المخزون

مخزون الصيدلية: أرقام التشغيلات وتواريخ الانتهاء والمرتجعات إلى الموزعين

روتين عملي لصيدلية صغيرة أو كاونتر أدوية: تسجيل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند وصول البضاعة، وقائمة شهرية لما يقترب انتهاؤه، وعزل البضاعة المنتهية، وإرسال المرتجعات إلى الموزعين بأوراق تجعلها مقبولة.

1 نوفمبر 2026 · مدة القراءة 7 دقائق · Muhammad Ahmad

بلغات أخرى: English · اردو · हिन्दी · Bahasa Indonesia

يأتي مندوب الموزع في يومه المعتاد فتعطيه كرتونة من البضاعة قصيرة الصلاحية. يقلّبها، ويضع أربع علب جانبًا ويقول: "هذه ليست من عندنا. وهذه انتهت في مارس. مدة المطالبة كانت ثلاثة أشهر." أنت تعرف أنك اشتريت تلك العلب الأربع من مكان ما. لكنك لا تعرف من أين. والعلبة المنتهية كانت قابعة خلف علبة أحدث منذ الربيع.

تلك الكرتونة مال. ليست ثروة في زيارة واحدة، لكنها تتكرر كل شهر، في كل صيدلية تتابع مخزونها باسم الصنف فقط. والحل ليس رفًا جديدًا ولا موظفين أكثر. الحل أن تكتب شيئين صغيرين، رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء، لحظة دخول البضاعة، ثم تنظر فيهما في يوم ثابت من كل شهر.

هذا المقال عن سجلات المخزون في الصيدلية: أرقام التشغيلات وتواريخ الانتهاء والمرتجعات إلى الموزعين. ولا يتناول ما يجوز بيعه، ولمن، وبأي وصفة. فهذه القواعد تعتمد على المكان الذي تعمل فيه وعلى الشخص المؤهل المسؤول عن الكاونتر عندك، فاتبعها كما تنطبق عليك.

لماذا لا يكفي عدّ المخزون في الصيدلية

في البقالة، علبة الشاي هي علبة شاي. أما في الصيدلية فقد تكون علبتان من القرص نفسه على الرف نفسه مخزونين مختلفين. ربما تكونان من تشغيلتين مختلفتين، وبين تاريخي انتهائهما ثمانية أشهر، واشتُريتا من موزعين مختلفين بسعرين مختلفين.

عدّ المخزون باسم الصنف يخبرك أن لديك ست علب. لكنه لا يخبرك:

• أي العلب الست تنتهي أولًا، وبالتالي أيها يجب أن يخرج بعد ذلك.
• أي موزع ورّد كل علبة، وبالتالي من سيقبل إرجاعها.
• ما رقم التشغيلة، إذا طلب الموزع أو الشركة سحب تشغيلة معينة من البيع.

القاعدة العامة "ما ينتهي أولًا يخرج أولًا" مشروحة في مقال خسائر المخزون. أما هذا المقال فعن السجلات التي تجعل تطبيق تلك القاعدة ممكنًا في الصيدلية كلها، لا على رف واحد فقط.

سجّل التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند وصول البضاعة

كل ما في هذا الروتين يقوم على عادة واحدة: يُكتب رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند فحص الشحنة، لا بعد ذلك.

عندما تصل شحنة، طابقها مع فاتورة الموزع سطرًا سطرًا، كما تفعل مع أي مشتريات. فحص الكميات والأسعار مشروح في مقال المشتريات من الموردين. وفي الصيدلية أضف ثلاثة فحوص على كل سطر:

1. رقم التشغيلة. اقرأه من العلبة نفسها، لا من الفاتورة فقط. فالفواتير تحمل أحيانًا تشغيلة خاطئة، والعلبة هي ما سترجعه.
2. تاريخ الانتهاء. من العلبة أيضًا. سجّله بالشهر والسنة.
3. الصلاحية المتبقية. قارن تاريخ الانتهاء بتاريخ اليوم. اتفق مع كل موزع على أقل مدة صلاحية مقبولة للأصناف بطيئة البيع، وارفض الأسطر التي تأتي بأقل منها.

ثم سجّل كل سطر بتشغيلته وتاريخ انتهائه، مقابل اسم الموزع ورقم الفاتورة. وإذا وصل الصنف نفسه بتشغيلتين في شحنة واحدة فهما سطران، لا سطر واحد.

واحتفظ بفاتورة الموزع أيضًا، مرتبة حسب الموزع والتاريخ. فعندما تطالب بمرتجع بعد أشهر، الفاتورة هي ما يثبت أنك اشتريت تلك التشغيلة منهم.

اختر وحدة واحدة والتزم بها

يُشترى الدواء بوحدة ويُباع غالبًا بوحدة أخرى. الكرتونة فيها علب، والعلبة فيها شرائط، وبعض الصيدليات تبيع شريطًا واحدًا. فإذا اختلطت هذه الوحدات في سجلاتك، أصبحت قائمة الانتهاء وعدّ المخزون كلاهما خاطئين.

اختر وحدة مخزون واحدة لكل صنف واستعملها في كل مكان:

هذه أمثلة. والقاعدة ببساطة أن وحدة المخزون هي أصغر وحدة تبيعها. شحنة من علبتين في كل منهما 10 شرائط تدخل المخزون على أنها 20 شريطًا. والزبون الذي يشتري علبة كاملة يُنقص المخزون 10 شرائط. عندها تطابق سجلاتك ما على الرف، وتخبرك قائمة ما يقترب انتهاؤه بالضبط كم شريطًا في خطر.

رتّب الرفوف حسب تاريخ الانتهاء لا حسب الوصول

السجلات لا تنفع إلا إذا تبعها الرف. عادتان تُبقيان الاثنين متوافقين.

• الأقرب انتهاءً في المقدمة دائمًا. عند ملء الرف، انظر إلى التواريخ وضع الأقرب انتهاءً في الأمام، حتى لو وصل أخيرًا. فقد تحمل شحنة لاحقة تاريخًا أقدم.
• تشغيلة واحدة، مكان واحد. اجمع علب التشغيلة الواحدة معًا. وعندما يسأل الموزع عن تشغيلة ما، تريد أن تجد كل علبها في حركة واحدة.

ملصق صغير على حافة الرف يحمل أقرب شهر انتهاء على ذلك الرف يساعد من يملأ الرفوف. ويجعل أيضًا نظرة سريعة على الرفوف فحصًا سريعًا للتواريخ.

خزّن كل شيء كما هو مكتوب على العلبة. فبعض الأصناف تحمل تعليمات تخزين على العبوة، وهي تنطبق في محلك كما تنطبق في أي مكان. وإذا لم تكن متأكدًا مما ينطبق على صنف ما، فاسأل الموزع أو الشركة.

القائمة الشهرية لما يقترب انتهاؤه

مرة في الشهر، في يوم ثابت، اكتب قائمة بكل ما ينتهي خلال الأشهر الثلاثة القادمة. أول الشهر يوم سهل التذكر. وهذه القائمة هي أثمن عشر دقائق في شهر الصيدلية.

اكتب لكل سطر:

• اسم الصنف ووحدة المخزون
• رقم التشغيلة
• شهر الانتهاء
• الكمية الموجودة
• الموزع الذي ورّده
• قاعدة ذلك الموزع في إرجاع ما يقترب انتهاؤه

ثم قسّم القائمة إلى ثلاث مجموعات.

1. قابل للإرجاع الآن. الموزع يستعيد البضاعة القريبة من الانتهاء خلال مدة ما زلت داخلها. هذه تدخل كرتونة المرتجعات هذا الأسبوع.
2. سيُباع في الوقت. تبيع منه ما يكفي لتنفد الكمية قبل التاريخ. قدّمه إلى الأمام واتركه.
3. في خطر. لن يُباع في الوقت ولن يستعيده الموزع. قرّر الآن: اطلب من الموزع استبداله، أو اعرضه على محل آخر يبيع منه أكثر، أو خطط لشطبه.

عُدّ الكميات الموجودة من مجموعة الخطر وأنت تكتب القائمة. وإذا كنت تعمل على الورق، فإن ورقة جرد المخزون المجانية تطبع لك نموذجًا مرتبًا لذلك.

مرتجعات إلى الموزعين تُقبل

معظم الموزعين يستعيدون بعض البضاعة القريبة من الانتهاء أو المنتهية، بقواعد تختلف من موزع إلى آخر. ويُرفض المرتجع للأسباب القليلة نفسها مرة بعد مرة: لم يُشترَ منهم، أو خارج مدتهم، أو تالف، أو بلا أوراق. ويمكنك منع الأربعة كلها.

اعرف قواعد كل موزع. اسأل كل موزع تتعامل معه بانتظام، مرة واحدة، واكتب الإجابات في دفتر الموردين أو في التطبيق:

• هل يستعيدون البضاعة القريبة من الانتهاء، أم المنتهية، أم الاثنتين؟
• كم شهرًا قبل الانتهاء أو بعده؟
• هل يعطون إشعار دائن، أم نقدًا، أم بضاعة بديلة؟
• هل يحتاجون رقم الفاتورة الأصلية؟

جهّز المرتجع قبل الزيارة. ضع العلب في كرتونة ومعها ورقة مرتجع في داخلها. تذكر الورقة كل سطر: الصنف، والتشغيلة، وتاريخ الانتهاء، والكمية، ورقم الفاتورة التي اشتُري عليها. واحتفظ بنسخة.

خذ إيصالًا موقّعًا بالكرتونة. عندما يأخذها مندوب الموزع، اطلب منه أن يوقّع ويؤرّخ نسختك من ورقة المرتجع. فالكرتونة التي تخرج من محلك بلا توقيع يسهل أن يضيع أثرها عند الطرفين.

تابع الرصيد. اكتب الرصيد المتوقع في حساب ذلك الموزع. وعندما يصل إشعار الدائن، ضع عليه علامة. وإذا لم يصل بعد شهر، فاسأل. إشعارات الدائن التي لا تُطالب بها مال تخليت عنه مرة من قبل.

اعزل البضاعة المنتهية والتالفة

البضاعة المنتهية والعلب التالفة يجب ألا تبقى على رف البيع أبدًا، ولا ليوم واحد بينما تقرر ما تفعله بها.

• كرتونة واحدة معلّمة، بعيدًا عن مكان الزبائن. اكتب عليها بوضوح "ليست للبيع". كل ما انتهى أو تلف أو ينتظر الإرجاع يوضع فيها لحظة العثور عليه.
• أخرجه من المخزون القابل للبيع في سجلاتك أيضًا. سجّل الكمية تسويةً مع ذكر السبب، منتهٍ أو تالف، حتى يتوقف عدّ المخزون عن احتسابها.
• افصل القابل للإرجاع عن غير القابل. داخل الكرتونة، أبقِ ما ينتظر الموزع منفصلًا عما سيُتلف.
• تخلّص من الباقي بالطريقة الصحيحة. طريقة التخلص من الأدوية المنتهية تعتمد على المكان الذي تعمل فيه. اسأل موزعك أو الجهة المحلية عما ينطبق عليك، واحتفظ بملاحظة بما تخلصت منه ومتى.

وعندما يخبرك موزع أو شركة أن تشغيلة معينة تُسحب، فابحث عن كل علبها في اليوم نفسه مستعينًا بسجلات التشغيلات، وانقلها من الرف إلى هذه الكرتونة، واتبع تعليماتهم في إرجاعها.

أسئلة يطرحها أصحاب الصيدليات

فواتير الموزع عندي لا تحمل أرقام التشغيلات. ماذا أفعل؟

اكتب التشغيلة بنفسك من العلبة عند فحص الشحنة، على الفاتورة أو في سجلاتك. ثم اطلب من الموزع أن يذكر التشغيلات في الفواتير القادمة. كثيرون يفعلون حين يعرفون أن المحل يدقق. وفي كل الأحوال، التشغيلة المكتوبة على العلبة هي المعتبرة في المرتجع.

إلى أي مدى يجب أن تنظر قائمة ما يقترب انتهاؤه؟

ثلاثة أشهر تناسب معظم الصيدليات الصغيرة، لأنها تترك وقتًا لبيع البضاعة البطيئة أو إرجاعها ضمن مدد معظم الموزعين. وإذا كانت مدة موزع ما أطول، فانظر أبعد لأصنافه. أما الأصناف سريعة البيع فتكفيها مدة أقصر، لأنها ستنفد قبل التاريخ بكثير.

زبون يريد الشريط ذا تاريخ الانتهاء الأبعد. هل هذا عدل؟

الزبائن يتفقدون التواريخ كثيرًا، ولا عيب في ذلك. إذا كان في البضاعة الأمامية وقت معقول متبقٍ، فاعرضها أولًا ووضّح أنها ضمن الصلاحية بفارق مريح. وإذا ظل الزبون يفضّل تاريخًا أبعد وهو متوفر لديك، فالأفضل عادة أن تكسب الزبون لا الجدال. فقط تأكد أن العلبة الأقدم تبقى في الأمام للبيعة التالية.

كيف أبدأ إذا لم يكن لمخزوني الحالي أي سجل للتشغيلات؟

لا تحاول إصلاح كل شيء في ليلة واحدة. ابدأ من الغد بتسجيل التشغيلة وتاريخ الانتهاء لكل شحنة جديدة. ثم خلال أسبوعين أو ثلاثة، سجّل التشغيلة وتاريخ الانتهاء للمخزون الموجود رفًا رفًا، مبتدئًا بالأصناف الأبطأ بيعًا، لأنها الأكثر عرضة للانتهاء. ويشرح الجرد في أمسية واحدة كيف تنظم جردًا كاملًا إن كنت تفضل إنجاز كل شيء مرة واحدة.

هل أحتفظ بسجلات ورقية إلى جانب التطبيق؟

احتفظ بفواتير الموزعين وأوراق المرتجعات الموقّعة على الورق، مرتبة حسب الموزع، لأنها ما سيطلب الموزع رؤيته. أما المخزون اليومي والتشغيلات وقوائم الانتهاء فأسهل في التطبيق، حيث يمكن البحث فيها وترتيبها.

في Saleva إعداد للصيدليات يضيف رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء إلى نموذج الصنف، ويبيع التشغيلة الأقدم أولًا، وينبّه على البضاعة المنتهية. ويمكن إدخال الشحنات من صورة لفاتورة الموزع، فيبقى مخزونك وأسعار الشراء وحساب المورد صحيحة في خطوة واحدة. ويوضح دليل الأصناف والمخزون أين تُفعّل حقول الصيدلية.

تابع القراءة

المخزونمسح الباركود في المتجر الصغير: ماذا تمسح وماذا تتركالموظفونمنع الأخطاء والسرقة عند الكاشير: خمس مراجعات صغيرة تأخذ عشر دقائق في اليومالمخزونالبضاعة الراكدة: كيف تصرّف أصنافًا لم تُبع منذ شهور