SalevaKaryawan
Merekrut penjaga kasir pertama: apa yang diserahkan, apa yang tetap dipegang, dan cara melatihnya
Rencana praktis bagi pemilik toko yang menerima pembantu pertama di kasir: menentukan pekerjaannya, menyepakati syarat di atas kertas, rencana pelatihan dua minggu, keputusan yang tetap di tangan Anda, dan aturan uang sederhana sejak hari pertama.
Bahasa lain: English · اردو · हिन्दी · العربية
Ini malam ketiga minggu ini Anda makan malam sambil berdiri di balik meja kasir. Satu pembeli menunggu kembalian, yang lain bertanya apakah stok minyak goreng yang baru sudah datang, dan ponsel Anda berdering karena telepon dari pemasok. Sudah berbulan-bulan Anda bilang "saya butuh orang untuk membantu". Akhirnya Anda meminta keponakan tetangga untuk mulai hari Senin.
Menerima pembantu pertama adalah salah satu perubahan terbesar dalam perjalanan toko kecil. Sampai sekarang setiap rupiah dan setiap janji kepada pembeli lewat satu pasang tangan. Mulai Senin, orang lain akan mengambil keputusan kecil atas nama Anda sepanjang hari. Kalau dijalankan dengan baik, Anda mendapatkan kembali malam-malam Anda dan toko bisa berkembang. Kalau terburu-buru, hasilnya harga yang salah, laci yang tidak pernah cocok, dan perselisihan dalam sebulan.
Artikel ini adalah rencana untuk beberapa minggu pertama: apa pekerjaannya, apa yang disepakati sebelum hari pertama, apa yang diajarkan dan dengan urutan apa, dan keputusan mana yang tetap di tangan Anda.
Tentukan pekerjaannya sebelum mencari orang
Kebanyakan pemilik toko mengambil "pembantu" tanpa menentukan apa yang akan dikerjakannya. Orang baru itu lalu mengerjakan sedikit dari semuanya, dan disalahkan atas kekurangan yang tidak pernah dijelaskan siapa pun.
Duduklah setengah jam dan tulis daftar pendek tentang pekerjaan yang ingin Anda lepaskan. Di kebanyakan toko, pekerjaan itu terbagi menjadi tiga kelompok:
- Melayani pembeli. Mencarikan barang, membuat nota, menerima pembayaran, memberi kembalian.
- Pekerjaan toko. Membuka dan menutup toko, menjaga rak tetap penuh dan rapi, membongkar kiriman, bersih-bersih.
- Pekerjaan di luar. Antar barang kecil di sekitar lingkungan, mengambil barang dari pasar.
Lalu tentukan jam berapa saja yang perlu diisi. Pembantu untuk jam ramai sore hari adalah pekerjaan yang berbeda dari pembantu yang membuka toko jam tujuh pagi ketika Anda masih tidur setelah begadang.
Menuliskan ini memberi tahu Anda orang seperti apa yang dicari, dan memberi Anda berdua pemahaman yang sama tentang arti "bekerja dengan baik".
Cari kejujuran dan sikap dulu, keterampilan belakangan
Membuat nota, mencari produk, dan menghitung kembalian semuanya bisa diajarkan dalam dua minggu. Kejujuran, ketepatan waktu, dan sikap ramah kepada pembeli sama sekali tidak bisa diajarkan.
Saat bertemu calon pembantu, perhatikan:
- Cara dia berbicara dengan orang. Bagi banyak pembeli, pembantu Anda akan menjadi wajah toko. Sopan dan sabar lebih penting daripada cepat.
- Apakah dia bisa berhitung sederhana. Minta dia menjumlahkan tiga atau empat harga dan menghitung kembalian dari uang pecahan besar. Salah tidak apa-apa; panik adalah tanda bahaya.
- Apakah dia bisa membaca nama produk Anda. Kalau daftar atau label Anda dalam bahasa yang dibacanya dengan lambat, dia juga akan membuat nota dengan lambat.
- Apakah dia akan datang tepat waktu. Tanyakan kepada orang yang mengenalnya. Rekomendasi dari majikan sebelumnya, guru, atau tetangga yang disegani lebih berharga daripada obrolan panjang.
Kerabat atau anak teman bisa menjadi pilihan yang baik, tetapi sepakati aturannya persis seperti dengan orang asing. Jauh lebih sulit menegur anggota keluarga belakangan kalau sejak awal tidak ada yang dibicarakan.
Sepakati syaratnya di atas kertas
Kebanyakan pertengkaran antara pemilik toko dan pembantunya terjadi karena hal yang tidak pernah disepakati: jam kerja, hari libur, apa yang terjadi saat Lebaran, kapan gaji dibayar. Satu halaman menyelesaikan semua itu sebelum menjadi masalah.
Tuliskan hal-hal berikut, lalu tanda tangani berdua atau masing-masing simpan salinannya:
- Jam kerja, termasuk istirahat dan kapan istirahatnya.
- Hari libur mingguan, dan berapa lama sebelumnya harus memberi tahu kalau ingin menukarnya.
- Gaji, cara menghitungnya dan tanggal dibayarkan setiap bulan.
- Masa percobaan, misalnya satu bulan, setelah itu Anda berdua memutuskan apakah akan lanjut.
- Apa yang berlaku saat hari raya, jam tambahan di musim ramai, dan hari libur.
- Aturan uang di bagian di bawah ini.
Bayar jumlah yang disepakati pada tanggal yang disepakati, setiap kali. Tidak ada yang membangun kepercayaan lebih cepat. Kalau perlu menghitung gaji untuk sebagian bulan, jam lembur, atau hari tidak masuk, kalkulator gaji bisa menghitungnya. Aturan soal upah, jam kerja, dan kontrak berbeda di setiap tempat, jadi periksa apa yang berlaku di tempat Anda berdagang.
Apa yang diserahkan, dan apa yang tetap dipegang
Inti persoalannya adalah menentukan keputusan apa yang boleh diambil pembantu Anda sendiri. Kalau terlalu sedikit, Anda tetap dipanggil ke kasir setiap lima menit. Kalau terlalu banyak, orang baru bisa kehilangan uang dengan cara yang bahkan tidak disadarinya.
Cara mudah untuk memutuskan adalah membagi setiap tugas ke dalam tiga kelompok:
| Serahkan sejak minggu pertama | Serahkan setelah dia layak | Pegang sendiri |
|---|---|---|
| Membuat nota dengan harga yang tercantum | Menerima retur dan penukaran barang | Mengubah harga |
| Menerima uang tunai dan pembayaran digital | Membongkar dan memeriksa kiriman | Memberi utang kepada pembeli baru |
| Mencarikan barang dan mengisi rak | Mencatat utang pembeli yang sudah dikenal | Membayar pemasok |
| Merapikan, bersih-bersih, membuka rolling door | Membuka dan menutup kas harian | Melihat laba dan laporan bulanan |
| Menerima pesanan lewat telepon atau WhatsApp | Potongan kecil tetap yang sudah Anda tentukan | Menambah atau menghapus karyawan |
Kolom kiri adalah pekerjaan harian di kasir. Kolom tengah adalah tempat uang paling banyak bocor, jadi diserahkan satu per satu, setelah Anda melihatnya mengerjakannya dengan benar beberapa kali. Kolom kanan tetap di tangan Anda, bukan karena Anda tidak percaya kepada siapa pun, tetapi karena itu memang keputusan pemilik.
Menjaga laba dan laporan untuk diri sendiri adalah hal yang wajar. Pembantu perlu tahu harga jual, bukan berapa harga beli Anda.
Rencana pelatihan dua minggu
Orang baru paling baik belajar satu hal dalam satu waktu, sambil langsung praktik. Menjelaskan seluruh toko di pagi pertama berarti tidak ada yang melekat.
Hari 1 sampai 3: toko dan kasir. Ajak dia berkeliling ke setiap rak dan gudang. Tunjukkan di mana setiap jenis barang diletakkan. Lalu biarkan dia berdiri di samping Anda dan melihat Anda membuat nota selama sehari. Pada hari ketiga, bertukar: dia membuat nota dan Anda mengamati.
Hari 4 sampai 7: membuat nota sendiri dengan Anda di dekatnya. Dia melayani pembeli sementara Anda mengerjakan hal lain dalam jarak dengar. Setiap kesalahan dibetulkan pelan-pelan saat itu juga, tidak ditumpuk untuk malam hari. Saat tutup, tanyakan apa yang dia anggap sulit.
Minggu ke-2: sisa pekerjaan toko. Ajarkan satu tugas baru setiap satu atau dua hari: membongkar kiriman dan mencocokkannya dengan nota, mengisi rak sehingga barang yang paling lama ada di depan, menerima pesanan WhatsApp, menjawab pembeli yang menanyakan harga barang yang tidak Anda jual.
Akhir minggu ke-2: tinjauan singkat. Duduk bersama sepuluh menit. Apa yang sekarang bisa dia kerjakan sendiri? Apa yang masih butuh Anda? Pindahkan satu atau dua hal dari kolom tengah tabel ke tangannya kalau dia sudah siap.
Dua kebiasaan membantu selama pelatihan:
- Ajarkan alasannya, bukan hanya aturannya. "Selalu ketik ukurannya saat mencari, karena sampo itu ada tiga ukuran" akan diingat. "Kerjakan begini" akan dilupakan.
- Tuliskan jawaban yang sering ditanyakan. Kartu kecil di dekat kasir berisi jam buka, ongkos antar, aturan retur, dan nomor telepon Anda menghemat puluhan pertanyaan.
Aturan uang sejak hari pertama
Uang adalah tempat hubungan kerja yang baik berantakan, hampir selalu karena aturannya tidak pernah jelas. Tetapkan sejak hari pertama dan berlakukan sama untuk semua orang, termasuk Anda sendiri.
- Setiap penjualan masuk ke kasir atau buku catatan. Tidak ada penjualan yang "diingat untuk dicatat nanti", sekecil apa pun atau seramai apa pun saat itu.
- Laci dihitung bersama saat serah terima. Ketika Anda menyerahkan kasir atau mengambilnya kembali, Anda berdua menghitung uangnya dan menuliskan angkanya. Selisih yang ditemukan bersama adalah teka-teki bersama, bukan tuduhan.
- Tidak ada yang keluar dari laci tanpa catatan. Teh, ongkos ojek, atau pembayaran kecil ke pemasok masing-masing dapat secarik bon.
- Tidak ada uang pribadi di laci. Dompetnya tetap di sakunya. Uang belanja rumah tangga Anda juga tidak masuk ke laci.
- Pembayaran digital diperiksa di rekening toko sendiri. Tangkapan layar dari pembeli bukan bukti bahwa uangnya sudah masuk.
Cara menghitung kas setiap malam dibahas di menutup hari. Dengan adanya pembantu, satu-satunya perbedaan adalah orang yang bertugas di sif itu ikut menghitung bersama Anda.
Aturan yang jelas melindungi pembantu Anda sama besarnya dengan melindungi Anda. Ketika laci kurang dan semua orang sudah mengikuti aturan, kesalahannya bisa ditemukan. Ketika tidak ada yang mengikuti, yang tersisa hanya kecurigaan.
Utang, retur, dan potongan harga: tiga hal yang perlu hati-hati
Tiga keputusan di kasir lebih sering menimbulkan masalah dengan karyawan baru daripada semua hal lain, karena masing-masing memberikan sesuatu yang bernilai tanpa merugikan orang yang memutuskan.
Utang. Pembantu baru sangat sulit menolak pelanggan tetap, atau orang yang mengaku teman Anda. Beri dia daftar pendek pembeli yang boleh mengambil barang dengan utang, beserta batas untuk masing-masing, dan satu kalimat sopan untuk yang lain: "Soal utang, pemilik yang memutuskan; nanti saya sampaikan bahwa Anda bertanya." Setiap penjualan dengan utang dicatat saat itu juga, seperti dijelaskan di artikel buku utang.
Retur. Sampai Anda yakin dia memahami kebijakan Anda, retur menunggu Anda atau mengikuti aturan yang bisa dia periksa sendiri: dengan nota, dalam jumlah hari tertentu, barang belum dibuka. Alasan di balik kebijakan seperti itu ada di retur dan penukaran barang.
Potongan harga. Aturan paling aman adalah pembantu hanya memberi potongan yang sudah Anda tetapkan: promo yang sedang berjalan, potongan tetap untuk pembelian grosir. Selebihnya menunggu Anda. Tawar-menawar oleh orang baru adalah jalan hilangnya margin. Kalau Anda menjalankan promo, diskon dan promo menjelaskan cara mengaturnya agar siapa pun di kasir menerapkannya dengan cara yang sama.
Memantau tanpa terus mengawasi
Setelah pelatihan selesai, Anda perlu tahu bagaimana keadaannya tanpa berdiri di samping pembantu sepanjang hari. Diawasi terus membuat orang yang baik pun gugup.
Pemeriksaan sederhana sudah cukup:
- Lihat nota hari itu untuk hal yang tidak biasa: banyak penjualan dibatalkan, banyak potongan, retur tanpa alasan tertulis.
- Bandingkan beberapa sif. Kalau sore Anda dan sore dia menjual kurang lebih sama pada hari yang mirip, kemungkinan besar semuanya baik.
- Tanya pembeli yang Anda kenal bagaimana pelayanannya. Pelanggan tetap akan memberi tahu, dengan halus, kalau ada yang salah.
- Adakan obrolan singkat setiap minggu. Lima menit tentang apa yang berjalan baik, satu hal yang perlu diperbaiki, dan apa saja yang ingin dia sampaikan.
Puji di depan orang lain, tegur secara pribadi, dan lakukan keduanya segera setelah kejadian.
Pertanyaan yang sering diajukan pemilik toko
Apakah saya boleh membayar lebih rendah pada bulan pertama?
Banyak toko menyepakati jumlah lebih rendah untuk bulan percobaan dan lebih tinggi sesudahnya, dan itu adil kalau ditulis sejak awal dan Anda menepatinya. Yang menimbulkan rasa kesal adalah janji samar "nanti kita lihat". Apa pun pilihan Anda, bayar tepat waktu, dan periksa aturan upah yang berlaku di tempat Anda berdagang.
Pembantu saya masih kerabat. Apakah tetap perlu syarat tertulis?
Ya, mungkin malah lebih perlu daripada dengan orang lain. Anggota keluarga lebih sulit menyampaikan keluhan dan lebih sulit mendengarnya. Satu halaman berisi jam kerja, gaji, hari libur, dan aturan uang menjaga hubungan kerja tetap terpisah dari hubungan keluarga.
Kapan saya boleh membiarkannya menutup toko sendiri?
Ketika dia sudah beberapa kali menutup toko bersama Anda dan hitungannya cocok, dan ketika dia mengikuti aturan uang tanpa perlu diingatkan. Mulailah dengan satu malam seminggu, periksa hitungannya keesokan paginya, lalu tambah malamnya dari situ.
Bagaimana mencegahnya memberi utang kepada orang yang tidak saya kenal?
Beri dia daftar tertulis pembeli yang boleh berutang, dengan batas untuk masing-masing, dan tegaskan bahwa selain itu adalah keputusan Anda. Kebanyakan pembantu justru lega punya aturan untuk ditunjukkan, karena berarti mereka tidak perlu menolak pembeli atas nama sendiri.
Bagaimana kalau ternyata tidak cocok setelah masa percobaan?
Katakan terus terang di akhir masa percobaan yang disepakati, dan bayar semua haknya secara penuh. Jelaskan alasannya dalam satu kalimat tanpa menyalahkan. Berpisah dengan baik penting di lingkungan tempat semua orang saling kenal, dan tetap membuka jalan bagi rekomendasi yang baik untuknya di tempat lain.
Di Saleva, pembantu bergabung ke toko Anda dari ponselnya sendiri dengan kode toko Anda, dan Anda memilih persis apa yang boleh dia lakukan: berjualan di kasir tanpa melihat laba atau laporan, sementara refund dan perubahan harga tetap di tangan Anda sampai Anda memutuskan lain. Shift mencatat uang kas setiap serah terima, dan Shop operations menampilkan penjualan per karyawan, kehadiran, dan jejak audit tentang siapa mengubah apa. Panduan karyawan dan banyak ponsel menunjukkan cara mengaturnya.
Coba ini di Saleva
Saleva adalah aplikasi kasir Android gratis untuk toko kecil: penjualan, stok, piutang pelanggan, karyawan, dan halaman toko online. Penjualan tetap berjalan tanpa internet.