Salevaاسٹاک
میڈیکل اسٹور کا اسٹاک: بیچ، ایکسپائری کی تاریخیں اور ڈسٹری بیوٹرز کو واپسی
چھوٹے میڈیکل اسٹور یا فارمیسی کاؤنٹر کے لیے ایک عملی معمول: مال آتے وقت بیچ نمبر اور ایکسپائری لکھنا، ہر مہینے قریب الختم مال کی فہرست، ایکسپائر مال کو الگ رکھنا، اور ڈسٹری بیوٹرز کو ایسی کاغذی کارروائی کے ساتھ واپسی بھیجنا جو قبول ہو جائے۔
دوسری زبانوں میں: English · हिन्दी · العربية · Bahasa Indonesia
ڈسٹری بیوٹر کا آدمی اپنے مقررہ دن آتا ہے اور آپ اسے کم مدت والے مال کا ایک کارٹن دیتے ہیں۔ وہ اسے دیکھتا ہے، چار ڈبے الگ رکھتا ہے اور کہتا ہے: "یہ ہمارے نہیں ہیں۔ اور یہ مارچ میں ایکسپائر ہو چکا ہے۔ کلیم کی مدت تین مہینے تھی۔" آپ جانتے ہیں کہ وہ چار ڈبے کہیں سے تو خریدے تھے۔ کہاں سے، یہ یاد نہیں۔ ایکسپائر والا ڈبہ بہار سے ایک نئے ڈبے کے پیچھے پڑا تھا۔
وہ کارٹن پیسہ ہے۔ کسی ایک بار میں بہت بڑی رقم نہیں، لیکن ہر مہینے، ہر اس میڈیکل اسٹور میں جو اسٹاک صرف دوا کے نام سے رکھتا ہے۔ اس کا حل نیا شیلف یا زیادہ عملہ نہیں۔ حل یہ ہے کہ مال آتے ہی دو چھوٹی چیزیں لکھ لی جائیں، بیچ اور ایکسپائری، اور پھر ہر مہینے ایک مقررہ دن ان پر نظر ڈالی جائے۔
یہ مضمون میڈیکل اسٹور کے اسٹاک کے ریکارڈ کے بارے میں ہے: بیچ، ایکسپائری کی تاریخیں اور ڈسٹری بیوٹرز کو واپسی۔ اس میں یہ بات نہیں کہ کیا بیچا جا سکتا ہے، کسے، اور کس نسخے کے ساتھ۔ یہ قواعد اس جگہ پر منحصر ہیں جہاں آپ کاروبار کرتے ہیں اور آپ کے کاؤنٹر کے ذمہ دار مستند شخص پر، اس لیے جو قواعد آپ پر لاگو ہوں ان پر عمل کریں۔
میڈیکل اسٹور کو صرف اسٹاک کی گنتی کیوں کافی نہیں
کریانے کی دکان میں چائے کا ڈبہ چائے کا ڈبہ ہے۔ میڈیکل اسٹور میں ایک ہی شیلف پر ایک ہی گولی کے دو ڈبے الگ الگ اسٹاک ہو سکتے ہیں۔ ہو سکتا ہے وہ الگ بیچ کے ہوں، ان کی ایکسپائری میں آٹھ مہینے کا فرق ہو، اور وہ دو الگ ڈسٹری بیوٹرز سے دو الگ ریٹ پر خریدے گئے ہوں۔
دوا کے نام سے اسٹاک کی گنتی بتاتی ہے کہ آپ کے پاس چھ ڈبے ہیں۔ یہ نہیں بتاتی کہ:
- چھ میں سے کون سا پہلے ایکسپائر ہوگا، یعنی اگلا کون سا نکلنا چاہیے۔
- ہر ڈبہ کس ڈسٹری بیوٹر نے دیا، یعنی واپسی کون قبول کرے گا۔
- وہ کون سا بیچ تھا، اگر ڈسٹری بیوٹر یا کمپنی کسی ایک بیچ کو فروخت سے ہٹانے کا کہے۔
جس کی ایکسپائری پہلے، وہ پہلے نکلے، اس عام اصول کی بات اسٹاک کے نقصان والے مضمون میں ہے۔ یہ مضمون ان ریکارڈز کے بارے میں ہے جو اس اصول کو صرف ایک شیلف نہیں، پورے میڈیکل اسٹور پر لاگو کرنا ممکن بناتے ہیں۔
مال آتے وقت بیچ اور ایکسپائری لکھیں
اس معمول کی ہر چیز ایک عادت پر ٹکی ہے: بیچ نمبر اور ایکسپائری کی تاریخ اسی وقت لکھی جائے جب مال چیک ہو رہا ہو، بعد میں نہیں۔
جب مال آئے تو اسے ڈسٹری بیوٹر کے بل سے ایک ایک لائن ملا کر چیک کریں، جیسے کسی بھی خریداری کو کرتے ہیں۔ مقدار اور ریٹ چیک کرنے کی بات سپلائر سے خریداری والے مضمون میں ہے۔ میڈیکل اسٹور کے لیے ہر لائن پر تین چیزیں اور دیکھیں:
- بیچ نمبر۔ اسے خود ڈبے سے پڑھیں، صرف بل سے نہیں۔ بل پر کبھی غلط بیچ لکھا ہوتا ہے، اور واپس آپ ڈبہ ہی کریں گے۔
- ایکسپائری کی تاریخ۔ یہ بھی ڈبے سے۔ مہینہ اور سال لکھ لیں۔
- باقی مدت۔ ایکسپائری کو آج کی تاریخ سے ملائیں۔ ہر ڈسٹری بیوٹر سے طے کر لیں کہ کم بکنے والی دواؤں کی کم از کم کتنی مدت باقی ہونی چاہیے، اور اس سے کم مدت والی لائنیں واپس کر دیں۔
پھر ہر لائن اس کے بیچ اور ایکسپائری کے ساتھ، ڈسٹری بیوٹر اور بل نمبر کے حساب سے درج کریں۔ اگر ایک ہی دوا ایک ہی کھیپ میں دو بیچ میں آئے تو وہ دو لائنیں ہیں، ایک نہیں۔
ڈسٹری بیوٹر کا بل بھی سنبھال کر رکھیں، ڈسٹری بیوٹر اور تاریخ کے حساب سے فائل کر کے۔ مہینوں بعد جب آپ واپسی کا کلیم کریں گے تو یہی بل ثابت کرے گا کہ وہ بیچ آپ نے انہی سے خریدا تھا۔
ایک اکائی چنیں اور اسی پر قائم رہیں
دوا ایک اکائی میں خریدی جاتی ہے اور اکثر دوسری میں بکتی ہے۔ کارٹن میں ڈبے ہوتے ہیں، ڈبے میں پتے ہوتے ہیں، اور کچھ کاؤنٹر ایک پتہ بھی بیچتے ہیں۔ اگر آپ کے ریکارڈ میں یہ آپس میں مل جائیں تو آپ کی ایکسپائری کی فہرست اور اسٹاک کی گنتی دونوں غلط ہوں گی۔
ہر دوا کے لیے اسٹاک کی ایک اکائی چنیں اور ہر جگہ وہی استعمال کریں:
| دوا خریدی جاتی ہے | بکتی ہے | اسٹاک رکھیں |
|---|---|---|
| 10 ڈبوں کے کارٹن | پورے ڈبے | ڈبوں میں |
| 10 پتوں کے ڈبے | پتے یا ڈبے | پتوں میں |
| ایک ایک بوتل | ایک ایک بوتل | بوتلوں میں |
| 100 ساشے کے پیک | ایک ایک ساشے | ساشے میں |
یہ مثالیں ہیں۔ اصول بس اتنا ہے کہ اسٹاک کی اکائی وہ سب سے چھوٹی اکائی ہو جو آپ بیچتے ہیں۔ 10 پتوں والے 2 ڈبوں کی کھیپ اسٹاک میں 20 پتے کے طور پر جائے گی۔ جو گاہک پورا ڈبہ لے، وہ اسٹاک سے 10 پتے کم کرے گا۔ پھر آپ کا ریکارڈ شیلف سے ملے گا، اور قریب الختم مال کی فہرست ٹھیک ٹھیک بتائے گی کہ کتنے پتے خطرے میں ہیں۔
شیلف ایکسپائری کے حساب سے لگائیں، آمد کے حساب سے نہیں
ریکارڈ تبھی کام آتا ہے جب شیلف اس کے مطابق ہو۔ دو عادتیں دونوں کو ساتھ رکھتی ہیں۔
- جس کی ایکسپائری پہلے، وہ ہمیشہ آگے۔ مال لگاتے وقت تاریخیں دیکھیں اور سب سے پہلے ایکسپائر ہونے والا آگے رکھیں، چاہے وہ سب سے آخر میں آیا ہو۔ بعد والی کھیپ میں پہلے کی تاریخ بھی ہو سکتی ہے۔
- ایک بیچ، ایک جگہ۔ ایک ہی بیچ کے ڈبے اکٹھے رکھیں۔ جب ڈسٹری بیوٹر کسی بیچ کا پوچھے تو آپ اس کا ہر ڈبہ ایک ہی بار میں ڈھونڈ سکیں۔
شیلف کے کنارے پر ایک چھوٹا اسٹیکر، جس پر اس شیلف کی سب سے قریب ایکسپائری کا مہینہ لکھا ہو، مال لگانے والے کی مدد کرتا ہے۔ اس سے شیلفوں پر ایک نظر ڈالنا بھی تاریخوں کی فوری جانچ بن جاتا ہے۔
ہر چیز ویسے رکھیں جیسے ڈبے پر لکھا ہے۔ کچھ چیزوں کے پیک پر رکھنے کی ہدایات ہوتی ہیں، اور وہ آپ کی دکان میں بھی اتنی ہی لاگو ہیں جتنی کہیں اور۔ اگر کسی دوا کے بارے میں یقین نہ ہو تو ڈسٹری بیوٹر یا کمپنی سے پوچھ لیں۔
ہر مہینے قریب الختم مال کی فہرست
مہینے میں ایک بار، ایک مقررہ دن، ان سب چیزوں کی فہرست بنائیں جو اگلے تین مہینوں میں ایکسپائر ہو رہی ہیں۔ مہینے کی پہلی تاریخ یاد رکھنا آسان ہے۔ یہ فہرست میڈیکل اسٹور کے مہینے کے سب سے قیمتی دس منٹ ہیں۔
ہر لائن کے لیے لکھیں:
- دوا کا نام اور اسٹاک کی اکائی
- بیچ نمبر
- ایکسپائری کا مہینہ
- موجود مقدار
- کس ڈسٹری بیوٹر نے دی
- قریب الختم مال کے بارے میں اس ڈسٹری بیوٹر کا واپسی کا اصول
پھر فہرست کو تین حصوں میں بانٹیں۔
- ابھی واپس ہو سکتا ہے۔ ڈسٹری بیوٹر قریب الختم مال ایک مدت کے اندر واپس لیتا ہے اور آپ ابھی اس مدت میں ہیں۔ یہ اسی ہفتے واپسی کے کارٹن میں جائیں۔
- وقت پر بک جائے گا۔ آپ اسے اتنا بیچتے ہیں کہ موجود مقدار تاریخ سے پہلے نکل جائے گی۔ اسے آگے رکھیں اور چھوڑ دیں۔
- خطرے میں۔ یہ وقت پر نہیں بکے گا اور ڈسٹری بیوٹر واپس نہیں لے گا۔ ابھی فیصلہ کریں: ڈسٹری بیوٹر سے بدلنے کا کہیں، کسی ایسی دکان کو پیش کریں جہاں یہ زیادہ بکتا ہے، یا اسے نقصان میں لکھنے کا منصوبہ بنائیں۔
فہرست بناتے ہوئے خطرے والے حصے کی موجود مقدار گن لیں۔ اگر آپ کاغذ پر کام کرتے ہیں تو مفت اسٹاک گنتی شیٹ اس کے لیے صاف فارم پرنٹ کر دیتی ہے۔
قریب الختم مال کی فہرست تبھی کام کی ہے جب وہ تاریخ سے تین مہینے پہلے بنے۔ پچھلے مہینے ایکسپائر ہونے والی چیزوں کی فہرست نقصان کی فہرست ہے۔
ڈسٹری بیوٹرز کو ایسی واپسی جو قبول ہو
زیادہ تر ڈسٹری بیوٹر کچھ قریب الختم یا ایکسپائر مال واپس لیتے ہیں، ایسے قواعد کے ساتھ جو ہر ایک کے الگ ہوتے ہیں۔ واپسی بار بار انہی چند وجوہات پر رد ہوتی ہے: مال ان سے نہیں خریدا گیا تھا، مدت گزر چکی ہے، مال خراب ہے، یا کوئی کاغذ نہیں ہے۔ آپ چاروں کو روک سکتے ہیں۔
ہر ڈسٹری بیوٹر کے قواعد جانیں۔ ہر مستقل ڈسٹری بیوٹر سے ایک بار پوچھیں، اور جواب اپنی سپلائر والی کاپی یا ایپ میں لکھ لیں:
- کیا وہ قریب الختم مال لیتے ہیں، ایکسپائر مال، یا دونوں؟
- ایکسپائری سے کتنے مہینے پہلے یا بعد تک؟
- کیا وہ کریڈٹ نوٹ دیتے ہیں، نقد، یا بدلے میں مال؟
- کیا انہیں اصل بل نمبر چاہیے؟
واپسی آمد سے پہلے تیار رکھیں۔ ڈبے ایک کارٹن میں رکھیں اور اندر واپسی کا پرچہ ڈالیں۔ پرچے پر ہر لائن ہو: دوا، بیچ، ایکسپائری، مقدار اور وہ بل نمبر جس پر یہ خریدی گئی۔ ایک نقل اپنے پاس رکھیں۔
کارٹن کی دستخط شدہ رسید لیں۔ جب ڈسٹری بیوٹر کا نمائندہ کارٹن لے تو اس سے واپسی کے پرچے کی اپنی نقل پر دستخط اور تاریخ لکھوائیں۔ جو کارٹن بغیر دستخط کے دکان سے نکل جائے، اس کا حساب دونوں طرف آسانی سے کھو جاتا ہے۔
کریڈٹ کا پیچھا کریں۔ متوقع کریڈٹ اس ڈسٹری بیوٹر کے کھاتے میں لکھ لیں۔ جب کریڈٹ نوٹ آئے تو اس پر نشان لگا دیں۔ ایک مہینے بعد بھی نہ آئے تو پوچھیں۔ جو کریڈٹ نوٹ کبھی وصول نہ ہوں، وہ ایسا پیسہ ہیں جو آپ ایک بار پہلے ہی چھوڑ چکے ہیں۔
ایکسپائر اور خراب مال الگ رکھیں
ایکسپائر مال اور خراب ڈبے کبھی بیچنے والے شیلف پر نہیں ہونے چاہئیں، ایک دن کے لیے بھی نہیں جب تک آپ فیصلہ کر رہے ہوں۔
- ایک نشان زدہ کارٹن، گاہکوں کی جگہ سے دور۔ اس پر صاف لکھیں "فروخت کے لیے نہیں"۔ جو کچھ ایکسپائر، خراب یا واپسی کے انتظار میں ہو، ملتے ہی اس میں جائے۔
- ریکارڈ میں بھی اسے بیچنے والے اسٹاک سے نکالیں۔ مقدار کو وجہ کے ساتھ ایڈجسٹمنٹ کے طور پر درج کریں، ایکسپائر یا خراب، تاکہ اسٹاک کی گنتی اسے شامل کرنا بند کر دے۔
- واپس ہونے والا اور نہ ہونے والا الگ رکھیں۔ کارٹن کے اندر، ڈسٹری بیوٹر کے انتظار والا مال اس مال سے الگ رکھیں جو ضائع کیا جائے گا۔
- باقی کو صحیح طریقے سے ضائع کریں۔ ایکسپائر دوا کو کیسے ضائع کرنا ہے، یہ اس جگہ پر منحصر ہے جہاں آپ کاروبار کرتے ہیں۔ اپنے ڈسٹری بیوٹر یا مقامی ادارے سے پوچھیں کہ آپ پر کیا لاگو ہوتا ہے، اور لکھ لیں کہ کیا ضائع کیا اور کب۔
جب کوئی ڈسٹری بیوٹر یا کمپنی بتائے کہ کوئی خاص بیچ واپس لیا جا رہا ہے، تو اپنے بیچ کے ریکارڈ سے اسی دن اس کا ہر ڈبہ ڈھونڈیں، شیلف سے اٹھا کر اسی کارٹن میں رکھیں، اور واپسی کے لیے ان کی ہدایات پر عمل کریں۔
دکانداروں کے سوال
میرے ڈسٹری بیوٹر کے بل پر بیچ نمبر نہیں ہوتے۔ کیا کروں؟
مال چیک کرتے وقت ڈبے سے بیچ خود لکھ لیں، بل پر یا اپنے ریکارڈ میں۔ پھر ڈسٹری بیوٹر سے کہیں کہ آئندہ بلوں پر بیچ لکھے۔ جب انہیں پتا ہو کہ دکان چیک کرتی ہے تو بہت سے لکھ دیتے ہیں۔ بہرحال، واپسی میں ڈبے پر لکھا بیچ ہی اصل ہے۔
قریب الختم مال کی فہرست کتنا آگے تک دیکھے؟
زیادہ تر چھوٹے میڈیکل اسٹورز کے لیے تین مہینے ٹھیک ہیں، کیونکہ اس سے کم بکنے والا مال بیچنے یا زیادہ تر ڈسٹری بیوٹرز کی مدت کے اندر واپس کرنے کا وقت مل جاتا ہے۔ اگر کسی ڈسٹری بیوٹر کی مدت لمبی ہے تو اس کی دواؤں کے لیے اور آگے دیکھیں۔ تیز بکنے والی دواؤں کے لیے کم مدت بھی ٹھیک ہے، کیونکہ وہ تاریخ سے بہت پہلے نکل جائیں گی۔
گاہک سب سے بعد کی ایکسپائری والا پتہ لینا چاہتا ہے۔ کیا یہ ٹھیک ہے؟
گاہک اکثر تاریخ دیکھتے ہیں، اور اس میں کوئی برائی نہیں۔ اگر آگے والے مال کی تاریخ میں معقول وقت باقی ہے تو پہلے وہی پیش کریں اور بتائیں کہ یہ تاریخ کے اندر ہے۔ اگر گاہک پھر بھی بعد کی تاریخ چاہے اور آپ کے پاس ہو، تو بحث جیتنے سے بہتر عموماً گاہک کو رکھنا ہے۔ بس یہ دھیان رکھیں کہ پہلے والا ڈبہ اگلی فروخت کے لیے آگے ہی رہے۔
اگر موجودہ اسٹاک کا بیچ کا کوئی ریکارڈ نہیں تو شروع کیسے کروں؟
ایک ہی رات میں سب ٹھیک کرنے کی کوشش نہ کریں۔ کل سے ہر نئی کھیپ کا بیچ اور ایکسپائری لکھنا شروع کریں۔ پھر دو تین ہفتوں میں موجودہ اسٹاک کا بیچ اور ایکسپائری ایک ایک شیلف کر کے لکھیں، سب سے کم بکنے والی دواؤں سے شروع کر کے، کیونکہ انہی کے ایکسپائر ہونے کا امکان سب سے زیادہ ہے۔ اگر آپ سب کچھ ایک ساتھ کرنا چاہیں تو ایک شام کی اسٹاک گنتی بتاتی ہے کہ پوری گنتی کیسے منظم کریں۔
کیا ایپ کے ساتھ کاغذی ریکارڈ بھی رکھوں؟
ڈسٹری بیوٹر کے بل اور دستخط شدہ واپسی کے پرچے کاغذ پر رکھیں، ڈسٹری بیوٹر کے حساب سے فائل کر کے، کیونکہ ڈسٹری بیوٹر یہی دیکھنا چاہے گا۔ روز کا اسٹاک، بیچ اور ایکسپائری کی فہرستیں ایپ میں رکھنا آسان ہے، جہاں انہیں تلاش اور ترتیب دیا جا سکتا ہے۔
Saleva میں فارمیسی کی ایک سیٹنگ ہے جو پروڈکٹ فارم میں بیچ نمبر اور ایکسپائری کی تاریخیں شامل کرتی ہے، سب سے پرانا بیچ پہلے بیچتی ہے اور ایکسپائر مال پر خبردار کرتی ہے۔ ڈسٹری بیوٹر کے بل کی تصویر سے کھیپ درج کی جا سکتی ہے، جس سے آپ کا اسٹاک، خریداری کی قیمتیں اور سپلائر کا کھاتہ ایک ساتھ درست رہتے ہیں۔ پروڈکٹس اور اسٹاک گائیڈ بتاتی ہے کہ فارمیسی کے خانے کہاں سے آن کریں۔
یہ سب Saleva میں
Saleva چھوٹی دکانوں کے لیے مفت اینڈرائیڈ پوائنٹ آف سیل ایپ ہے: بکری، اسٹاک، گاہکوں کا ادھار، اسٹاف اور آن لائن دکان کا صفحہ۔ بیچنے کے لیے انٹرنیٹ کی بالکل ضرورت نہیں۔