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नई दुकान की प्रोडक्ट लिस्ट कैसे बनाएँ: नाम, इकाइयाँ, कैटेगरी और शुरुआती स्टॉक

दुकान की प्रोडक्ट लिस्ट बिल्कुल शुरू से ऐसे बनाने का तरीक़ा कि वह सालों काम आए: नाम ऐसे रखना कि सही चीज़ का बिल बने, हर चीज़ की बिक्री वाली इकाई चुनना, थोड़ी-सी कैटेगरी, लागत के दाम, और शुरुआती स्टॉक गिनना।

20 अक्टूबर 2026 · पढ़ने का समय 11 मिनट · Muhammad Ahmad

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शटर उठ चुका है, शेल्फ़ भरी हुई हैं, और पहला ग्राहक चाय का एक पैकेट माँगता है। आपको दाम याद है। फिर दूसरा ग्राहक आधा किलो चीनी, एक छोटा शैम्पू और दो अंडे माँगता है, और आपको समझ आता है कि सारा दिन आप दाम मन में जोड़ते रहेंगे, और दुकान बंद करते समय आपको कुछ पता नहीं होगा कि क्या बिका।

जो भी दुकान हिसाब रखती है, उसकी शुरुआत प्रोडक्ट लिस्ट से होती है। यह दुकान का सबसे उबाऊ काम है, और यही तय करता है कि इसके बाद सब कुछ ठीक चलेगा या नहीं। जल्दबाज़ी में बनी लिस्ट ग़लत बिल, ऐसे स्टॉक के आँकड़े जिन पर कोई भरोसा नहीं करता, और ऐसी रिपोर्टें देती है जो कुछ नहीं बतातीं। कुछ आसान नियमों से बनी लिस्ट सालों चलती है।

यह लेख नई दुकान के लिए है, या उस पुरानी दुकान के लिए जो पहली बार अपना हिसाब काग़ज़ या फ़ोन पर ला रही है। मक़सद ऐसी लिस्ट है जो कुछ शामों में बन जाए और बिना मेहनत के साफ़ रहे।

जो बिकता है उससे शुरू करें, हर चीज़ से नहीं

ज़्यादातर लोग यह ग़लती करते हैं कि कुछ भी बेचने से पहले हर एक चीज़ दर्ज करने की कोशिश करते हैं। एक छोटे जनरल स्टोर में आसानी से हज़ार अलग-अलग चीज़ें हो सकती हैं, और उन सबको एक साथ लिखने में कई दिन लगते हैं। आख़िर तक आप थक चुके होते हैं, नाम बेतरतीब हो जाते हैं, और आधे दाम अंदाज़े होते हैं।

इसके बजाय लिस्ट तीन दौर में बनाएँ:

1. पहले तेज़ बिकने वाली चीज़ें। दुकान में घूमें और वे चीज़ें चुनें जो ग्राहक रोज़ माँगते हैं: दूध, ब्रेड, अंडे, चीनी, चाय, खाने का तेल, आटा, आम साबुन और ठंडी बोतलें। ज़्यादातर दुकानों में ये पचास से सौ के आसपास चीज़ें होती हैं, और दिन की ज़्यादातर बिक्री इन्हीं की होती है।
2. एक बार में एक शेल्फ़। अगले एक-दो हफ़्ते, हर शाम एक शेल्फ़ लें और उस पर रखी हर चीज़ दर्ज करें। एक शेल्फ़ इतना छोटा काम है कि पूरा भी हो जाए और ठीक से जाँचा भी जाए।
3. बाक़ी सब जैसे-जैसे बिके। जो चीज़ महीने में दो बार बिकती है, उसे तब जोड़ा जा सकता है जब पहली बार कोई ग्राहक उसे काउंटर पर लाए।

ग़लत नाम और ग़लत दाम का सबसे ज़्यादा नुक़सान तेज़ बिकने वाली चीज़ों पर होता है, इसलिए यह काम तब करें जब आप ताज़ा हों।

हर चीज़ का नाम एक ही तरीक़े से रखें

किसी चीज़ का नाम वह ज़रिया है जिससे आप, और आपकी मदद करने वाला हर व्यक्ति, उसे काउंटर पर ढूँढता है। एक ही चीज़ ढूँढने वाले दो लोगों को वही कुछ अक्षर लिखने चाहिए और चीज़ तुरंत मिल जानी चाहिए। यह तभी होता है जब हर नाम एक ही क्रम में लिखा जाए।

ज़्यादातर दुकानों के लिए जो क्रम काम करता है वह है पहले ब्रांड, फिर चीज़, फिर साइज़:

यहाँ ब्रांड के नाम काल्पनिक हैं; अपनी शेल्फ़ पर मौजूद नाम इस्तेमाल करें।

कुछ नियम इस क्रम को बनाए रखते हैं:

• साइज़ हमेशा नाम में लिखें। जब एक ही चीज़ दो साइज़ में बिकती हो, तो नाम में लिखा साइज़ ही ग़लत चीज़ का बिल बनने से रोकता है। 500 ग्राम और 1 किलो दो अलग चीज़ें हैं, एक नहीं।
• इकाइयाँ हर जगह एक ही तरह लिखें। मिली, लीटर, ग्राम और किलो लिखने का एक तरीक़ा चुन लें और उसी पर टिके रहें। एक ही लिस्ट में "1 लीटर", "1L" और "1 ltr" ढूँढना मुश्किल बना देते हैं।
• वह नाम लिखें जो ग्राहक बोलते हैं। अगर आपके इलाक़े में सब लोग किसी चीज़ को किसी स्थानीय नाम से बुलाते हैं, तो वह शब्द भी नाम में डालें, ताकि ग्राहक जब वह नाम ले तो चीज़ मिल जाए।
• दाम नाम में न लिखें। "बिस्कुट 20" उसी दिन ग़लत हो जाता है जिस दिन दाम बदलता है। दाम की अपनी अलग जगह है।

हर चीज़ की बिक्री वाली इकाई चुनें

हर चीज़ के लिए इस सवाल का एक साफ़ जवाब होना चाहिए: "एक क्या?" नई दुकान की ज़्यादातर स्टॉक की गड़बड़ियाँ इसलिए होती हैं कि ख़रीदने की इकाई और बेचने की इकाई आपस में गड्डमड्ड हो जाती हैं।

ज़्यादातर दुकानों में तीन तरह की चीज़ें होती हैं:

• गिनकर बिकने वाली चीज़ें। पैकेट, बोतलें, साबुन की टिकियाँ, डिब्बे। इनकी इकाई एक नग है। आप इन्हें कार्टन में ख़रीदते हैं, पर बेचते और गिनते एक-एक नग करके हैं।
• तौलकर बिकने वाली चीज़ें। चावल, दालें, चीनी, आटा और हर वह चीज़ जो आप खुली बेचते हैं। इनकी इकाई किलो है, दाम प्रति किलो, और बिक्री वज़न से। खुले माल के लिए "एक थैली" जैसी इकाइयाँ न बनाएँ जब ग्राहक अलग-अलग मात्रा ख़रीदते हों; वरना आपका स्टॉक कभी नहीं मिलेगा।
• वे पैक जो कभी-कभी खोले जाते हैं। एक दर्जन अंडे, गोलियों की एक पत्ती, माचिस का बंडल जिसमें दस डिब्बियाँ हों। तय करें कि आप ज़्यादातर क्या बेचते हैं। अगर ज़्यादातर एक-एक अंडा बिकता है, तो चीज़ एक अंडा है और दर्जन बारह के बराबर है। अगर आप हमेशा पूरी ट्रे ही बेचते हैं, तो चीज़ ट्रे है।

जो भी चुनें, शुरुआती स्टॉक और हर आने वाला माल उसी इकाई में लिखें। अगर चीज़ "एक नग" है और 24 का कार्टन आया है, तो आप 24 जोड़ेंगे, 1 नहीं। यह एक नियम उन अजीब स्टॉक आँकड़ों का ज़्यादातर हिस्सा रोक देता है जो नई दुकानों को पहले महीने में दिखते हैं।

अगर ख़रीदते समय तय न हो पाए कि कौन-सा पैक सस्ता पड़ता है, तो यूनिट प्राइस कैलकुलेटर उन्हें प्रति किलो या प्रति नग के हिसाब से तुलना कर देता है।

कैटेगरी कम और साफ़ रखें

कैटेगरी चीज़ों को समूहों में बाँटती हैं ताकि आप उन्हें जल्दी ढूँढ सकें और देख सकें कि दुकान का कौन-सा हिस्सा कमाता है। ये तभी मदद करती हैं जब गिनती में कम हों और हर चीज़ साफ़ तौर पर किसी एक में आती हो।

जनरल स्टोर के लिए आठ से बारह कैटेगरी आम तौर पर काफ़ी होती हैं। उदाहरण के लिए:

• दूध और ब्रेड
• राशन (चावल, आटा, दालें, चीनी, तेल)
• चाय, कॉफ़ी और पेय
• बिस्कुट, नमकीन और मीठी चीज़ें
• मसाले और खाना पकाने का सामान
• साबुन, शैम्पू और निजी देखभाल
• सफ़ाई और घरेलू सामान
• बच्चों की देखभाल
• स्टेशनरी और छोटी-मोटी चीज़ें

कुछ आसान नियम कैटेगरी को काम का बनाए रखते हैं:

• अपनी शेल्फ़ के हिसाब से चलें। अगर दुकान चीज़ों की क़िस्म के हिसाब से लगी है, तो कैटेगरी भी शेल्फ़ से मिलनी चाहिए। फिर शेल्फ़ के हिसाब से स्टॉक की गिनती कैटेगरी के हिसाब से गिनती भी होती है।
• एक चीज़, एक कैटेगरी। अगर आपको तय करने में उलझन हो कि कोई चीज़ कहाँ जाए, तो कैटेगरी एक-दूसरे के बहुत क़रीब हैं। उन्हें मिला दें।
• एक चीज़ के लिए कैटेगरी न बनाएँ। जिस कैटेगरी में दो ही चीज़ें हों, वह इस बात का संकेत है कि उसे किसी बड़ी कैटेगरी का हिस्सा होना चाहिए।
• "अन्य" से बचें। "अन्य" की कैटेगरी बढ़ते-बढ़ते आधी दुकान निगल लेती है। इसके बजाय चीज़ को सबसे क़रीबी असली कैटेगरी में डालें।

हर चीज़ की अपनी लागत दर्ज करें

जिस लिस्ट में सिर्फ़ बिक्री के दाम हों, वह बताती है कि आपने कितना बेचा। जिस लिस्ट में लागत भी हो, वह बताती है कि आपने कितना कमाया, और असल में ज़रूरी आँकड़ा यही है।

हर चीज़ दर्ज करते समय साथ ही उसकी लागत लिखें। इसे सप्लायर के सबसे ताज़ा बिल से लें और प्रति इकाई के हिसाब से निकालें। अगर 24 बोतलों का कार्टन Rs 1,200 का आया, तो एक बोतल की लागत Rs 50 है। ये आँकड़े सिर्फ़ उदाहरण हैं।

जहाँ बिल से हिसाब आसान न हो:

• कार्टन में मुफ़्त माल। अगर सप्लायर ने 24 के दाम में 25 दिए, तो 25 से भाग दें, 24 से नहीं। आपकी एक नग की असली लागत कम है।
• भाड़ा। अगर मंडी से माल लाने के लिए रिक्शे को पैसे देते हैं, तो यह ख़र्च लाए गए माल पर बाँट दें। यह माल की लागत का हिस्सा है।
• बिल ही न हो। अपना सबसे अच्छा ईमानदार अंदाज़ा लिखें और उस पर जाँचने का निशान लगा दें। मोटा अंदाज़ा कुछ न होने से ज़्यादा काम का है, बशर्ते अगली डिलीवरी पर उसे ठीक कर दें।

बिक्री का दाम लागत के बाद आता है। अगर आपने अभी दाम तय नहीं किए हैं, तो दाम कैसे तय करें मार्जिन, राउंडिंग और खुले माल की बात विस्तार से करता है, और प्रॉफ़िट मार्जिन कैलकुलेटर किसी भी एक चीज़ का आँकड़ा जाँच देता है।

शुरुआती स्टॉक एक बार, ठीक से गिनें

प्रोडक्ट लिस्ट बताती है कि आप क्या बेचते हैं। शुरुआती स्टॉक बताता है कि पहले दिन आपके पास वह कितना है। इसके बाद स्टॉक का हर आँकड़ा इसी बिंदु से गिना जाता है, इसलिए इसे गिनना ज़रूरी है, अंदाज़ा लगाना नहीं।

यह काम एक ही बैठक में करें, दुकान बंद हो, और एक-एक शेल्फ़ करके:

• नग गिनें, कार्टन नहीं, सिवाय इसके कि कार्टन अभी बंद हो और उस पर गिनती छपी हो।
• खुला माल तौलें अपने तराज़ू पर, और वज़न किलो में लिखें।
• गोदाम भी गिनें। पीछे रखे कार्टन भी स्टॉक का हिस्सा हैं।
• ख़राब या एक्सपायर्ड माल बाहर रखें। उसे एक डिब्बे में रख दें जिस पर लिखा हो "बिक्री के लिए नहीं", और बाद में तय करें कि उसका क्या करना है। उसे बिकने वाले स्टॉक के तौर पर लिस्ट में नहीं आना चाहिए।

अगर आप लिस्ट फ़ोन पर बना रहे हैं, तो हर शेल्फ़ गिनने के तुरंत बाद उसकी गिनती दर्ज कर दें, ताकि अगर शाम का काम अधूरा रह जाए तब भी जो शेल्फ़ हो चुकी हैं वे पूरी रहें। पूरी दुकान के स्टॉक की गिनती वाले लेख में गिनती को व्यवस्थित करने की और बातें हैं, और वे बिल्कुल पहली गिनती पर भी उसी तरह लागू होती हैं।

जब शुरुआती स्टॉक दर्ज हो जाए, तो सबसे ज़रूरी आदत शुरू होती है: हर डिलीवरी उसी दिन दर्ज हो जिस दिन आए, और हर बिक्री काउंटर से होकर जाए। इन दोनों में से एक भी छूट जाए, तो शुरुआती गिनती एक महीने के अंदर बेकार हो जाती है।

लेबल और बारकोड: जल्दी तय करें

ज़्यादातर पैक की हुई चीज़ों पर पहले से बारकोड होता है। अगर आप काउंटर पर स्कैन करना चाहते हैं, तो सबसे आसान यह है कि हर चीज़ दर्ज करते समय ही उसका कोड स्कैन कर लें, बजाय बाद में दोबारा जाने के।

जिन चीज़ों पर बारकोड नहीं है, उन्हें नाम से बेचें या अपने लेबल छापें। बारकोड लेबल मेकर किसी भी कंप्यूटर से आसान लेबल छाप देता है। क्या स्कैन करें और क्या छोड़ें, इस पर और बातें छोटी दुकान के लिए बारकोड स्कैनिंग में हैं।

दोनों हालात में एक नियम रखें: एक कोड का मतलब ठीक एक चीज़ है। अगर दो अलग चीज़ों का कोड एक ही निकल आए, तो एक को बिना बारकोड वाली चीज़ मानें और उसे नाम से बेचें।

पहले हफ़्ते के बाद लिस्ट साफ़ रखें

प्रोडक्ट लिस्ट अपने आप साफ़ नहीं रहती। हफ़्ते में कुछ मिनट उसे वैसा बनाए रखते हैं:

• नाम की ग़लती जैसे ही दिखे, ठीक करें। आज जो ग़लत वर्तनी आपने छोड़ दी, उसे सौ बार ग़लत ढूँढा जाएगा।
• हर डिलीवरी पर लागत अपडेट करें, ख़ासकर जब सप्लायर रेट बढ़ाए।
• दोहरी चीज़ें मिला दें। अगर एक ही चीज़ थोड़े अलग नामों से दो बार दर्ज हो गई है, तो एक रखें, स्टॉक उसमें डालें और दूसरी हटा दें।
• वे चीज़ें हटा दें जो आपने रखना बंद कर दिया है, ताकि वे खोज में अड़चन न बनें।
• तेज़ बिकने वाली चीज़ों का न्यूनतम स्टॉक तय करें जब आपको अंदाज़ा हो जाए कि वे कितनी तेज़ी से बिकती हैं। रीऑर्डर लेवल में बताया गया है कि यह आँकड़ा कैसे चुनें।

दुकानदारों के सवाल

प्रोडक्ट लिस्ट बनाने में कितना समय लगता है?

छोटे जनरल स्टोर में तेज़ बिकने वाली चीज़ें आम तौर पर एक शाम में दर्ज हो जाती हैं, और बाक़ी दुकान एक-दो हफ़्ते में, हर शाम एक घंटा लगाकर। दौर में लिस्ट बनाने का मतलब है कि आप पहले ही दिन से हिसाब के साथ बेचना शुरू कर सकते हैं, लिस्ट पूरी होने का इंतज़ार किए बिना।

क्या हर फ़्लेवर या रंग अलग चीज़ होना चाहिए?

अगर आपको जानना है कि हर एक कितना है, तो हाँ। दो ख़ुशबुओं में बिकने वाला शैम्पू, जिसे आप अलग-अलग मँगाते हैं, दो चीज़ें होनी चाहिए। अगर आपको कभी फ़र्क़ नहीं पड़ता कि कौन-सा फ़्लेवर बिका और आप उन्हें साथ मँगाते हैं, तो एक चीज़ रखना आसान है। कपड़े या जूते बेचने वाली दुकानें आम तौर पर साइज़ और रंग को अलग चीज़ों के बजाय एक ही चीज़ की क़िस्में मानती हैं।

अगर पुराने स्टॉक की लागत पता न हो तो?

उसी चीज़ के सबसे ताज़ा बिल की लागत लें, या अपना सबसे अच्छा ईमानदार अंदाज़ा, और उस पर जाँचने का निशान लगा दें। जब अगली डिलीवरी आए, तो उसे असली आँकड़े से बदल दें। पहले दिन का क़रीबी अंदाज़ा लागत को ख़ाली छोड़ने से कहीं बेहतर है, क्योंकि उसके बिना आप मुनाफ़ा देख ही नहीं सकते।

मेरा सप्लायर कार्टन में बेचता है पर मैं एक-एक नग बेचता हूँ। इसे कैसे दर्ज करूँ?

चीज़ एक नग को बनाएँ। जब कार्टन आए, तो उसमें मौजूद नगों की गिनती स्टॉक में जोड़ें, और कार्टन के दाम से प्रति नग लागत निकालें। ख़रीदने, गिनने और बेचने के लिए एक ही इकाई रखना ही स्टॉक के आँकड़े को सच्चा रखता है।

क्या लिस्ट पूरी होने से पहले बेचना शुरू कर सकता हूँ?

हाँ, और ज़रूर करें। पहले तेज़ बिकने वाली चीज़ें दर्ज करें और उनका बिल काउंटर से बनाना शुरू कर दें। जो चीज़ें अभी लिस्ट में नहीं हैं, उन्हें तब जोड़ा जा सकता है जब पहली बार कोई ग्राहक उन्हें ख़रीदे। हर चीज़ दर्ज होने तक इंतज़ार करना बस उस आदत को टालता है जो सबसे ज़्यादा ज़रूरी है।

Saleva इस तरह बना है कि आप बेचते रहें और लिस्ट साथ-साथ बढ़ती रहे। किसी चीज़ को शुरू करने के लिए सिर्फ़ नाम और बिक्री का दाम चाहिए, जो बारकोड ऐप को पता न हो उसे काउंटर पर ही नई चीज़ बनाया जा सकता है, और कैमरा पैकेट से चीज़ का नाम और साइज़ पढ़ सकता है या सप्लायर के बिल को ख़रीदारी के ड्राफ़्ट में बदल सकता है। प्रोडक्ट और स्टॉक गाइड दिखाती है कि इनमें से हर चीज़ कहाँ है।

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