एक सेटिंग है जो प्रोडक्ट फ़ॉर्म में बैच नंबर और एक्सपायरी की तारीखें जोड़ती है, सबसे पुराना बैच पहले बेचती है और एक्सपायर माल पर चेतावनी देती है। डिस्ट्रीब्यूटर के बिल की फ़ोटो से खेप दर्ज की जा सकती है, जिससे आपका स्टॉक, खरीद की कीमतें और सप्लायर का खाता एक साथ सही रहते हैं। प्रोडक्ट और स्टॉक गाइड बताती है कि फार्मेसी वाले खाने कहाँ से चालू करें।

और पढ़ें

स्टॉकछोटी दुकान में बारकोड स्कैनिंग: क्या स्कैन करें और क्या छोड़ देंस्टाफ़काउंटर पर ग़लतियों और चोरी से बचाव: पाँच छोटी जाँचें जो रोज़ सिर्फ़ दस मिनट लेती हैंस्टॉकडेड स्टॉक: महीनों से न बिकने वाली चीज़ें कैसे निकालें